PMP®考点解析之12.1 规划采购管理（本过程5-8题）

项目采购管理包括从项目团队外部采购或获取所需产品、服务或成果的各个过程。项目采购管理包括编制和管理协议所需的管理和控制过程，例如，合同、订购单、协议备忘录 (MOA)，或服务水平协议 (SLA)。被授权采购项目所需货物和（或）服务的人员可以是项目团队、管理层或组织采购部（如果有）的成员。

通常情况下，项目经理无权签署对组织有约束力的法律协议，这项工作仅由具备相关职权的人员执行。

规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程。本过程的主要作用是，确定是否从项目外部获取货物和服务，如果是，则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务。货物和服务可从执行组织的其他部门采购，或者从外部渠道采购。

典型的步骤可能有：

ü 准备采购工作说明书（SOW）或工作大纲（TOR）；

ü 准备高层级的成本估算，制定预算；

ü 发布招标广告；

ü 确定合格卖方的短名单；

ü 准备并发布招标文件；

ü 由卖方准备并提交建议书；

ü 对建议书开展技术（包括质量）评估；

ü 对建议书开展成本评估；

ü 准备最终的总和评估报告（包括质量及成本），选出中标建议书；

ü 结束谈判，买方和卖方签署合同。

一、 输入

1.      项目章程：包括目标、项目描述、总体里程碑，以及预先批准的财务资源。

2.      商业文件：

a)      商业论证：采购策略需要和商业论证保持一致，以确保商业论证的有效性。注：采购成本应该不影响商业论证的有效性，保证项目的收益。

b)     收益管理计划：描述应在何时产出具体的项目收益，这将影响采购日期和合同条款的确定。

3.      项目管理计划：

a)      范围管理计划：说明如何在项目的实施阶段管理承包商的工作范围。

b)     质量管理计划：包含项目需要遵循的行业标准与准则。这些标准与准则应写入招标文件，如建议邀请书，并将最终在合同中引用。这些标准与准则也可用于供应商资格预审，或作为供应商甄选标准的一部分。注：自制需要达到的质量标准，外包给供应商后也需要符合既定的质量标准和要求。

c)      资源管理计划：包括关于哪些资源需要采购或租赁的信息，以及任何可能影响采购的假设条件或制约因素。

d)     范围基准：包含范围说明书、WBS 和 WBS 词典。在项目早期，项目范围可能仍要继续演进。应该针对项目范围中已知的工作，编制工作说明书 (SOW) 和工作大纲 (TOR)。

4.      项目文件

a)      里程碑清单：重要里程碑清单说明卖方需要在何时交付成果。注：外包后供应商交货日期应不影响项目的里程碑。

b)     项目团队派工单：项目团队派工单包含关于项目团队技能和能力的信息，以及他们可用于支持采购活动的时间。如果项目团队不具备开展采购活动的能力，则需要外聘人员或对现有人员进行培训，或者二者同时进行。注：可以从两个方面考虑，一是对采购活动可以支持的人员进行筛选，二是原来自制需要的资源水平供应商也需要拥有。

c)      需求文件：可能包括卖方需要满足的技术要求；具有合同和法律意义的需求以及其他非技术的要求。

d)     需求跟踪矩阵：将产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果。

e)      资源需求：包含关于某些特定需求的信息，例如，可能需要采购的团队及实物资源。注：通过估算活动资源确定内部无法提供的资源可以选择采购，或者自制需要的资源水平和能力、设备等要求供应商也需要拥有。

f)       风险登记册：列明风险清单，以及风险分析和风险应对规划的结果。有些风险应通过采购协议转移给第三方。

g)     相关方登记册：提供有关项目参与者及其项目利益的详细信息，包括监管机构、合同签署人员和法务人员。

5.      组织过程资产

a)      预先批准的卖方清单

b)     正式的采购政策、程序和指南

c) 合同类型

i.          总价合同：此类合同为既定产品、服务或成果的采购设定一个总价。这种合同应在已明确定义需求，且不会出现重大范围变更的情况下使用。

Ø  固定总价（FFP）：是最常用的合同类型。大多数买方都喜欢这种合同，因为货物采购的价格在一开始就已确定，并且不允许改变（除非工作范围发生变更）。注：对于买方来说风险最低，合同类型中的首选。

Ø  总价加激励费用（FPIF）：为买方和卖方提供了一定的灵活性，允许一定的绩效偏离，并对实现既定目标给予相关的财务奖励（通常取决于卖方的成本、进度或技术绩效）。FPIF 合同中会设置价格上限，高于此价格上限的全部成本将由卖方承担。注：在设定最高限价以保证买方利益的前提下，通过激励费用来调动卖方的工作积极性，使买卖双方目标一致。

Ø  总价加经济价格调整（FPEPA）：适用于两种情况：卖方履约期将跨越几年时间，或将以不同货币支付价款。它是总价合同的一种类型，但合同中包含了特殊条款，允许根据条件变化，如通货膨胀、某些特殊商品的成本增加（或降低），以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。

ii.          成本补偿合同：向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本（可报销成本），外加一笔费用作为卖方的利润。这种合同适用于：工作范围预计会在合同执行期间发生重大变更。

Ø  成本加固定费用（CPFF）：为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并向卖方支付一笔固定费用。该费用以项目初始估算成本的某一百分比计列。除非项目范围发生变更，否则费用金额维持不变。注：卖方的实际利润与卖方的实际工作绩效无关，与双方预设的目标成本有关。通常对于买方来说风险最高。

