我从事行政工作多年，所在的公司在行业类首屈一指，每当提及我所从事的工种，他们会给出这样的反应：你干行政后勤啊，挺好的，很轻松也没什么压力，女人嘛不用那么辛苦。
实际上，这些看着是在打杂的行政工作哪有那么简单，没有普通的工作，只有普通的人。
过去，行政工作往往背负着“琐碎”、“打杂”的污名，实际上，看似流程枯燥、刻板的行政工作，也有很深的内涵——许多行政人员只是在按部就班地履行流程，按章办事，却往往难以透视普通流程背后更深刻的内容，因为，他们只是“裸眼”看行政，不懂得以“镜”看行政。
5月底，我去公司总部进行了为期1周的工作培训，同事分享了众多优质的经验，我对自己从事多年的行政工作再次有了深刻的反思和认知，发现了许多透视行政工作的“镜片”。
我们需要一个全新的思路来解决这些问题：行政人员们如何在新时代下发挥新的枢纽作用？如何提供优质的联络、传达服务？如何具备核心竞争力？
我认为，每个优秀的行政工作人员，应该为自己配上一副副“眼镜”，用不同的角度、眼光和态度去认知行政工作的细部。
一、用“望远镜”看行政，视野开阔，突破局限。
俗话说，“高瞻远瞩”，因此，要用“望远镜”来关注行政工作，才能突破一板一眼的流程，洞悉高层的决策意图，精准提炼下层的诉求和意见。
我的同事Ada提供了这样一个范本——在日常的文件整理、资料归集工作中，她并不是把大量资料原原本本地呈上，而是对资料进行了一些梳理和归类。比如，下级部门的会议记录，常常是千头万绪，篇幅庞杂，她就找到其中的核心观点、主流意见以及其它最有价值的部分用小标题、重点符号进行标注，为上级领导查阅时提供更明确的参考。
在各种非正式与正式场合中，上级领导不经意的一句话或一个指示，往往就隐喻了更深层的战略意图，Ada也能及时在内心中进行消化。
而下级部门呈上来的资料，往往隐含着更为深层的讯息和立场，可能间接指向部门运营状况、业务开展进度等关键信息，她总是能快速识别——透过现象看本质，对整个公司的运营系统建立了一套内心的“表格”。
她还有一个处理文件的个性化法则，会给各级部门设计一个标准的范本、统一格式，要求下级部门在传输文件和资料时遵守格式，这样，就便于她在终端整理时提炼重要信息、编制标题目录、做好页码标注，这样，领导拿到厚厚一本资料时，打开这个清晰的目录就可以迅速的判断自己需要的东西，根据大标题、详细页码有选择性的查看自己感兴趣的东西，省时省力。
为什么Ada能把简单的文件整理工作玩出这么多“道道”？
因为她为自己配置了“望远镜”，没有对业务流程的深刻理解，没有对公司上下级运营方式的宏观判断，没有通过局部看整体的深刻领悟力，又怎能把繁琐的文件工作进一步细化、整合，使上下级讯息传达更完整高效？又怎能独创一套别致高效的文件传输操作规范？
即使你只是转发通知，也不要简单的只做“发放”这样的机械动作，要适度了解文件的实质，积累相关信息。常常看似跟日常工作无关的内容也许某一天就是我们做出决定或是正确判断的关键，需要去积累，去融汇贯通。
对于这些工作，虽然一开始需要想得多一些，做得多一些，感觉累一些，但当标准习惯形成，大家都遵照执行的时候，一切都会变得更顺畅、更精炼，更轻松，收到的效果不言而喻的。
二、用“显微镜”看行政，事无巨细，百密不疏
行政人员通常会被别人戏称为“管家婆”，譬如一个大型活动中的接待部分，打打电话，通知相关人员，考察一下需要就餐住宿的酒店，提前点好菜品，安排好娱乐活动……这是多么简单的事情啊，似乎毫无技术含量，任何一个人都可以做到。但是，细节决定成败——只要有一个环节没做到位或者顾虑不周，也许就会出重大纰漏会让活动成效大打折扣。
我们要用“显微镜”来看待行政工作，即使要当“管家婆”，也要当一个无微不至的“管家婆”。
面对这么多纷繁复杂，可控不可控的因素，唯一的处理办法就是，许多环节我们需要反复确认，许多事情需要提前准备，需要我们把接待的对象当作一个毫无自理能力的婴儿去对待，为他们细致的考虑，具体到吃、喝、拉、撒、住、行和感受……洞悉各种细节的“显微镜”，行政工作者应当时刻配置。
比如，我以前在负责接待工作时，遇到不熟悉的场地，就会提前一天去实地考察酒店附近的停车位、交通状况，甚至还把路线精确到“从停车位到宴会厅怎么走”、“打车打到什么位置”、“如何辨认现场工作人员的标识、领取何种入场凭证”等等，这样以来，客人就会有“宾至如归”的贴心感受。
