对我来说,所谓的笔记术并不是用来记下别人说的话,而是用来整理自己的思绪”
日本管理大师大前研一曾这样形容他对笔记的看法。
你是不是认为你已经过了用笔记的年龄,学生才用笔记整理知识,提高效率呢,如果你这样想,那你真的是浪费掉了笔记的最大作用,在麦肯锡管理咨询专家们看来,笔记最大的作用不是记录,而是思考的武器,是解决问题的工具。
提到麦肯锡大家肯定都不陌生,1926年创立,全球最著名的管理咨询公司。麦肯锡公司的成功源于他们高效解决问题的能力,他们高效的工作方法成为人们争相学习的职场技能,金字塔写作原则、MECE分析法都源于麦肯锡公司,而《麦肯锡笔记思考法》则是介绍的麦肯锡笔记术,一个能解决问题的笔记。
《麦肯锡笔记思考法》作者大岛祥誉,麦肯锡顶尖咨询顾问,美国杜克大学福库商学院MBA学位。大岛祥誉从做笔记应该有的三种心态出发纠正了人们对于笔记的误解,详细的介绍了在解决问题的过程中我们应该如何使用笔记,总的来说用到了3种笔记:横线笔记、方格笔记、麦肯锡笔记,只要在解决问题的每一个过程中选择相应的笔记,我们就能高效的解决问题,随后大岛祥誉还介绍了提高思考力的技巧,帮我们锻炼思考能力。此外,书中还提到了整顿内心、自省的笔记,能帮助我们更好的管理情绪、更好的认识自己,这一部分还蛮有意思的,自问自答,我试了一下效果不错。
《麦肯锡笔记思考法》一经出版就在日本狂销25万册,看来麦肯锡的魅力真是无人能挡啊,那麦肯锡咨询人员都是怎么利用手里的笔和本子解决问题的呢,我们来一探究竟。
首先:树立正确的做笔记心态:边思考边做笔记
我们做笔记有两个非常不好的习惯,在做笔记的时候大脑处于游空状态,只是机械的记下内容,大脑并没有参与思考;另一个是不管有用没有用,先把听到的记下来再说,我们总以为记下来就会回头去看,但是然后呢,然后就没有然后了。
人的记忆分为两种:大脑记忆和动作记忆。动作记忆是除了大脑外身体也参与了学习,比如学骑车,再比如打乒乓球,动作记忆触发和控制的脑回路比较多,一旦动作被记忆很难被忘记。我们看《最强大脑》那些脑力选手在记忆一个东西的时候,总是发动身体各个感官,从声音、形状、触觉等全方位去观察也是这样一个道理。所以做笔记的时候要边做边思考,因为有手的动作参与,记忆更加深刻,思考更加可视化,可以随时激发解决问题的灵感,而不是只写不思考,也不是只在脑中想而不写下来。
此外,作为职场人士的我们做笔记也要有目的,因为知道终点所以不会跑偏,也知道合理的取舍,你的终极目的是为了解决问题,所以写的漂亮,工整都不是重要的,最重要的是整理思路,是为了解决问题,不要太在意形式,更不要只是为了做笔记而做笔记。
用故事线思考是麦肯锡笔记思考的关键点,在大岛祥誉看来,笔记不是为了记录过去而是展望未来,所以在记笔记的时候不仅记录下过去发生了什么,更重要的是接下来怎么做。故事线思考是围绕你的最终目的讲一个故事,这个故事的情节就是从发现问题到你最终解决问题都发生了什么。
我们举一个例子,领导让你解决员工会议沉闷的现象,你的目的是让员工会议活跃起来,那你开始用笔记思考的时候就要围绕这一目的来做笔记,你通过自己观察,通过询问与会议有关的人员你会找出很多原因,那你如何从众多的原因中找到最本质关键的那个,围绕本质原因提出假设,如何做可以让会议不消沉,最后给出解决方案,故事线思考就是你要有给老板讲一个故事的意识,这个故事就是如何让死气沉沉的员工会议重新焕发活力的魔力故事。
