一、主席的主要职责
1.主持会议
每次俱乐部的会议,都需要主席来开场,介绍Toastmasters,Values,Taboos,并介绍引出TME。基本原则是要展示出热情和专业度,为访客和头马们建立良好的会议形象。
2.获得杰出俱乐部称号
主席需要提前了解杰出俱乐部所需要的各种要求,并制定实际计划,在每一个头马年的6月份进行杰出俱乐部认证,杰出俱乐部称号从高到底依次是:President's Distinguished Club; Selective Distinguished Club; Distinguished Club。
3.领导和指导
主席是俱乐部在中区、大区等的代表。另外,主席有义务为其他官员提供服务和帮助,打造俱乐部氛围,提升俱乐部及会议质量。
4.Base Camp Manager
在新的教育系统Pathways逐步实行过程中,主席担任Base Camp Manager一职促进会员开启并完成新的教育项目。
二、工作总结
(一)目标完成度评估
我在任职主席仪式时阐述了三个目标,
第一是打造温馨的No.1大家庭;第二是组织高质量的会议;第三是打造President's Disdinguished Club。
首先是温馨的大家庭方面,我们的确是非常活跃、热情、友好的一群家人。在新会员的不断加入和老会员的一直陪伴下,No.1有了越来越多的有趣的人。我们的会议气氛非常地突出,既能鼓舞人心,又能欢声笑语。就气氛这一方面来说,我们俱乐部在中区、大区里也能有一席之地。
再者是会议质量方面,很幸运,在我们一些老会员的专业才能对外的充分展示下,越来越多的优秀的新人加入到了南京No.1这个大家庭。同时在VPE更加精细和出色的角色和演讲组织之下,我们的会议质量也是提升到了又一个新的高度。
最后一个就是DCP计划,要想赢得President's Disdinguished Club需要在下一个6月份时俱乐部至少拿到9分。然而在新的教育系统之下,教育相关的6分变得相对更负责。我和VPE虽都认识到其重要性,但并没有做出太多实际的行动。我不认为,只要会议质量高,就能完成顺便完成DCP。实际上,DCP的完成是需要规划的。所以,这个目标也将是下一个重点。
(二)工作经验与总结
1.官员沟通与协助
主席需要与各个官员充分做好沟通,协调好官员相关事宜。同时在必要时给予一定协助,或者为前任和现任官员建好沟通渠道。所有的沟通,一定要尽早进行,以免造成不良影响。
2.会议场地与时间
会议的场地要尽量固定,需要每次提前至少一天进行确认没有问题,在结束后带着大家尽力打扫清理干净,尽力不给提供方留下任何负面影响。
会议时间也要尽力固定,在联合会议时,也建议以本俱乐部的会议时间和场地优先,以便不断强化No.1的时间地点对访客和其他会员的统一度。
3.会议角色与质量
主席有义务协助VPE保证会议质量,会议质量是俱乐部的核心。主席应尽量督促与监督VPE的工作,必要时也应该给予实质性的帮助,以便于打造高质量的会议,从会议前到会议后,从Function Roles到Speaker都应该给予关注。
4.杰出俱乐部计划
DCP关系着一家俱乐部的荣誉和运营质量,涉及教育、COT、续费、会员等因素。主席针对DCP一定要有长远但清晰的计划,在确定DCP的评分方案之后,联合VPE制定相对具体的教育计划,把教育目标分解并分配到具体的会员身上,督促VPE来按计划跟进会员的教育进度。
附:主席的工作原则
主席是一家俱乐部的灵魂人物,事关俱乐部的形象和专业度。
在官员职责上,主席有着统筹职责的关键任务。主席需要尊重来自大家的主要意见,在俱乐部大方向上进行把握,并保证相关任务的执行。
但自己是否做具体的执行者,可以视情况而定。
如果时间允许,且任务极其重要,可以协商与相应的俱乐部官员进行合作分工,并相互鼓励和督促。如果个人时间不允许,则一定要把相应任务分配给具体的官员,并给予鼓励和跟进。
所以方向把握后的重中之重是,要有具体的人员执行相应的任务,把方案落地并实施。
三、头马的文化
头马是NGO非盈利组织,是靠价值观和文化维系起来的。一群渴望进步、并不断挑战自我的人们因为共同的追求和聚到了一起,相互鼓励,相互陪伴。
头马更需要民主,但同时也需要有远见的领导来引领,二者并不矛盾,实际上是在不同方面而相互补充。
主席在头马俱乐部中是肩负着最大责任的一个官员,这也要求着其在俱乐部中需要花费更大的精力。
凡事预则立,不预则废。最高效的做法就是多做计划,多执行,多反思,多总结。
头马有头马的文化,俱乐部也会有俱乐部独特的文化。
它体现在俱乐部会议以及会员做事的每一个细节中,但终归到底,是主席在俱乐部文化中贡献了最大的一部分。
在No.1呆了一年半的时间,收获了很多真挚的感情,提升了自我的演讲和组织能力,见证了俱乐部在一直进步中,也相信俱乐部会一直进步下去!