初次看到这本书的书名,让我对内容有些摸不着头脑,读完之后才发现这五个字的书名简直不能更贴切了。故事是这样的:小强的上司老付即将升职,暗暗选中了小强作为接班人,但是觉得他在时间管理方面还不够强,于是亲手调教,在老付的带领下,小强一步一步地成长。
作者邹鑫将时间管理方面的技巧和步骤通过故事的形式表述出来,读起来既不费力,又生动有趣,也许发生在小强身上的故事也正在你的生活中上演,你可以把书中的老付当做你的“精神导师”,跟随小强的脚步,通过记录时间日志去找到你的高效工作时段,运用四象限法则确定任务的优先级,最终的目的是让我们能够充分地利用时间来创造最大价值。
那么,具体应该怎么做呢?
第一步,找到你的高效时段
首先你需要记录工作日志,连续5个工作日每隔1小时记录下你的工作状态,状态分为三种,集中精力工作、无意义浪费时间和真正的休息。
这个任务还有一个改进版本,就是每隔1小时写出下一个小时计划要做的事,1小时结束后记录下结果,要坚持进行一整天的记录。
然后将一周的记录内容进行分析总结,目的在于找到你的高效工作时段,此时你可能会发现,你可能浪费的大部分的时间,你将这些时间用于不停地查看邮件、浏览新闻、刷新朋友圈等等,而真正高效工作的时间却很少。只有认识到了这一点,你才能开始一个全新的工作状态。
第二步,四步法工作
准备一个“工作篮”,可以是文件筐、盒子、日程本、电脑文档或者APP,它的任务是把你将要完成的工作统统放进去。我觉得实物的最好,因为可视化效果好,而且每个任务都是独立的,方便任务的添加与清除。
这让我想起初三时每天放学回家写作业的情景,那时候作业超多,我就先把所有要做的练习册全部堆在桌子的左侧,写完一本,放在右侧,再写一本,再堆到右侧。这样做的好处有两个,一方面,一回到家就把所有要做的作业全部找出来,不会落下;另一方面,看着左侧待做的作业逐渐减少,做完的越来越多,会很有成就感,将所有作业写完的动力也会越强。
工作也是一样,感觉要做的工作很多,不知道从哪里下手,忙忙碌碌最后发现有些重要的工作还没做。
要想解决这个问题,你可以采取作者提出的“工作篮”以及四步工作法。
第1步,将所有的任务放进“工作篮”
每天一早,用便签纸、空白纸片一项一项的写了投入工作篮;或者在一张纸上/日程表上列清单。
第2步,将置之不理的任务清除掉;2分钟内可以完成的任务立即做完;将必须某天处理或者需要转交给别人处理的拿出来。
第3步,将需要在特定日期处理的任务写进日程表;将需要别人处理的立即转交并设置到期提醒;将需要现在处理的任务摆在办公桌上。
第4步,在你的最高效工作时段,做最重要的事情;合理安排其他任务。
这里就涉及到工作任务的分类问题,将用到的是四象限法则。
第一象限:重要而且紧急
这类任务真的有那么多吗?这里的任务80%来自于第二象限未做好的任务,将确定为第一象限的任务拿过来立即去做。
第二象限:重要但不紧急
需要将这类任务制作时间计划表,避免使之进入第一象限,这里任务要有计划的做。
第三象限:不重要但紧急
我们需要考虑如何减少此类任务,尽量交给别人去做。
第四象限:不重要而且不紧急,
需要考虑这类任务是否有必要存在,尽量别去做。
采用上述两个步骤处理工作之后,你会发现工作效率大大提高了,但是我们还需要注意以下两个问题。
首先,我们要认清时间资本的特点具有以下4个特点:供给无弹性,每人每天都是24小时;无法累积储藏,必须消费时间;无法取代;无法复得。
认识到了时间的重要性,我们还需要认清时间管理的三大杀手分别为拖延、犹豫不决、目标不明确。这就要求我们每天早上在拿到任务清单之后,先在第一、第二象限中找到最重要的事情,做完一件再做下一件。
如果你足够幸运的话,你会碰到一位像本书中老付这样的成长导师,他将拽着你去你从来没有去过的地方,带你去领略你从来没有见过的风景,陪你去实践你从来没有用过的方法,直到你从一粒种子成长为一颗大树。但是,这样的幸运难以奢望,所以还是让我们自己来品读这本书吧。