Ø  成本加激励费用（CPIF）：为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并在卖方达到合同规定的绩效目标时，向卖方支付预先确定的激励费用。在 CPIF 合同中，如果最终成本低于或高于原始估算成本，则买方和卖方需要根据事先商定的成本分摊比例来分享节约部分或分担超支部分。注：成本加激励费用与总价加激励费用合同类似，只是没有最高限价的限制。

Ø  成本加奖励费用（CPAF）：为卖方报销一切合法成本，但只有在卖方满足合同规定的、某些笼统主观的绩效标准的情况下，才向卖方支付大部分费用。奖励费用完全由买方根据自己对卖方绩效的主观判断来决定，并且通常不允许申诉。

iii.          工料合同：又称时间和手段合同，是兼具成本补偿合同和总价合同特点的混合型合同。这种合同往往适用于：在无法快速编制出准确的工作说明书的情况下扩充人员、聘用专家或寻求外部支持。注：通常工料合同适用于工期短、金额小的项目，最常见的是雇人。

二、 工具

1.      专家判断

2.      数据收集：市场调研包括考察行业情况和具体卖方的能力。

3.      数据分析：自制或外购分析用于确定某项工作或可交付成果最好由项目团队自行完成，还是应该从外部采购。制定自制或外购决策时应考虑的因素包括：组织当前的资源配置及其技能和能力，对专业技术的需求，不愿承担永久雇用的义务，以及对独特技术专长的需求；还要评估与每个自制或外购决策相关的风险。注：通常在考试中自制与外购分析有两种出现的可能：一是通过自制或外购分析来支持决策（或想法），二是通过计算来确定到底是自制还是外购（租用设备还是买设备）。

4.      供方选择分析

a)      最低成本

b)     仅凭资质

c)      基于质量或技术方案得分

d)     基于质量和成本

e)      独有来源

f)       固定预算

5.      会议

三、 输出

1.      采购管理计划：包含要在采购过程中开展的各种活动。它应该记录是否要开展国际竞争性招标、国内竞争性招标、当地招标等。如果项目由外部资助，资金的来源和可用性应符合采购管理计划和项目进度计划的规定。

2.      采购策略：一旦完成自制或外购分析，并决定从项目外部渠道采购，就应制定一套采购策略。应该在采购策略中规定项目交付方法、具有法律约束力的协议类型，以及如何在采购阶段推动采购进展。

3. 招标文件：用于向潜在卖方征求建议书。如果主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品时），通常就使用标书、投标或报价等术语；如果其他考虑因素（如技术能力或技术方法）至关重要，则通常使用建议书之类的术语。文件类型包括：信息邀请书（RFI）、报价邀请书（RFQ）、建议邀请书（RFP）。

4. 采购工作说明书：依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书（SOW），仅对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。工作说明书会充分详细地描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果。

5. 供方选择标准：在确定评估标准时，买方要努力确保选出的建议书将提供最佳质量的所需服务。可包括：技术专长和方法、公司的财务稳定性等。针对国际项目，评估标准还可包括“本地内容”要求，例如，在提议的关键员工中要有本国人。

6.      自制或外购决策：通过自制或外购分析，做出某项特定工作最好由项目团队自己完成，还是需要从外部渠道采购的决策。

7.      独立成本估算：对于大型的采购，采购组织可以自行准备独立估算，或聘用外部专业估算师做出成本估算，并将其作为评价卖方报价的对照基准。如果二者之间存在明显差异，则可能表明采购工作说明书存在缺陷或模糊，或者潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书。

8.      变更请求：关于采购货物、服务或资源的决策，可能导致变更请求；规划采购期间的其他决策，也可能导致变更请求。

9.      项目文件更新

10.    组织过程资产更新

四、 其他知识点

1. 合同条款：强调合同中违约责任就是一些惩罚条款，另外合同中通常都会有不可抗力条款。不可抗力条款通常指合同中订明如当事人一方因不可抗力不能履行合同的全部或部分义务的，免除其全部或部分责任的条款。另一方当事人不得对此要求损害赔偿。因此，不可抗力条款是一种免责条款。不可抗力的几种情形：自然灾害（台风、洪水、冰雹等）、政府行为（征收、征用等）、社会异常事件（罢工、骚乱）。其中罢工规模一定不止是卖方自己公司员工罢工。

2. 合同类型的风险排序：以买方的角度来看风险从小到大的排序如下——固定总价→总价加激励费用→总价加经济价格调整→工料合同→成本加激励费用→成本加奖励费用→成本加固定费用。其中默认工料合同签的是雇人的合同，如果是大型项目签订的是工料合同那么风险会超出成本加固定费用。近来合同类型的考试形式都是给出情境，然后判断哪一种是最佳合同类型。

3. 合同计算：

a) 总价加激励费用=实际成本+（目标成本-实际成本）×分摊比例+目标利润，计算结果需要与最高限价做对比，超出最高限价按最高限价支付，在最高限价以内按实际计算额支付；

b) 成本加激励费用=实际成本+（目标成本-实际成本）×分摊比例+目标利润

c) 成本加固定费用=实际成本+目标成本×百分比

d) 激励费用合同中的分摊比例，始终按照卖方占小头，买方占大头的比例。

未详述部分考试通常不考。