关于整理这个主题,我读过的书算是不少了,周末偶然遇到《超级整理术》,彻底颠覆了我对整理的一贯思路。
这本书的作者是泉正人,来自日本的管理大师。别人整理是为了干净,而他的整理却是为了效率,如果因为整理反而降低了效率,那还不如不整理。举个例子,比如你今天的案头工作很多没完成,按照整理术的原则,下班时是不是该物归原处再走呢?作者却认为最好不要收拾,摊在桌子上直接离开。因为第二天上班后,再把昨天收拾好的文件一一取出,也是很浪费时间的。乍一看,我真是大跌眼镜,但是细细一想,说得很有道理嘛。我们整理是为了一个目的服务,如果整理反而阻碍了达到目的,那确实不该做。
书中内容包括对文件、办公桌、电脑、邮件的整理,而最让我感兴趣的是对大脑和时间的整理。关于时间整理,突出专注、碎片化时间管理、以及工作日和休息日保持一致作息,这些方法大家都不陌生,在此不再赘述。
我们的大脑在这个手机不离手的时代着实有点累啊,每天都有各种各样的信息充斥其中,一不小心就会把大脑搞得乱糟糟。如同房间乱了需要整理来提高找东西的效率,大脑乱了,当然也要整理,以提高我们工作和思考的效率。
作者对整理大脑提出了几点建议,相当新颖,值得尝试。
1.清空大脑,把事情都记在日程表上
要想让自己专注于眼前的工作,就必须要清除大脑中的一切琐碎事情,是大脑处于空荡荡的状态。容易遗忘、待办的事,都记在日程表上,清空大脑,不让琐碎占据大脑的空间。
感悟:这件事我已近在做了,真的非常有效也有成就感,自己小小得意一下。
2.把操作型工作委托给他人
工作可分为“操作型”和“思考型”两大类,操作型工作一般不需怎么动脑就可以完成,比如贴发票、整理文件、准备会议。思考型工作,如策划、设计、写作等需要大量思考的工作。操作型工作大多属于例行公事,这种尽量委托给他人,可以节约自己的时间,提高工作效率。
感悟:我这个小号都觉得需要助理,可惜没钱。
3.对会议进行程序化管理
作者不喜欢开会,对于不得不开的会议,建议先做要点提纲,用邮件发给大家,让参与者搞清楚议题,做好相应的资料准备,并准备好自己的发言,再参加会议。会议的效率会大大地提高,而会议记录,只要在议题下面直接填写,开完会也就整理好了。
感悟:事先准备还是能大大缩短开会时间的。
4.用“过滤器“判断新项目的可行性
要点提纲的方法也适合思考型的工作,对于每次构想新的项目,作者都会按照这四条思考:
1)能否令自己感到愉悦?
2)能否有市场发展前景?
3)是否是积累型的业务?
4)是否对社会有益?
其中所谓积累型业务,指可以随着时间的推移提高销量、积累技巧的业务。与之相对的是流动型业务,指不断重复操作来提高销量的业务。
感悟:目前我好像只考虑到第一点。
5.在自己喜欢的地方工作
公园、咖啡馆,在任何你喜欢的地方工作都会带给你意想不到的创意。如果觉得在办公室工作太疲倦,不妨在上班前抽出时间去自己喜欢的地方放松一下,收获创意与设想。
感悟:《哈利波特》不就是在咖啡馆里写出来的吗?为了写作,看来我得培养自己去咖啡馆的习惯。
超级整理术的总体方法是按照规则进行整理,只要设定了规则,并彻底执行,不依靠记忆力和意志力,也能实现整理的目的,从而获取更多的自由时间。 规则越简单越好,整理也不必追求完美,只要稍微整理提高了效率就很好了。一项原则是:可干可不干的事应尽可能地偷懒。
今天大家也不妨整理一下大脑吧。