错误估算任务所需时间，是最常见，也是最致命的错误。
完成一个任务实际花费的时间总会超过计划花费的时间，就算制定计划的时候考虑到本法则，也不能避免这种情况的发生。
这就是人们做事时的真实境遇：一旦开始，就会发现“意外”接踵而至。原本做的准备根本不能解决问题，因为“经过准备的就不再是问题”，而真正遇到的问题个个都是之前不曾想象抑或无法想象的，解决一个问题的同时往往会产生新的问题……因此，所谓“渐入佳境”最终只能是少数人的感受，大多数人在此之前早已溃败。
我们必须处理未知，而从陌生到熟悉，就需要花费时间去学习，这个过程无法逾越。
生命如此短暂，学习技艺需要的时间却如此绵长。”
明明已经焦虑到不行，拖延的人为什么迟迟不开始行 动？一个常见的原因是前文所述的“错误估算任务所需时间”， 总以为可以在最后期限之前完成，心里想着“时间还多的是 嘛！”可这并不是本质原因。本质原因在于恐惧——无论是来自内部的，还是来自外部的。
来自内部的恐惧在于：只要开始做事，一个人就要面临做错、做不好的风险。这原本是任何人都逃不掉的事情，但最终患上“拖延症”的人犯了一个简单的认知性错误，即认为那些能够做对、做好的人都是直接做对、做好的。从表面上看也好像确是如此。那些能够做对、做好的人，总是显得从容不迫、轻车熟路。面对这样的人，那些犯了错、做不好的人根本没办法不自卑、不怀疑自己……
所以，很多人做事拖延的原因不过是“不求有功，但求无过”的想法。没有哪一个拖延的人愿意承认自己是这样想的，但当他们扪心自问的时候，他们都知道这描述一针见血。
只要做事，就一定会出问题。这是现实。无论何人，无论何事。如果在做事的过程中没有出现任何问题，那肯定不是在做事，而是在做梦。
认清并接受这个现实很重要。只有这样，才能心平气和地去做事。说一个人不怕困难，那是假话。谁不想一帆风顺、马到成功？可现实就是如此。做事情的时候，肯定会遇到困难，事情越有价值，困难就越具规模。遇到困难的时候，心平气和地面对就好，因为这只不过是生活常态。有时我们花费了很多时间和精力依然没能解决问题，却眼见别人轻松过关，这确实令人气馁。不过，这也是生活常态——在任何一个特定领域，总有一些人比另一些人表现更好、费力更少。然而，在大多数情况下，有4个字颇具道理并且值得相信——勤能补拙。不过，真正相信这4个字的前提是“接受现实”，否则，这4个字发挥不了任何实际作用。
来自外部的恐惧在于过分在意外界的评价。人是一种很有趣的动物，在自己做对、做好之前，通常已经了解做对、做好是什么样子。于是，无论能否做对、做好，人都觉得自己有能力判断别人是否做对、做好。所以，尽管自己不怎么样，却可以振振有词、理直气壮地评价别人做得对不对、好不好。所以，一个人一旦开始认真做事，被嘲弄、被耻笑的几率将远远高于被夸奖、被鼓励的几率——这几乎是肯定的。也正是由于这个原因，使很多人怀有前文提到的“不求有功，但求无过”的微妙心态。 事实上，那些真正能够做对、做好的人，绝不会随意嘲弄、打击别人，因为他们是做对过、做好过的人，他们一路走过来，心里非常清楚做对、做好有多么不易，所以，他们会不吝一切机会去鼓励那些尝试做事情的人。
这甚至可以当作一种测试方法：如果一个人经常嘲弄他人，那只能说明他自己不怎么样；否则，他会像那些极少数已经做对、做好的人一样，给予别人真诚的鼓励而非嘲弄。尽管那些能真正做对、做好的人有时也会给出负面评价，但这些评价通常是“建设性的负面评价”，并不是为了获得优越感而发出的嘲弄。
