分类汇总
分类汇总在数据选项卡中
分类汇总可对数据进行分类,以及各种计算处理。
分类汇总的机制是把连续的数据做分类处理,因此分类汇总前,需要先对要分类的数据列进行排序,排序的目的是把分类项集中起来,将每一个类别的数据放在一起,否则无法进行分类汇总。下面举一个应用实例,我们要对表格数据按“日期”进行分类,并且对“贷方发生额”进行求和。首先对“日期”进行降序排列,然后在分类汇总选项卡中,分类字段选择“日期”,汇总方式选择求和,汇总项选择“贷方发生额”,下边的三个选项按实际要求选择,之后确定,我们可以看到,表格按照我们的预期给出了每个日期的“贷方发生额”总和。
数据有效性/数据验证
数据有效性,在excel2016及之后的版本里称为数据验证,在数据选项卡下。
数据验证功能可以检查用户输入数据的有效性,例如,在表格中输入身份证号码,我们需要限定用户输入18位数字在用户选定某单元格时提供输入提示
可以在用户输入有误时给出提示(如图中“出错警告”选项卡,读者可以自己试试)。我们也可以用数据验证功能,限定用户输入的内容,比如输入性别时,提供“男,女两个选项”,注意在序列中提供选项时,需要用英文逗号隔开。
我们也可以通过这个功能限定某个区域表格的输入法,读者可以自行尝试一下。
数据透视表
数据透视表是一种交互式的表,可以对表格数据进行各种计算,功能与分类汇总类似,但是功能比分类汇总强大的多。创建的方法很简单,在插入选项卡中,选择数据透视表,默认会选择全部有数据的区域,也可以连接其他工作表。
之后点击确定即可创建。我们可以看到,Excel按照表头的数据将表格中所有数据进行了分类汇总。同时打开了“数据表透视分析”这个选项卡,右侧可以选择对哪些数据进行何种操作,右下角的四个小窗口,里边的每个选项是可以拖动的,对于图中的表格,如果我们希望查看销售数量,将销售数量拖动到“值”中,选择求和项即可。我们也可以双击表格对应的列,查看更详细的数据,比如我们想查看图中广东的详细情况,双击打开即可。
数据透视表是一种可以跟随数据源表动态变化的交互式表格,只要点击菜单栏里的刷新即可随数据源变化。数据透视表功能强大,但使用起来很人性化,没有太多需要注意的地方,这里就不做详细介绍。