今天,你清单了吗?

        近十年最懵的时候,大概是一年前做某人助理的阶段。突然转行的我甚至找人补了一卦,卦象上看此举颇有周折,大抵十月便可顺意。没料到未到十月,我便重回老本行,欢喜的我心里默默问候了那位大师好几遍。某人推荐的管理类书籍大小十来本统统被我束之高阁,后来这一年即使不做某人助理,但是他的一些管理习惯还是很影响我,比如他钟爱甚至引以为傲的“清单”。(此处有我当时大大的不屑。)

       清单到底是什么呢?起初它对我来说就是贴在办公桌上的便利贴,提醒你还有什么事情要做;后来它是课程执行阶段各个项目落实情况的表格;再后来就是我日历上大大小小红红黑黑的记录;但经常还是我办公桌上随手一张纸上记写的次重要事件(年纪越大越能记住的事肯定是重要事件)。说实话,天天用,但用着用着就忘了看,再看的时候,就经常是秋后算账无法弥补的状态。明明记着的啊,怎么还能漏掉忘掉呢?

        回想刚刚发生的期末叙事,我事无巨细的将方案打出来,满满十七页纸,小学部估计也没比我更用功的了吧。(反正王琼当时看到吓了一跳)可是,漏掉的还是漏掉了,忘掉的还是忘掉了。不是还有一纸清单吗?难道我用的是假清单?

        所以放假,第一件事就是把高阁上的管理书翻出来,我记得有一本《清单革命》的。矫情的人最可爱,平时视医生如粪土,病时见医生如父母。幸好这“医生”(书)颜值还可以,虽两百多页,但是道理和案例一样通俗。作者是一个貌似很牛长得颇像沙鲁克汗的医生,这个医生治病之余发现,人们需要一张清单。他认为清单是让人把事情做正确的必要方式,但其价值远大于此,它让人“持续,正确,安全地把事情做好”。一开篇他就告诉我,无知之错,可以原谅;无能之错,不被原谅。尤其在医疗、建筑、航天这些专业性很强的领域,这样的过错,显得尤为重大。看看自己的这些错,虽然都在不被原谅行列,但好在没有立马有人挂掉(这样说会不会显得缺德)。在技术力量复杂的专业领域里,“复杂性”这一点导致的失败,远比没有责任心所致失败要多得多。当工作的复杂性远超出个人正确并稳定发挥个人技能的范围时,即便最能干的超级专家都无法避免错误的发生,所以就需要一场清单革命。不过作者虽啰嗦大量举例,但核心部分梳理一下就是三、四、六。

        三项原则:清单内容要简单、可测和高效。

        不用赘述,我连自己清单上的内容都能忘记搞不清的原因,十之八九就是犯了这三个原则,尤其简单原则。

        四项行事规则:权力下放、简单至上、人为根本和持续改善

         权力下放这个规则估计是我的大问题,习惯大包大揽的我,总觉得自己是天将降下的那个大任,班级大小事务都一个完成,心里不放心这个不放心那个,自己却常常漏掉很多东西。好多要持续跟进的,都没有很好的完成。反倒是任务派给学生的送取餐盒这件事,两个学期从无错失。也难怪姣侠班级管理能够轻松、顺手还成效颇高。

         六大要点:

1、 设定清晰的检查点

2、选择合适的清单类型

        作者说操作者需要在“操作-确认”和“边读边做”这两种清单类型中做一个选择。在使用“操作-确认”清单的时候,团队成员先根据记忆和经验完成各各自的操作,然后再一同确认是否都做好了。而在使用“边读边做”清单的时候,使用者一边念出检查项,一边进行检查。这种清单更像菜谱,所以,在编制新的清单时,必须根据具体情况选择合适的类型。

3、简明扼要,不宜太长

4、清单用语精炼、准确

5、清单版式整洁,切忌杂乱无章清单版式也很重要。检查项目的长度最好不要超过一页,不要排列得杂乱无章,也不要随便使用各种颜色,大小写字母要结合起来使用以便阅读。

6、必须在现实中接受检验

       无论在编制清单的过程中多么用心,多么仔细,清单必须在现实中接受检验,因为现实往往比我们想象得更为复杂。第一稿往往很难通过,编制人员需要对失败原因进行仔细研究,对清单进行改进,并不断测试,直到在各种现实环境中清单都能顺利使用。这让我想起,每个学期开学前我们要做的课程计划,也是一种清单。

        当然,明白了清单,也并不意味就能够使用好清单,使用了清单,也并不意味着上了强险,所做之事也不会因此万无一失。清单操作的是人,面对的复杂的不可估计的事件。但请但却是一个额外的优势,那就是效率。

       今天,你清单了吗?

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