为什么人们总是错误估计完成任务需要的时间呢？因为 大多数人在执行任务之前忽略了一个重要的步骤，那就是分辨任务的属性——它是熟悉的还是陌生的呢？人在小时候没什么事情可做，就愈发感觉时间过得慢；随着年龄增加，要做的事情越来越多，当然就愈发感觉时间过得飞快，稍纵即逝。
由此看来，小孩子的感觉自然是“那时候天总是很蓝，日子总过得太慢”，而“人生犹如白驹过隙，瞬间而已”大都是老年人的慨叹，也是他们的切身感受。
如果能将这种认识纳入自己的心智，你就不会再对“最后期限”有那么荒谬的幻觉了。只要接受了必须完成的任务，你就会有真切的紧迫感，因为你知道，时间必然越走越快。而且，你现在就已经明白：“最后期限”不是固定在将来的某一点，而是朝着你加速扑来。有的时候，也许还没开始就发现自己已经晚了。在这样的情况下，唯一的策略依然是“现在就开始”。否则更待何时？在起步晚了的情况下，问题不是“到时候能不能做好”，而是“到时候能做多好就做多好，总好过什么都不做”。明白了这个道理，不管遇到什么任务，永远不要再问“什么时候开始才好”，因为答案只有一个：“现在”！
稍微思考一下就能明白，合理的时间安排应该是这样的：迅速做完简单的部分，把节约出来的时间放在困难部分的处理上。
如果不能控制这种逃避的倾向，再多、再好的任务管理技巧都是无效的，因为任务中相当重要的一部分（通常因为重要而困难，也因为困难而重要）永远无法完成。所谓效率，是在任务完成之后才能够衡量的。这样看来，对逃避困难的人来讲，因为没有完整地完成任务，所以无论他们花了多长时间，也都没有效率（相当于分子为零）。所有真正踏实做事的人都知道，任何任务的绝大部分都是枯燥而又无趣的，所谓有创意的部分，可能连1%都不到。思考方法需要从领悟内容入手，不停地细分、拆解任务，而且越具体越好，直至每个小任务都可以由一个人独立完成。
在这个过程中，对任务的每一次“具体化”与“细分拆解”都要反复询问“原因”。但这还不是很难。
有了这样的结果，就可以开始思考“方法”了。很多人在这个时候会觉得已经没什么可想的了，直接去做就是了，很可能正因如此，他们在其后的实际操作中才会显得那么脆弱、承受力那么差，以至那么容易放弃。
要学着像一个项目管理者那样思考——他们更多地关注“方法”，他们会花费比别人更多（多出许多倍）的时间去落实每一个步骤，在确认无误之后，他们才会有效地分配任务，团队才能够切实可靠地完成任务。
在做任何事情之前，通过关注“方法”去反复拆分任务，最终确认每个子任务都是可完成的，这是一个人不可或缺的功课。这样的习惯，会使一个人变得现实、踏实。这是一种习惯，也是一种后天习得的技能。这种技能无比重要，却常常被忽视，因为掌握这种技能的人总是默默地应用它，而忽视这种技能的人从未看到过它的具体实施过程和巨大好处。
这个问题非常重要，因为在一般情况下，“提高效率”指的就是“原本只能串行完成的两个任务现在可以并行完成”。
俗话说“一心不可二用”，从某种意义上理解，这句话是正确的。不过我们也确实很难做到一心一意地长期只做一件事，事实上，我们要做的事情随时随刻都可能不少于两件。从某种意义上说，为了提高效率，我们也有必要为自己的大脑打造一个“多任务操作系统”。最直接的办法是尽量将两个任务并行。并行两个任务的一个重要前提是执行者足够了解这两个任务，且对自己有足够清楚的认识，即，对执行者来说，这两个任务是“主动并行”的。被动发生的并行任务往往只能使效率变得更为低下。
让自己拥有“多任务操作系统”的另一个方法就是切分自己的时间。从本质上说，我们的大脑与计算机的中央处理器（下文简称为“处理器”）一样，是个一次只能处理一项任务的系统。
