在管理学有一个非常有名的“二八定律”，例如：社会上20%的人占有80%的社会财富，公司20%的客户创造了80%的利润，等等。在软件行业，我们也常说80%的人只会使用一个软件20%的功能，而对广大的Excel用户来说，使用的功能可能只有10%，甚至5%，原因有两个：一是不知道；二是没必要。相信绝大多数用户属于前一种。

1.1什么是Excel？

电子表格，是一种数据处理系统，也可以说是一种报表制作工具软件，通过数据的输入，帮助用户制作各种复杂的表格文档，进行繁琐的数据计算，并能对输入的数据进行各种复杂统计运算后显示为可视性极佳的表格，同时它还能形象地将大量枯燥无味的数据变为多种漂亮的彩色商业图表显示出来，极大地增强了数据的可视性。另外，电子表格还能将各种统计报告和统计图打印出来。

Office Excel是Microsoft公司出品的一个经典的电子表格制作软件，它具有直观、操作简单、数据即时更新、丰富的数据分析函数、多样化的数据分析图表等特点，在财务、税务、人力资源、统计、经济分析、市场分析等许多领域都有广泛的应用。

除Office Excel外，国产的WPS表格也被广泛应用。本书中所有案例均在Office2016版Excel中操作完成，若没有特殊说明，适用于Office 2010、2013及2016版Excel。

1.2 Excel2016窗口介绍

学习Excel之前，我们需要了解Excel的操作界面。

2016版Excel菜单栏包括【文件】、【开始】、【插入】等10个菜单名，单击任意一个菜单名，都会弹出一组命令，用户可以根据需要来选择相应命令以完成操作。Excel不但将所有功能设计成命令方式放在各个下拉菜单中，还将一些常用的命令用图标代替，并且将功能相近的图标集中在一起形成一组命令，以方便用户操作。

1.3编辑单元格

对工作表编辑主要是针对单元格、行、列以及整个工作表进行的包括撤销、恢复、复制、粘贴、移动、插入、删除和查找替换等操作。

选定单元格区域：在针对单元格、行、列以及整个工作表进行编辑之前，首先应该选定要编辑的内容。若需要编辑的内容是单元格可以通过单击此单元格完成操作；若要编辑的内容是一行或一列时可以单击行号或列号来选定一行或者一列；若要选定整张工作表时，可以单击第A列列表左侧的空格。

插入和删除单元格：选定需要插入单元格的行或列，单击鼠标右键，选择【插入】，则插入了一行或一列；选择【删除】，则删除了一行或一列。

小技巧：若需要插入多行或者多列，选择需要选择插入行的上面一行，按住Shift键不松动，将鼠标指针放在最左边单元格左下角的实心方框处，当鼠标指针出现分开形状时拖动鼠标。拖动的过程中经过多少行，则插入多少行，同理，往上拖动，则可以快速删除行。这一方法对于列也是同样适用的。

修改和清除单元格：要修改已输入单元格中的数据，只需要再次选中该单元格，双击单元格进入编辑状态，删除或修改原数据，重新输入需要的数据，或者在编辑栏直接修改。

清除单元格与删除单元格不同，清除单元格只是删除了单元格中的内容、格式等，单元格本身仍然保留在工作表中。删除单元格是将选定的单元格从工作表中删除，并且调整周围的单元格来填补删除后的空缺。

清除内容：

①选择要清除的单元格；

②点击【开始】-【清除】；

③选择【全部清除】，将清除单元格中的内容、格式、批注、超链接等；选择【清除格式】，则只清除格式，保留内容、批注和超链接；选择【清除内容】，则只清除内容，保留格式、批注和超链接；选择【清除超链接】，则只清除超链接，保留格式、内容和批注。

移动和复制单元格：复制和粘贴是一个互相关联的操作，一般来说，复制的目的就是为了粘贴，而粘贴前是必须要复制的（剪切也是复制的一种形式）。

复制的快捷键Ctrl+C，粘贴的快捷键Ctrl+V。除了基本的复制粘贴外，还有剪贴板和选择性粘贴的高级应用，将在后面章节详细介绍。

小技巧：通常为了提高工作效率，可以选择需要被复制的单元格，用鼠标指向该单元格，当鼠标指针变成双十字，按住Ctrl键不放，然后按住鼠标左键，并将选定区域拖到目标位置，松开鼠标和Ctrl键，也可以完成复制操作。

移动单元格可以使用剪切（Ctrl+X）加粘贴。

小技巧：通常为了提高工作效率，可以选择需要被剪切的单元格，用鼠标指向该单元格，当鼠标指针变成双十字，按住Shift键不放，然后按住鼠标左键，并将选定区域拖到目标位置，松开鼠标和Shift键，也可以完成复制操作。

调整行高和列宽：Excel默认行高所使用单位为磅，列宽使用单位为1/10英寸，所以设置等宽的行高和列宽需要进行单位换算，这里可以有一种简单的方法，就是保证行高和列宽的像素一致即可。