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在开始分享之前,先回顾下上一篇文章(《基础篇|你说了那么多,为什么别人还是不知道你想表达什么?》)的主要内容,我们分享了《高杉尚孝的《麦肯锡教我的写作武器——从逻辑思考到文案写作》的基础篇,也就是逻辑表现的几个基本概念——信息、主题、分段。
1.信息的分类:记述信息、评价信息和规范信息;
2.要清楚地表达信息,主要需从主语、连接词、具体性这三个层面来学习表达的技巧;
3.以信息分类和表达信息为基础,我们还要学习如何设计信息,其中,包括金字塔结构、结论法、抽象化和摘要法。
那今天这篇文章主要是关于实践篇的分享,我们将从这篇文章中学习到适用于解决问题的五大步骤,以及高杉尚孝独创的“故事展开法”,该方法是融合了问题解决过程与SCQOR故事展开法而构成的。
一、解决问题有哪些步骤?
第一步:发现问题
要解决一个问题,首先你得“发现问题”,而何为“问题”,就是我们所期待的状况和现状之间的差距。接着,你还得明白问题的集中类型,这样你才能有的放矢。
问题一般分三种:“恢复原状型”、“预防隐患型”和“追求理想型”,如下图:
但这个划分绝对的划分,有些时候,甚至是大多数情况下,几种类型的问题会同时存在,并互相关联。比如,某件事发生不理想的状况时,一开始我们会想要恢复原状,即属于恢复原状型问题。可是,仅恢复原来的水平并不够,到头来都是为了追求更好的改善,所以问题最终仍然会发展成追求理想型问题。
因此,遇到几种问题类型同时存在时,我们往往需区分问题的种类和严重程度,要确定核心的问题类型。
第二步:设定具体的课题
借用之前讲到的金字塔结构来说明,问题类型就如同主题信息,若主题信息确定了,“课题范围”这一关键信息也自然并限定,以及确定好了。所谓“设定课题”,其实就是指确定核心问题的类型后,选定“课题范围”。
一般而言,问题类型对应的课题范围如下图:
一旦确定了核心问题的类型,并将课题范围依照顺序排列,反映在写作中,我们就可以进行逻辑清晰地展开了。接受者也会一下子明白你看出了问题是什么,也知道你提出了什么样的解决方案。
具体来说:
1.针对“恢复原状型”,核心课题是“掌握状况”
掌握状况→是怎么损坏的?
应急处理→如何防止状况恶化?
分析原因→为什么会损坏?
根本措施→知道原因后,如何做才能复原?
防止复发→应该怎么做,才能避免以后出现同样状况?
2.针对“预防隐患型”,核心课题是“诱因分析”和“预防策略”
假设不良状态→不希望事物以何种方式损坏?
诱因分析→何种原因可能导致损坏?
预防策略→如何防止不良状态发生?
发生时的应对策略→发生时,如何将不良的程度降到最低?
3.针对“追求理想型”,核心课题是“选定理想”和“实施策略”
资产盘点→自己的强项和弱项是什么?
选定理想→根据实习想决定实现什么目标?
实施策略→为了实现目标,你打算怎么一步一步来,顺序是怎样的?