相较之下，有些人的接待工作却相形见绌。
我以前的老板埃米告诉过我她的一个经历，有一次去外地参加一个活动。结果对方只是把酒店地址或简单的导航路线发过来就草草了事，没有兼顾到她“人地生疏”的实情，以至于有时出现“已经在停车位，但耗了半个小时还没有进入宴会厅”这样的“杯具”，这就是没有使用“显微镜”看行政工作的后果。
三、用“散光镜”看行政，发散思维，专业延伸。
行政工作特别需要“发散思维”，从已有的信息出发，尽可能向各个方向扩展，不受已知的或现存的方式、方法、规则和范畴的约束，并且从这种扩散、辐射和求异式的思考中，求得多种不同的解决办法，衍生出各种不同的结果。
这，就是用“散光镜”看行政。
当上级领导在发出一个指令的时候，我们得让自己成为有思想的行政人员，而不是只会接受指令的机器人。要用“散光镜”来看待问题，让自己的思维随着事物的进程多方面考虑，有延伸性。
如果没有收集相当多的信息资料，就很难做出明智的判断。没有人天生就拥有明智和审慎的判断力。我们通常会惊讶于领导做出的重大决定和我们所想的相去甚远，实际上正是因为领导没有停留在事物当前的状态，他们通常会根据多方位的综合兼顾，对未来有所预测，才会做出决定。
以我的日常工作为例，平日需要处理大量的广告业务合同，经过一段时间的操作我发现，把收到的合同交给其它部门审核后，不能仅仅只依靠别人的意见，许多次即使到最后盖章阶段也会出现各种偏差。
通常是文字表述、价格计算或是书写错误、缺少报告、缺少证明函件，甚至存在越级审核的现象，虽然相关部门已经审核过，但上述问题依然未能完全避免，增加了公司的风险因素。即便是后期发现做各种修改，也会影响到业务进度，重复作业。
随着自己对业务合同的熟悉程度，我会尽量了解相关法律条款、公司经营政策、业务规定等知识，在工作范畴外，增加自己的专业技能，掌握一定的判断能力，及时发现和纠正错误，保证公司利益的同时也提高了自己工作专业性。
四、用“多棱镜”看行政，多面视角，及时总结。
行政工作中，有时会遇到“隔部门如隔山” 的问题，比方说，行政部门可能不了解业务部门、策划部门、财务部门的意图，而实际上，各部门之间是有机联动、藕断丝连的，行政人员不能固步自封，应当使用“多棱镜”去认识各部门的关系。
行政工作虽然零星繁琐，但也并非无章可寻，只要善于观察和总结，总会找到规律法则，用同一方式批量解决出现的问题。例如行政工作中的文书、合同和公章管理，因为类型多，所以经常需要各种各样的公文函件，为了便于识辨、判断，我们可以对所有的类型加以归纳和总结，整理出标准版本，供各部门的员工参考使用。这样即方便员工，也便于自己审核，更加规范了文书管理，事半公倍。
五、用“平光镜”看行政，放低身段，自我肯定
在行政部门的人才构成中，有一些是具有名校背景的高学历人才，另一些则学历不高——但学历未必和能力成正比，在注重细节和实操的行政部门，更需要抛却“学历高”的优越感和“学历低”的自卑感，以平等的身段对待工作——因此，自恃“学历高”而“俯瞰”同事，或者因为“学历低”而“仰视”同事，都是不恰当的，应当换上一副“平视镜”，客观看待自己和他人的优势所长。
一些高学历行政人员对行政工作有“瞧不起”的心理，有“好高骛远”之嫌。
其实，这是对自己职业生涯规划定位不清所致。
在现今的职场环境中，大多数人不可能一步到位达到自己的所期望目标位置，我们需要积极进取，需要有远大的目标，但更需要脚踏实地，兢兢业业。我们的成长和进步需要一个长期积累的过程。但无论自己是从何种环境出来，做好眼下的工作是必需的。如果认为自己有非凡的才能，那么首先把目前的事情做好，做到别人所不能达到的程度，更能彰显自身的本领。
高学历人才应当用自己的学识、智能，在普通的行政工作中实现超额、超量的效果，或者发挥创新精神，改造、突破常规的行政流程，独创更高效的行政操作手段；而低学历人才也无需妄自菲薄，可以利用自己社会经验多，见识较多阅历较广，洞悉“中国式人情”等方面的特点，在行政工作中发挥“情商”作用。
无论何种背景，何种出身的行政人员，都要明确，行政所需要的能力远非我们想象的那样简单，社会分工并无高低之分，我们所处的行政岗位并不会低人一等。当面对别人的质疑甚至是冷嘲热讽时，需要调节好心态让自己对工作有个清晰的定位，最重要是拿出一个优秀的行政人员该具有的水准和素质。
能把行政工作做好的人，社会上大部分工作也将能做好。
