工作这么久,你的文件保存规范吗?

今天跟大家聊聊工作中文件保存规范这件小事。

初入职场,如果所在公司没有要求,加上员工自己没有意识,很多朋友往往在处理工作文件的时候,对文件命名及保存的方式很随意,当时看起来处理速度很快,节省了时间,可是慢慢随着文件量的增多,如果依然没有形成自己的文件保存规范,就会陷入每天为不能很快找到想要的文件这样的痛苦之中。

我曾经就经历过这样的烦恼,工作一段时间后,发现日常的工作中经常要找寻一些之前的文件,一开始是尝试各个盘模糊搜索,或者按文件类型、时间、大小等排序查找,如果依然没有找到,基本就会放弃查找重新制作了,前面浪费的大量找文档的时间就这么在反复搜索的过程中渡过,终于有一天无法忍受,决定停下来好好整理下自己的工作文件夹,结束这个痛苦的查找过程。

首先,自查一下自己是否已经有文件命名规范的意识?如果没有或者觉得自己做的还不太满意,希望下面的内容可以帮助到你:

第一步,请根据自己的工作内容划分出第一级文件目录, 比如可以按内容重要性,时间顺序,内外部协作关系等进行自定义,把握一个原则,就是尽量使文件分类合理,这样用的时候可以快速精准定位。二级、三级文件夹目录同理。对于刚接手一份工作的朋友,一开始可能对自己的这份工作内容还不太熟悉,建议每3个月或半年整理一次。

第二步,建好了文件夹,下一步就是给文件定一个命名规则了,文件的命名原则是要做到让人一眼就知道这个文件是什么内容,文件名的设置可以参考文件内容标题并加上时间、版本号、处理人员等信息以示区别。

此处特别提醒:如果别人发一个有文件名的文件需要你处理后进行回复,请一定记得回复的文件名也要做修改,区别收到的文件,方便别人也可以从这样的小事开始,相信你一定能做到。

第三步,为了让文件目录看起来统一,建议在文件夹目录前加上数字编号进行区分,此处也可以按照重要性或使用频率进行编号,越重要越常用的编号越靠前,也可以节省一部分定位文件夹的时间。

下面附上文件夹及文件命名前后对比图,如果是你,会选择哪种方式呢?

文件保存规范前后对比图

看过前面的内容,相信大家心里都做出了自己的选择。再提醒大家一句:文件整理的工作并非一蹴而就,而是一开始请先有这样的意识,然后不断根据实际情况优化整理,让自己养成定期整理的习惯,主动为自己创造并保持良好的文件使用环境,提升日常工作效率。

各位宝宝们经历过文件命名不规范带来的烦恼吗?你们后来是怎么改进的,欢迎评论留言分享!