第三步:确定课题后,要列举替代方案
在你决定采取哪个解决方案之前,最重要的是仔细斟酌,先列出具有潜力的替代方案,这是解决问题的重要步骤之一。
比如说,追求理想型问题,那么在“选定理想”策略中便可以产生许多替代方案,毕竟选定理想就是从许多方案中选定一个。在“实施策略”中依然如此,也是在许多替代方案中去选定一种方案。
那如何构思替代方案呢?建议用头脑风暴法。
头脑风暴法的重点在于清楚地区分想法的选取与评价的程序,它需要遵循以下四个基本规则:
1.不能批评别人的想法,绝不能说出“不可能完成呀”、“太不切合实际”以及“太难了”等这样的句子;
2.尽量提出大量的想法;
3.欢迎自由奔放的方言;
4.发展别人的想法。
当然了,我们最后不可能将全部的解决方案呈现给接受者,大概提出三个切合实际的方案即可。因而,这涉及到下面要说的替代方案的评价和提出方式。
第四步:评价各替代方案
当我们选出几个替代方案后,接下来的步骤就是评价这些方案,而评价需根据评价条目和评价标准来进行。
在列举评价条目时,最好将其中的必要条目和优先条目分开,分别评价替代方案。如果一个方案没有涵盖必要条目,那么你就完全可以不用再去考虑其他条目了,如招聘飞行员要求身高165CM,没到这个身高的人一律淘汰,那其他条目就不用再考虑了。另外,至于优先条目虽并非要具备,但不过有的话最好,因为这涉及到你采取行动的步骤问题。
在评价的过程中,值得注意的是,替代方案不能只评估好处,风险也要评估。
第五步:实施解决策略
不论你制定了多么好的解决策略,如果没有实际的行动,那就不可能产生预期的效果。因此,实施解决策略,也是解决问题的重要步骤之一。
一般而言,阻碍解决策略有效执行的因素主要有:
1.执行者有策略当没有方向,没有具体的实施计划;
2.执行者不理解这个解决策略;
3.执行者原本就不具备实施能力;
4.执行者根本就没有实施的意愿。
想避免上述中的几种障碍,解决策略的实施步骤可以有着五步:
1.设定实施的deadline,一定程度上,deadline决定了你行动策略的合理性和可行性;
2.选定实施项目,要清楚实施解决策略时的必要条件是什么,建议可采用上文所说的头脑风暴法;
3.学习知识和技能,了解为完成实施策略需要具备什么样的必要知识和技能;
4.制作实施进度表,从deadline逆推,把个阶段需要的时间,以及学习必要知识和技能的时间,以进度表的形式可视化呈现;
5.修正期限以及开始行动,根据步骤四的工作结果,修订预定的deadline,并开始行动。
同时要注意的是,执行者能力不足,但没有时间来学习必要的知识和技能,那么就只得配合执行者的执行力来修正解决策略。此外,解决策略的决策者还得与执行者充分的沟通,这样才能避免执行者没有实施的意愿这一问题,毕竟,倘若执行者并未参与解决策略的决策过程,那他们就少了实施的动机。
总结下来,解决问题的一般步骤有:
1.发现问题
2.设定具体的课题
3.列举并检测此课题的各式替代方案
4.评价各种替代方案
5.实施解决策略
当然了,严格来说,在实施解决策略后,还有一个必不可少的步骤:检视整个解决问题过程的来龙去脉,并修正轨道。
二、如何展开有说服力的故事?
这次先上结论,展开有说服力的故事需运用SCQOR故事展开法:
1.Situation(设定状况)
2.Complication(发现问题)
3.Question(设定课题)
4.Obstacle (克服障碍)
5.Resolution (解决收尾)
而讲故事和解决问题异曲同工。我们谈论如何展开具有说服力的故事,实则是在演绎和举例说明解决问题的步骤。具体关系可用下图表达:
一般而言,何为“故事”,无非不就是描写主角的人生变化及其理由,为营造艺术效果,一般人生变化要有“冲突感”,也即,在人生的过程中,主角发生了某件事,之前稳定的人生立马土崩瓦解,而主角当然要恢复以前的稳定状态,所以就必须克服实现他这一理想的重重困难。而一个优秀的故事讲述者,会生动地描述主角克服困难的过程。
细究下来,其实这和我们经常讲的“起承转合”非常类似,《诗格》中有云“作诗有四法:起要平直,承要舂容,转要变化,合要渊水。”而SCQOR铺陈故事的方法,某种程度而言,SCQ为“起”,O为“承转”,R为“合”。
现在大家对SCQOR故事展开法应该有了一个初步的了解,那接下来,我们再从理论提升一下,具体分析其中的各项要素:
Situation(设定状况)