一个处理器在一个时间段内其实只能做一件事，因为它只有一个个体、一个时空。而多任务操作系统把一个长时间段划分成很多短小的时间片，每个时间片只让处理器执行一个进程（Process）——尽管同时可能有多个进程需要处理。在第一个时间片里，操作系统让处理器处理A进程；时间片的时间用完之后，无论A进程处理到什么程度，都要被“挂起”（即，A进程这时不能再占用处理器资源——尽管它还是被允许使用计算机的其他资源，如内存、磁盘、屏幕输出等）；在第二个时间片里，处理器处理的是B进程，时间用完之后，B进程将与A进程一样被中途“挂起”；而后，处理器开始处理下一个进程，比如C进程。把所有任务的一部分依次完成之后，处理器重新循环，从A进程开始顺次处理，直到最后一个进程。循环反复的过程中，有些任务完成了，另一些任务处于尚未完成的状态，如果有新的任务进来，只需要加入循环队列即可。看上去好像是操作系统同时运行着很多进程，而实际上，它靠的是类似视觉暂留现象的机制。
把自己的时间切分成“时间片”是一种很难习得的能力，我花了两三年时间才开始感觉自己可以相对自如地运用这种能力。不过这种能力在大多数时候用不上，只有在任务太多、时间太紧的情况下，我才使用这种能力。应用这种能力时，要先坐下来制定一个工作列表，把任务罗列出来，然后把自己的时间“切片”。我通常把“20分钟工作+5分钟休息”作为一个时间片，然后就开始像处理器一样处理任务。这样做可以保持相对长时间的高效率工作。
尽管说起来很简单，但其实需要反复应用才能把这种简单的思考模式变成习惯。一旦养成精细拆分任务的习惯，效率就会在不知不觉间提高了。
在大多数情况下，我的建议是这样的：如果想要改变自己，或者对自己目前的处境不满意，那就一切从简——找一个你觉得应该会带来改变的任务，然后去做就是了。不要怕碰壁，不要怕失败，那是必须经历的过程。失败并不可怕，因为人总是要失败许多次才会有结果，况且全天下又不是只有你会失败，怕什么？达成目标的关键在于每次受到挫折之后能否汲取教训。只要能汲取教训，然后自我调整，那就是进步。我们一生所做的事，大多都是试错（Trial and Error）的过程，对于人生，没有人能像解释数学或物理学原理那样给出普适的公式。永远记住，马上行动是最重要的——尽管这句话已经被无数人说过无数次。
很多人做事半途而废、不了了之的根本原因在于从未想过要给自己执行任务时的表现设计一个验收机制。最基本的验收机制是针对最终结果的，部分有经验的人因为在做事之前总是更关注步骤，并会按照需求将任务拆分成若干个子任务，所以，他们甚至会为每一个步骤设计相应的验收机制。
在这种验收机制的“监督”下，每个游戏者都不由自主地“加油干活”，并且乐不思蜀。由此可见，验收机制相当重要。从这个角度讲，我们不管遇到什么任务，都应该对其认真审视，同时向自己提出一个问题并要想办法回答清楚：“怎样才算‘做好’？”如果能把任务拆分成若干个子任务，那么确定“做好”的标准可能更容易一些，因为每个子任务的验收标准可能已经自然存在，起码有这么一条：“如果这个做不好，那么下一个就没法开始……”
为了能将验收机制落到实处，我们应该在做一件事情之前，拿出纸和笔写下每一个预定的验收标准。经过第2章的讨论，我们已经不会再选择去做那种脆弱而又不现实的“完美主义者”，所以我们也不会设置过高的标准（也就是设置恰当的标准）。走到另一个极端——完全没有标准显然是愚蠢的。而在任务（或子任务）完成时，拿出之前写下的标准对照一下，我们就会发现，这种简单的做法有着不可思议的神奇力量——它会让我们注意更多的细节、进行更多的思考，并不由自主地更为专注。
从更高的层面上说，设计验收机制也是任何一个领导者必须拥有的基本能力。
----摘自《把时间当做朋友》第三版