最后编辑于
©著作权归作者所有,转载或内容合作请联系作者
  • 序言:七十年代末,一起剥皮案震惊了整个滨河市,随后出现的几起案子,更是在滨河造成了极大的恐慌,老刑警刘岩,带你破解...
    沈念sama阅读 206,311评论 6 481
  • 序言:滨河连续发生了三起死亡事件,死亡现场离奇诡异,居然都是意外死亡,警方通过查阅死者的电脑和手机,发现死者居然都...
    沈念sama阅读 88,339评论 2 382
  • 文/潘晓璐 我一进店门,熙熙楼的掌柜王于贵愁眉苦脸地迎上来,“玉大人,你说我怎么就摊上这事。” “怎么了?”我有些...
    开封第一讲书人阅读 152,671评论 0 342
  • 文/不坏的土叔 我叫张陵,是天一观的道长。 经常有香客问我,道长,这世上最难降的妖魔是什么? 我笑而不...
    开封第一讲书人阅读 55,252评论 1 279
  • 正文 为了忘掉前任,我火速办了婚礼,结果婚礼上,老公的妹妹穿的比我还像新娘。我一直安慰自己,他们只是感情好,可当我...
    茶点故事阅读 64,253评论 5 371
  • 文/花漫 我一把揭开白布。 她就那样静静地躺着,像睡着了一般。 火红的嫁衣衬着肌肤如雪。 梳的纹丝不乱的头发上,一...
    开封第一讲书人阅读 49,031评论 1 285
  • 那天,我揣着相机与录音,去河边找鬼。 笑死,一个胖子当着我的面吹牛,可吹牛的内容都是我干的。 我是一名探鬼主播,决...
    沈念sama阅读 38,340评论 3 399
  • 文/苍兰香墨 我猛地睁开眼,长吁一口气:“原来是场噩梦啊……” “哼!你这毒妇竟也来了?” 一声冷哼从身侧响起,我...
    开封第一讲书人阅读 36,973评论 0 259
  • 序言:老挝万荣一对情侣失踪,失踪者是张志新(化名)和其女友刘颖,没想到半个月后,有当地人在树林里发现了一具尸体,经...
    沈念sama阅读 43,466评论 1 300
  • 正文 独居荒郊野岭守林人离奇死亡,尸身上长有42处带血的脓包…… 初始之章·张勋 以下内容为张勋视角 年9月15日...
    茶点故事阅读 35,937评论 2 323
  • 正文 我和宋清朗相恋三年,在试婚纱的时候发现自己被绿了。 大学时的朋友给我发了我未婚夫和他白月光在一起吃饭的照片。...
    茶点故事阅读 38,039评论 1 333
  • 序言:一个原本活蹦乱跳的男人离奇死亡,死状恐怖,灵堂内的尸体忽然破棺而出,到底是诈尸还是另有隐情,我是刑警宁泽,带...
    沈念sama阅读 33,701评论 4 323
  • 正文 年R本政府宣布,位于F岛的核电站,受9级特大地震影响,放射性物质发生泄漏。R本人自食恶果不足惜,却给世界环境...
    茶点故事阅读 39,254评论 3 307
  • 文/蒙蒙 一、第九天 我趴在偏房一处隐蔽的房顶上张望。 院中可真热闹,春花似锦、人声如沸。这庄子的主人今日做“春日...
    开封第一讲书人阅读 30,259评论 0 19
  • 文/苍兰香墨 我抬头看了看天上的太阳。三九已至,却和暖如春,着一层夹袄步出监牢的瞬间,已是汗流浃背。 一阵脚步声响...
    开封第一讲书人阅读 31,485评论 1 262
  • 我被黑心中介骗来泰国打工, 没想到刚下飞机就差点儿被人妖公主榨干…… 1. 我叫王不留,地道东北人。 一个月前我还...
    沈念sama阅读 45,497评论 2 354
  • 正文 我出身青楼,却偏偏与公主长得像,于是被迫代替她去往敌国和亲。 传闻我的和亲对象是个残疾皇子,可洞房花烛夜当晚...
    茶点故事阅读 42,786评论 2 345

推荐阅读更多精彩内容

  • 黑客常用命令大全 net user heibai lovechina /add 加一个heibai的用户密码...
    倒带默写阅读 16,777评论 0 24
  • Linux发展史与安装 一、Linux系统的安装 1、安装方式 真机安装: 虚拟机安装如果是学习或者测试使用,强烈...
    白色衬衫_f48d阅读 254评论 0 0
  • JAVA面试题 1、作用域public,private,protected,以及不写时的区别答:区别如下:作用域 ...
    JA尐白阅读 1,143评论 1 0
  • [TOC] ##Assoc 显示或修改文件扩展名关联 Assoc [.Ext[=[Filetype]]] .Ex...
    btijjj阅读 333评论 0 1
  • 有人告诉我,当自己变得更好更完美时,自然会有优秀的人来找你,后来,当我因为无所事事而看综艺节目时,看到了自己比较喜...
    岁月无涯阅读 117评论 0 0