-1-会前准备要专业
因为会前通知不给力，开会时间很多人没有到场，导致需要开的会议没有办法开。就需要通过会议通知三步法搞定会议准备了。
1.邮件通知:至少提前一天以上，发邮件通知所有参会者会议的详细信息。
职场会议往往要迁就决策人的时间，请确保与决策人的时间合拍之后再发邮件。务必要注意：填写邮件的收件人地址要注意按照职务从高到低排序。
2.电话确认：会议的前一天，电话确认或者当面去通知参会者会议时间、地点、主题等等......越详细越好
会议前一天，需要挨个给参会人员拨打通知电话，最好叫他们填写一份会议通知确认单。拨打电话也有先后顺序，先打电话给会议中必须出现的决策人，再打给各部门主管让其传达下属。如果是集中办公，最好腿勤，到每个办公室，当面通知参会人，因为跑一趟反而会比拨打电话效率快很多。
每个都通知完毕以后，将不能出席的人员名单交给领导，让他决策会议是否如期举行。如果不能如期举行，还得逐个通知他们取消会议，择期再开。
3.当天提醒：临到会议前一个小时，最好再次电话通知或者当面去通知参会者准备开会。会前一小时的通知，是为了提醒参会人员准时到场，不要迟到。这个通知与前一天的电话通知方式一样，至少要通知到到该部门的决策人或部门主管这这一级别。
如果拨打座机和手机都无法联系某位参会人，就需要直接去他的部门座位找他。如果也不在座位，就需要写张便利贴，贴在其电脑正中央。若参会人见到便利贴，就会知道会议快开始了。最保险的方法，还得通知该参会人的部门同事或者下属予以通知参会人，还有告知你贴了便利贴在参会人的电脑正中央。
-2-会议常识
例会是公司约定好每隔几天举行一次的会议，每到这个时间，没有另行通知的话，大家都要来开会。很多公司的例会定在每周的周一举行。
1.在开会前，要做好会议参与准备
参会前做好充分准备，会议时才能融入其中，应对自如。所以做一份会议参与准备单，是非常重要的。再做一份会议议题策划单，就可以在会议发言的时候做到有的放矢，才能在开会的时候言之有物。
2.会议记录
做好会议笔记不是那么容易的，最好有自己的会议记录模板，真正的诀窍是抓重点。基本条目尽量不能缺少，笔记围绕会议目的、会议议题、最终决议，以及跟进的负责人。会议记录模板中的每一项都很很重要，需要认真填写。最好在会前打印多份，以防不够用。
其实直接在电脑上用Word做记录，效率会更高。唯一的问题是，敲键盘的声音过大的话，会严重干扰到会议就麻烦了。如果记录的效率相对比较低，最好准备记录笔或者用手机APP进行录音，防止遗忘。
-3-罗伯特议事规则
通用的会议规则起源于古老的英国议会，并在美国建国中起了非常重要的作用。美国人罗伯特总结了前人的议事规则，编写了《罗伯特议事规则》，该议事规则奠定了现代法制基础和提高了开会的效率。
1.会前确定会议目的和议题
所有的会议都有目的和议题，只有参会者都做好准备，会议才能高效。提前将想要发起讨论的内容告知会议组织者是最好的，这样能引起组织者的重视，预留足够的时间。
2.主持人、记录人、参会者要各就其位
3.会议开始，主持人宣布会议规则。
主持人的职责就是让会议公平、顺利举行，然后主持人陈述议题，各参会人员进行汇报。当议题陈述完毕，主持人宣布开始讨论，各参会人员各自进行对该议题进行讨论。要注意，逐个议题进行陈述和讨论，主持人安排相关顺序。
主持人要把握轮流发言的原则，要保证会议的公正性。假如在会议中，总是观点一致的人进行发言，有可能这些人会前已经沟通过相关议题。此时，主持人就需要让没有发过言或意见相反的人优先发言。
4.当议题讨论完毕，就需要对该议题进行表决。
通常的表决是“过半数表决”，就是过法定人数半数投票有效，且赞成方超过反对方至少1票，提议就通过，否则就是被否决。
弃权方不算，弃权方就是让结果交给不弃权的人来决定，自己保持中立，不发表任何意见。法定人数是指出席人数，缺席不计入法定人数。缺席不代表反对，缺席代表弃权。赞成数大于反对数，决议就会马上通过，如果是平局，决议是不通过的。
5.主持人宣布结果。决议通过，等领导核实确认后，记录人将把具体执行内容发给相应的责任人。此时，领导会做这个议题的总结，然后就会进入下一个议题。
假如准备好的议题已经处理完毕，突然某人提出临时议题。讨论临时议题，需要至少一个参与者愿意讨论。有人同意讨论临时议题，则开始新一轮的讨论。当所有的议题都讨论和表决完毕，主持人宣布最终的结果。最后，领导会对这些议题进行总结发言和做决策。
在职场上，知道了这些高效开会的方法，你才能立足职场，成为一位专业的职场人士。
