工作总结多是以文字的形式呈现，但职场中，还有一种写作方式几乎是避不开的，即制作 PPT。

也许是项目方案、活动策划，也可能是总结汇报、经验分享，等等。

说实话，PPT 并不难做，难的是做好。那如何做出一份逻辑清晰且设计美观的 PPT呢？

这个问题，还是要先从受众思维说起。

用受众思维来考虑PPT写作，主要可以从三个方面展开。  

首先，从目标出发，即在写PPT前，先要考虑好一些问题。

做PPT前思考

根据对这些问题的思考，确定三件事：PPT定什么主题？用什么结构？用什么排版？

其次，根据不同的应用场合，找出约定俗成的核心信息，决定PPT的写作风格。

写作风格

最后，我们还应该根据不同功能的PPT调整内容安排。

按功能来区分的话，PPT可分成两类：演示型和阅读型。

演示型PPT， 受众的注意力主要在演示者的语言和肢体上，PPT则是辅助。

上图的苹果发布会就是如此。 演示型PPT，PPT上的字确实要少一点。

但如果 PPT的目的主要是让人阅读，那么字多一些可能更好。

如果再细一点的话，我们还可以考虑到演示场所的大小、参与人数等因素，来调整PPT的字体大小、行距段距等细节。

回顾一下：先从目标出发，站在受众的角度思考，再根据应用场合决定写作风格，最后根据功能不同调整内容安排。在考虑了如何根据受众写PPT后，我们还需要知道怎样将信息组织起来。

案例 一

小王制作PPT

中秋快到了，为了借势提高业绩和影响力，“铭记”餐饮公司的老板让项目经理小王策划一次活动。于是，小王开始动手写活动策划。

为了更好地向老板展示自己的方案，小王先使用受众思维思考：什么表达方式比较合适？最后，他选了PPT。因为相对其他方式，PPT具有两个明显的优势。

PPT在职场写作中的优势

1.便于阅读：在职场中，我们往往没耐心看长篇大论的Word文档，而PPT有更简洁的排版，可以更快捷明了地将信息传递给对方。

2.吸引力更强：图文结合比纯文字更具吸引力，PPT可以综合多种视觉方式传递信息，更能打动人。

由于这份PPT主要是给老板审核，而老板时间有限，所以在内容上需要突出重点，写出老板关心的内容。而且，他还要在同事之间进行小范围的演示，所以还需要有一定的细节。把这些确定下来之后，小王开始构思内容框架。

如何将以上内容用逻辑树组织好  

可以从背景、活动和资源3个方面建立第一层逻辑枝干。  

在搭建PPT的内容框架时，逻辑树是个好助手。

很多人有了框架和素材后，便开始一张一张地制作PPT，殊不知这样既费时又费力。

一张张地制作PPT，往往会过度关注细节，而缺乏大局观，最后需要大幅度地修改。

那么，PPT如何才能写得又快又好呢？

“一页只讲一件事”原则很简单，即每页PPT都只设一个焦点。

我们对比一下两张PPT，体会一下这个原则的必要性。

第一张PPT把市场变化的4个论点放在一块，让人感觉信息杂乱。

而第二张PPT只介绍变化情况，清晰明了。

再来看看“一个方法”：结果倒推法。

工作中，有时会遇到比较复杂的写作任务，比如方案设计、商业计划书、调研报告、回顾总结等。这时，如何从全局思考？如何防止内容遗漏？如何提高写作效率？这些问题，都可以通过结果倒推法得到解决。

案例 二

婚礼策划

KK和他的女友要在国庆节结婚了，为了有一个完美的婚礼，KK正紧锣密鼓地筹划婚礼细节。虽然家里人给了一些建议，但比较零碎，KK还是觉得不能很好地把握每个环节具体要怎么做。

很快地，他把婚礼从筹划到结束的整个流程重新梳理，建立了逻辑树。

框架有了，接下来，就是填充各个部分的细节了。依据结果倒推法，KK可以先思考各部分完成时是什么状态，然后倒推流程。

举例来说，婚礼的筹划中要发喜帖邀请客人，从这一点倒推，就可以问问自己：要向谁发喜帖？喜帖要怎么设计？确认参加的截止日期是什么时候？

在倒推的过程中，许多问题都会被提出，帮助我们完善细节，进而完成整个流程。

又如，围绕“婚礼前一天准备”，可以先得出最后一个步骤：准备闹钟（以便第二天及时起床）。然后，再按照时间一步步往前倒推，便可形成逻辑树。

有了步骤后，继续倒推每个步骤所需的所有细节，最后做出完整的流程图。  

结婚不易啊！不过，有了逻辑树和结果倒推法，就能省心不少

总结

那么，在制作较复杂的PPT时，我们又该如何运用这个方法呢？

案例 三

小杨的个人工作总结

去年这个时候，小杨成了某研究院的一名管理员，为了展示一年来的管理情况，他需要写一份个人工作总结。经过思考，他决定用PPT来呈现这份总结，并用结果倒推法来制作PPT。

