文/Dailei
内容整理于《汤君健|怎样成为时间管理的高手？》

01

不要把时间浪费在努力工作中

丰田汽车曾经总结出生产线上的七大浪费，它们是：“过度生产、质量返工、库存过高、没用的搬运、多余的动作、不增值的工艺，以及没必要的等待”。

丰田说的是“生产线上的浪费”。其实，我们也在经历，工作过程中的时间浪费。

第一种，就是“完美主义”。

除了一些军工、航天、医疗等等高精行业，需要0误差。对于普通的职场人，完美，是不可能，也是没必要的。

一旦你真的“完美”了一次，就相当于提升了周围所有人对你的期待。而你下一次只要稍微差那么一点，大家就会非常失望。

同时，完美是有代价的。你的时间、精力的投入，把一个只需要做到80分就可以的事情，做到了100分，看似你非常努力，但这种努力，可能是以牺牲七八件需要做到60分，而你完全没有时间去做的事情为代价的。

第二种，叫做“范围蔓延”。

用句俗话说，就是做了超出职责范围的事。尤其是当下属面对上级、乙方面对甲方客户的时候，非常容易发生讨好对方的情况。

于是不断让步，增加原本工作范围内没有，也没必要的工作量。这种让步，一旦走出了第一步，对方就习以为常了。

第三种，返工。

这情况特别让人沮丧。好不容易把一件事，从头到尾完成了，结果却不符合对方的要求。可能是之前没有沟通好，也可能是对方的想法变了。这就

意味着，你之前做的大部分工作，都白费了时间。上面这三种情况，我都称它为“把时间浪费在努力工作中”。

02

要避免这些情况，你需要的是一套 “敏捷工作法”。敏捷工作法，核心是一种不断迭代的工作方式。它不提倡“一步到位”，它提倡不断调整、适应，逐步去达到目标。

举个例子，好比有两家餐厅，传统的那家餐厅，一口气把客人点的10道菜全部做完，然后一起上。这样的问题是，客人得饿着肚子等半天，而且，万一太咸或者太辣，没有任何调整的余地。

而“敏捷”餐厅的做法，是先上一道菜，给客人垫垫肚子，然后问问客人的反馈，然后再几道菜、几道菜地上完。

具体说，敏捷工作法包括两个要点：“最小可交付”和“持续迭代”。 当你面对一项任务的时候，“最小可交付”，就是那第一道菜。通过反馈，再“持续迭代”，也就是不断地把后面的菜陆续炒出来。

建立“最小可交付”意识

掌握敏捷工作法，首先，你要建立交付意识。

这个时代是脑力工作的时代。你有多少投入，只有你自己知道。你可能在一项工作中投入了大量的精力和时间，但如果没有交付的动作，在旁人看来，你等于什么都没做。我们可以把工作分为 “输入”、“处理”和“交付” 三个阶段。

比如，还是“筹备公司年会”这件事，你完成了员工意见收集、完成了三家备选酒店的信息收集等等，这些都属于“输入”和“处理”。并不是你完成了这些“输入”和“处理”，你的筹备工作就完成了，你需要从中整理出合适信息，变成你的提案。汇报给领导，这才属于“交付”。

记住，你的每一个“输入”和“处理”的动作，都是服务于“交付”的。什么意思呢？交付有两层含义， 一个是输出，一个是输出的对象。

你在搜集和处理信息的时候，时刻要想着，你的汇报对象是谁，他希望看到的信息是哪些，以什么形式呈现，这样你的前期工作也会更有针对性。

那么，为什么要强调是“最小的”交付呢？

这是因为，计划不是一成不变的。我们常说计划赶不上变化，很多时候，就算是老板，也没有办法做到100%看准一个方向。

更多的时候，也许需求方自己也没真正想清楚到底要的是什么。如果只有看到你的最终产出时，他才意识到自己的需求是另外一个东西，然后推倒重来。那么，大家的时间就这么都浪费进去了。

所以，你就需要一个，在早期，就能够给需求方看的最初级的版本。它要 拿得出手，又不至于过于复杂。 也就是“最小可交付”的1.0版本，它可以帮助你确认最终的需求，避免你把时间投入到不必要的地方。

在计划交付节点的时候，我的建议是前紧后松。

假设一件事情，如果你有一个月的准备时间，我建议你第一周，交付两次你的方案，供对方进行反馈和调整，之后可以保持一周一次的交付节奏，这样也给自己留有余地。

所以，当你接到一个任务或项目的时候，我会建议你，第一步不是向对方承诺什么时候交出最终结果，而是承诺什么时间去完成第一次交付。

比如，当你接到领导派活时，更加敏捷的回答方式是“明天上午我就开始去准备，下班前给您一个初步反馈”，而不是“两周后给您最终方案”。

持续迭代，把背上的猴子扔出去

说完了“最小可交付”，接下来就是寻求对方的反馈，然后进行迭代。迭代，通俗地说，就是一次比一次更好的“交付”。

这里给你反馈的，可以是你的老板，你的同事，也可能是你的客户。你把1.0版本交给他们，然后他们给你反馈，你再进行改进。把活不断地交付出去，就是我们可以同时处理多个任务的关键秘密。

活交出去，对方就需要开始进行吸收、反馈或者加工。这个时间，你就可以去安心地做下一个活。

这样的好处在于，一方面，你源源不断地有产出。和你合作的伙伴，也始终处于一个合理的忙碌状态。而不是所有人在等你的时间，万一你憋了半天，出来的东西不是他们想要的，整体效率就会被你拖累。另一方面，每一次你都是“刚好就好”，你的时间没有被浪费。

一个形象的比喻就是：一个一个的任务，就好比不断扔到你背上的猴子。聪明的工作者，之所以可以完成更多的事情，不会被累垮，秘密就在于，他总是能够在接一只新猴子的时候，把背上的另一只猴子扔出去。他的背上，始终只能有一只猴子，否则早就被压垮了。

另外，当同时面对多个项目的时候，我有一个心得：重要的事情多迭代，紧急的事情先迭代。

比如，一个月后，你要出席一个公司级的重要活动并做一个演讲；两天之后，你要给部门内部员工做一次培训。重要性上，当然是公司级的活动大于部门内的培训。紧急度上，却恰好反过来。不管你先做哪个，心里总会惦记着另外一个。

根据重要的事情多迭代，紧急的事情先迭代的原则，你可以先把最急的内部培训材料，做出一个1.0版本，发出去听听其他人对这个版本的反馈。

然后把这事放一边，开始全力把公司演讲做出1.0版本。因为毕竟还有一个月的时间，接下来你可以根据领导的反馈，慢慢迭代到3.0甚至是10.0。

部门的培训，最终也许只迭代到2.0版本，但因为没有那么重要，2.0已经足够了。需要强调的是，敏捷工作法，不主张“同时做多件事”。

我认为对大部分普通人来说，在小块时间里同时进行多个任务是不可能的。正如我之前一直和你强调的一样，人的大脑是有内存容量的。

同时处理多件事，就好比你的电脑，同时开了五个网页、六个PPT、七个Word，你的电脑运行速度肯定快不起来。虽然敏捷的结果，看起来是多个项目在同时推进，但其实你是把不同项目的不同版本，不断地交付出去，手里仍然始终只留一个任务。

03 总结

• 避开三个时间陷阱。它们分别是：完美主义、范围蔓延和返工。
• 掌握敏捷的工作方法， 建立起交付意识，同时持续迭代。