在《系统思考》一书中,作者以各种商业实例讲述了系统循环图如何帮助大家如何看到一个定义问题的全貌和解决方法,接下来我将给大家逐个梳理作者的例子中是如果构建一个基础的系统循环图进行找到解决问题的关键要素的。
看一遍肯定不能让自己成为一个系统思考的专家,但是我们先尝试打开这种方式的大门,再如作者所说,不停的练习,不停的综合自己与团队成员的思维方式差异,以获得理清问题和找到解决方式的最佳途径。
应用一 :内勤系统
问题:应该雇佣多少内勤员工,如何最佳控制成本
背景:投资银行,内勤人员的主要工作为根据市场交易商及股票经纪人的指令,处理有价证券、商品和外汇买进、卖出的交易事务。
角色:内勤经理,负责提供以上服务、同时负责控制不同内勤部门的成本
内勤系统职员,保证每笔交易都得到正确的处理
IT部门,加强信息系统的功能、提高处理容量和速度
人力资源部门,处理人事行政事务
总监,具有委任和提拔的权力、同时有快速解雇的权力,众人取悦的对象
工作环境:在政券市场不稳定的情况下,投资银行开始考虑从整体上削减成本、尤其是削减那些对年收入没有直接贡献的部分,内勤部门总是处于持续的削减成本的压力之下,压力通常被具化为指定员工的人数编制,导致的具体做法为实际23人的人员编制+40个临时工,交易量飙升是雇佣临时工,交易量减少是裁掉人
本案例中的问题分解和系统循环图
本质问题:作者指出“我们怎样才能确定合适的部门编制” 不是问题的重点,问题的重点为一个更为基础性的问题:内勤系统的‘处理能力’
从内勤系统完成的功能出发,内勤系统需要处理需求:处理交易、查询、提供有用的管理信息、总结出完善过程的思路;处理能力越高,提供的服务越好,对业务的帮助越大,反之,处理能力下滑,事情就会变得一团糟,人们压力越来越大,也开始出现越来越多的错误,当错误发生时,通常会要求(尤其是总监、经理)将错误找出来,从而经理、资深管理人员可能都卷入错误排查中,增加了管理压力
在此基础上我们可以完成第一层的系统循环图,从这个系统中我们可以看出这是一个增强反馈,随着交易数量和种类的增加,该系统会持续陷入恶性循环。
此时我们需要仔细思考,在系统的各个环节是够存在条件改善的地方
1) 该系统中最重要的‘处理能力’的驱动力是什么呢?在这里作者认为贡献最大的因素是能获得合适数量的、训练有素的职员(有效员工能力),对于提升有效员工的能力,则来源于员工总数和培训两个因素的结合。
2) 还有什么其他的因素可能会对这个系统带来帮助呢?刚在角色中我们还提到了IT系统,优秀的IT系统可以降低工作负荷,只是系统的行为不具有立竿见影的想过,因此在系统中加上一个时滞环节
(此时系统循环图如下)
完善系统:
在我们考虑完上述有直接影响的因素后,再进一步晚上上述系统,还有一项很重要的东西未展示出来,那就是我们最关心的成本,“员工总数”,“培训”,“有效的IT系统” 都会增加成本
此时我们观察这个系统:优化处理能力和控制成本是相悖的
我们再来看看这个系统中遗漏了什么东西呢?这里遗漏的是一个箭头:错误发生频率和成本之间的S箭头,
因为这个因素的存在,解决了提高处理能力的益处和控制成本的益处之间的冲突:如果一味削减人员或IT系统,“处理能力”下降,‘错误发生频率’上升,反而会带来成本的增加。因此我们需要找到一个平衡点,将错误概览控制在一个合理的百分比,与此同时整体成本也处于可接受的水平
应用二:质量、创造力与削减成本
问题:如何实现削减成本的同时不降低质量呢
背景:在制片公司,所有的事情都是围绕质量进行的,如果强行推行削减成本,质量会下降,收视率也会下降;一旦收视率下降,广告商也会将我们一脚踢开,从而打击收入线;同时降低成本有可能会对关键职员产生破坏性影响,导致他们离开
在此背景下我们可以完成这个问题的第一个系统循环图
上面的反馈图很明显是一个增强反馈, 在收入压力增大的情况下, 该系统会不断的陷入恶性循环, 那为了改善这个系统我们可以在如何改善这个系统呢?
在系统本身的元素上如何改善?
针对以上的恶性循环,每个不同立场的人可能都会想出一些措施用以改善上述恶性循环
例如, 对于收入压力,投资部可以寻求新收入来源; 所有部门都针对成本压力做一般的费用控制;相信质量为王的人可能强烈要求制定质量标准;人力资源部可能想措施来增加员工的参与度;市场和创意部门构思新的运作方式以增强节目效果
上面我们从整个系统的层面思考了一些元素来完善和调节原有系统反馈; 而在该系统循环的背景下,我们从更深更具体的层次也可以推导出具体的解决方案系统循环, 在这个层次上,可以帮助我们在这个具体的层次上去制定一些更睿智而鲁棒的策略.例如本书作者
从人才的角度来看待这个系统问题
在这个电视行业中,管理团队所面临的一个限制业务增长的最大的约束是人才问题。即一些关键人物的流失给业务带来的冲击。用系统思考方法研究这个问题,我们来梳理这些关键人员:
1)高层经理:一方面寻找业务增长的途径,另一方面控制成本
2)明星:对公司的忠诚度变得越来越低
3)非明星员工:虽然躲在明星后面,但心中燃烧着成为明星的雄心壮志
例如:高级经理观点
高级经理被很强的’个人雄心‘所驱动;成功的标志就是观看他们节目的观众人数,不断增长的高收视率的需求提高了对明星的依赖;而这进一步加重了对明星流失的恐惧,从而加重了满足明星要求的压力,明星意识到自己不断增长的力量,他们开始交涉,要求更高的工资和福利。此时如果同时要执行’削减成本政策‘,则会发生冲突。
此时’满足明星要求的压力‘的速效疗法可以短期内可以实现收视的高涨,却会引发’非明星员工的不满‘,导致他们辞职的可能性上升;为了尽量降低非明星员工的不满、经理可能会从其他地方削减成本;这些多方面的因素都增加了经理的压力。压力越大、对高收视率的需求越高,此时改系统成为一个多方面的增强回路。
类似,明星员工和非明星员工的系统回路
而对于上述三个利益群体有没有什么政策来解决这种人才问题呢?我们观察上面的系统循环图,是否能够从上面的系统循环图中找到突破的方法呢?从高级经理和明星的的系统循环图中,我们发现一旦对明星的依赖越来越强,经理压力和公司冲突都会越来越大。但是如果能够打破这种依赖关系,局面会趋于稳定。从非明星员工的系统循环中,我们可以发现,降低‘论资排辈导致发展受阻的压力’可以降低人才流失也能促进公司声望。因此尽可能的为年轻人创造成名的机会,加强年轻人的开发,对于降低对明显的依赖,提高公司威望都能带来优势,为整个人才系统带来稳定。
加强年轻人开发后的系统循环图:
系统循环图是帮助我们理清系统中因果关系的强有力工具,往往在现实世界中,我们会先着眼于先有的良性或恶性循环(基本上都是增强反馈)所导致的现象来发起系统循环图。为了解决问题或者是做好预案都是接下来很重要的环节。无论是在现有的系统上直接寻找可调节反馈,还是从与系统相关的方向(例如从应用二中的商业系统到重要人才管理方案)都是可以去探索的方向,找到关键的回路加入调节因素,是系统达到稳定。