设定状况首先得先介绍主角,不管该主角是人也好,公司也罢,但其必须拥有某种意志或愿望,或者是可以采取行动的主体。接着,叙述主体持续至今的稳定状况,不管该状况是好还是坏。再接着,你还的设定好故事的涵盖范围,也即决定故事结构中的舞台应该涵盖多大的领域。
“S”阶段所叙述的内容,一定要能让接受者产生共鸣,要合乎接受者的知识、信念、感情或者是愿望。如果让接受者产生“原来你什么都不懂”的印象,那么就很难让对方接受你展开的故事,只有获得了对方的认同感,才能在“S”之后继续展开“C”与“Q”。所以,千万不要因为接受者什么都已经了解了,而觉得不讲出来、不做铺垫,也没有任何关系。
Complication(发现问题)
“C”表现出事情发生变化,它就是用来颠覆“S”的稳定状态而来的,所以,在开场铺垫后,就要打破开场时给对方的安定感,不仅颠覆现状,又能让对方还能产生共鸣。不难看出,“C”扮演的角色,在于根据故事的情节,确定问题属于三种类型中的哪一种,并以此作为核心表现。
但值得主义的是,在这时候,与“S”一样,你也必须要选择符合接受者认知的问题类型。
举例来说,假如接受者的认识是“事物已经损坏了”,但你仍然大声主张“目前没障碍,希望能更好”,那只会让对方认为“你不懂,东西已经坏了”。如果发生这样的事情,对方大概很难接受接下来的故事展开。
Question(设定课题)
“Q”阶段中的课题设定是发现问题后的必然产物,它需以“C”阶段的结果,也就是以你认为这是什么类型的问题来设定课题。
重温上文,如果在“C”阶段所认定的问题属于恢复原状型,那么出现在“Q”阶段的课题必然是以下当中的一个:
掌握状况
应急处理
分析原因
根本措施
防止复发
除非客户或上司有所特别要求,否则我们的课题一般必须依照以上所提示的顺序来一一讲述。道理很简单,比如说,你想处理根本措施的课题,那么你肯定得先分析原因,并对前面的课题有相当的了解。
这里存在这样一个问题,就是在该阶段,是要按部就班铺陈整套课题,还是只讲一两个课题?答案是依情况而定,个钟关键在于,接受者期待你讲到哪里。但有时候,虽接受者只是急着知道损坏的原因,但在你陈述上,对方可能接着追问;“那怎么去解决这些问题呢?”所以,很多时候,思考应周全,最好以全套的概念思考课题领域,以免当场考到。当然了,如果考虑周全了,有时候会给接受者意外的惊喜。
分享至此,需停下来指出一个需重视的点,那就是“SCQ”作为故事的导入部分,最好要用简短的语言来表达,让接受者很快进入状况,而避免给接受者造成“王婆婆的裹脚布,又臭又长”的感觉。不过,当你知道接受者对“SCQ”的认知、知识及理解不足时,你便应该增加解说的长度,这样有利于沟通。
Obstacle (克服障碍)
“O”这个阶段是故事展开的核心,篇幅应最长,因为该阶段是解决“Q”阶段所设定的问题,找回“C”阶段打破的安定感。
一个优秀的讲故事者,肯定会生动描述主角克服困难的过程。主角会深思熟虑,运用自己为数不多的有利条件,或各种意外不到的机遇等,做出艰难的抉择,明知危险却仍采取行动。而且,每一个优秀而伟大的讲故事者,还会处理主观期待与严峻现实之间所产生的内心深处的纠葛和挣扎。也就是说,在“O”阶段,主要的工作在于,如何提出评估替代方案,借由解决课题,取回主角失去的平衡。
当然,在提出应对策略时,要重点突出,聚焦在重要的一两点上,而不是什么方法都提出,这反而会淡化重点,甚至会让接受者决定不对问题的解决认识不够清楚,同时,也会让接受者不知如何抉择。
Resolution (解决收尾)
“R”阶段,就是故事的收尾。
它还有一个很重要的作用,那就是连接未来的展开,这也是我们谈到的“合要渊水”,结尾要简洁有力,欲言又止,同时意味隽永。
例如,你可以在“R”部分提示这样的信息:“在本次的提案中,我提及了恢复原状型问题的根本处理方式。未来,还应该要考虑到防止复发的部分。”也就是说,无论如何,只要有事情想留待下次说明或解决,都可以在“R”阶段提示出来。
【完】
希望这两次关于逻辑表达的分享对你们有帮助,同时,更希望大家能在日常生活或工作中,多有意运用或练习那些“用得着的”逻辑技巧,来锻炼自己的逻辑思考、,流畅写作以及解决问题的能力。
律途漫漫
法学理论烟酒僧、律师助理,更是奔跑在律途上的读书人。
在这里我们将会和你一起分享青年律师成长道路上的感悟和心得,向大家展示积极健康的工作状态和生活方式,不偏激、不愤青,有希望、有理性。
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