首先，小杨将自己想写的内容做成列表，并整理成逻辑树。然后，在遵循“一页PPT只讲一件事”的原则下，根据各部分的内容，估算PPT页数。

接下来，小杨开始设想PPT制作完成后的样子，并完成草稿。

这份草稿包括封面、目录、过渡页、内容页，而且，内容页的每张PPT都写了小标题。

如图所示，PPT框架有了。经判断，小杨觉得这个框架OK，于是继续倒推每一页的具体内容和呈现方式。

PPT常见的呈现方式有：图表、文字、逻辑、陈列、事实+观点、数据+说明。

对于“主要工作完成情况-各所工作周报管理”这张PPT，为了更加直观，小杨决定用图表配合文字说明。（倒推。另，“各所”是研究院下的各研究所的简称）

那么，具体要用哪种图表呢？（再倒推）经过思考，小杨决定用一张表格列举细节，并用一张圆饼图展示不同工作的比例。

通过倒推，先把PPT的呈现方式确定，再放入详细内容（请看下图）

当每张PPT都这么过一遍后，PPT初稿就完成了。  

总结

“结果倒推法”制作PPT的步骤

对于步骤4，大家可以参考以下的结构。

补充一点：PPT 的框架出来后，最好用受众思维确认思路后再填充细节，保证开始时就不走偏。

制作PPT时，大概要花一半时间在PPT的目标、主题、结构和逻辑上，这些工作决定了PPT的内容质量。而另一半时间则要花在 PPT的排版和设计上，这些工作决定了PPT的外观质量。

所以，想做好“内外兼修”的PPT还需有“视觉思维”

在信息传递中，视觉思维发挥的作用和故事思维是类似的。  

有设计感的PPT，受众也更愿意仔细地看，也更好理解。

下面，就为大家介绍让PPT变美的6个原则。

1.对齐原则

版面设计最重要的原则就是对齐，因为对齐会给人一种秩序感。

我们不但要关注文字对齐，还要关注页面内其他元素也要尽量对齐。

另外，对齐不仅有左对齐，还有右对齐、居中对齐等。

在PPT中，可以帮我们对齐的工具有：辅助线和排列。想要使用辅助线，可以在下图所示位置设置。

另外，也可以使用对齐工具（开始-排列-对齐），选中需要对齐的多个元素后，再选对齐方式即可。

使用对齐原则，让各元素按某种规律安放，彼此建立视觉联系，可以让PPT更美观。

不过，视觉思维真的只要几分钟就能学会吗？

下面，就为大家介绍让PPT变美的6个原则。

PPT 设计六大原则

为了提高大家制作PPT的效率，下面推荐一些模版和图片的优质来源，可以先收藏，需要时翻出来看。

模版和图片网站推荐

对于PPT样式，Office其实就提供了大量的免费模版，可以在新建PPT的界面搜索并选择。

或者在Office提供的模版下载网址（https://templates.office.com/）和（http://www.officeplus.cn/）选择下载。

图片网站推荐：

1.图片搜索能力

在介绍网站之前，要明确一点：

能不能搜到满意的图，关键是联想能力。

在搜索前，请先根据想要表达的内容，想象可以用怎样的图片配合文字。

例如一份PPT的过渡页，标题是“项目愿景”，可以想象出“大树——生机和团结”“火箭、起跑线——表现项目顺利开展”“时钟——项目的未来”“攀登——奋斗感”等等，然后再去搜图。

2.优质图片网站

图片素材搜索推荐使用网站pexels （https://www.pexels.com/），这里的图片美观大气，且可免费作为商业用途。

另外，再推荐一个高质量图片集合网站（http://librestock.com/），这个网站包含了国外43个免费图片网站的搜索引擎。再也不用一个一个保存图片网站了，这个网站帮你一网打尽。

以上的网站虽然图片质量高，但需要用英文关键词搜索。如果想使用中文的图片搜索网站，推荐全景网（http://quanjing.com/），不过这里的图片作商业用途的话，需付费购买。

最后，给大家推荐一个纯色渐变背景的网址：（www.webgradients.com），这家网站收录将近180个渐变背景，全部可以免费下载，然后用作PPT的背景。

我们补充了最后一个步骤：根据设计原则美化PPT。

我们会放出美化前和美化后的两个版本的PPT。提醒下：同学们可以根据自己的兴趣，选择细读或粗读。

PPT美化前

美化后的个人总结PPT

最后，小杨的个人总结PPT汇报很成功，领导对他赞赏有加

当然，“冰冻三尺非一日之寒”。建议大家可以多看一些优秀的PPT，培养自己的设计感，再配合严谨的逻辑，相信你也可以做出高质量的PPT！