在刚开始记笔记的时候利用故事线思考,一来可以让你有个大局观,二来可以验证发现问题后你提出的假设有没有可说服性。
其次:解决问题的笔记:3个笔记+4个步骤
树立了正确的笔记思考心态后,接下来我们看一下解决问题的笔记是如何做的。
麦肯锡公司解决问题的笔记用到了三种:横线笔记、方格笔记、麦肯锡笔记。按照解决问题的四大步骤:发现问题本质-提出假设-验证假设—提出解决方案每一个步骤中分别选择相应的笔记,就能让我们发现问题的本质,让思考可视化,在任何情况下都能找出真正有效的解决方案。
在发现问题本质的阶段,需要尽可能搜集更多的信息。这个时候我们就需要用到横线笔记,方便一条条把收集到的信息逐一排列,视觉上横线无线延伸,思维不设限,这个时候信息不做筛选,避免因为主观问题遗漏关键信息。这一阶段需要按照问题根本所在、原因、对策分类收集到的信息,修正我们的认识偏差,精准定义真正的问题。
在提出假设和验证假设的时候我们需要利用横线笔记和方格笔记。方格笔记也是市面上普通的方格笔记,对发现的本质问题作出如果这样做就好了的假设,按照事实、解释、行动分组整理信息,在提出假设阶段我们就要用到上面说的故事线思考,提出解决方案的整体设计图,用方格笔记可以让我们始终围绕做出的假设分析整理,避免思维跑偏,更加有利于整理思路和分解问题的结构,还可以提高关注相关信息的意识,并对提出的假设列一个提问列表(用横线笔记)保持追问的态度,进一步验证假设的合理性。
最后把找出的答案,问题的解决方案用最明确简洁的方式表现出来,利用加重号的形式结论先行,加重号就是给别人提示这是最重要的内容的符号,然后在结论下面展示出论据和理由,这就是麦肯锡笔记,一目了然,别人知道你的结论以及结论是怎么来的,关键是别人可以知道下一步的具体行动。
上面提到的员工会议消沉的情况,我们可以先利用横线笔记记录收集下所有你掌握的信息,再用方格笔记就你找到的本质问题提出假设,验证假设,最后用麦肯锡笔记将你提出的解决方案展示给老板看,利用了一个图表,一条信息的方式进行具体的描述,这样很简洁大方,老板也能一眼看出你的解决方案是什么,能很清晰的看出你的思考过程,一目了然,老板也知道具体的行动步骤,很方便。
第三:笔记术的技巧:提高笔记思考的质量
知道了怎么用笔记帮助我们思考后,关键的问题是如何提高思考能力。再找出真正问题和提出假设这两个阶段,所有的结论都不是凭空而来的,需要我们火眼金睛从众多的信息中筛选出来,如果前面的问题的本质没有找出来,那么我们后续所有的工作都是无用功,所以如何提高思考力是关键。
除了多查阅相关资料,多向有经验的同事长辈们学习沟通外,我们需要用笔记来锻炼我们自己的思考能力。
在这里分类是很好的办法。做笔记的时候刚开始为了解决问题我们需要先想到什么就写什么,但是写完以后我们就要进行分组归类,这样有利于我们从杂乱无章的信息中找出头绪来,这是整理思考的基本方法。举一个简单的例子,你需要去超市购买东西,要买的东西很多你总是忘记,但是这个时候你用笔记分类整理下需要购买的东西,按照水果、蔬菜、洗化用品等分类,你要买的东西就不会忘记,而且会很有条理。
除了利用分类法整理思路以外,大岛祥誉还分别列举了利用矩阵寻找核心突破口,利用商业模型逐一对流程查找原因等方法,这都是公式化提高思考力的方法,更有利于我们将思考可视化,利用笔记清晰的理清思路,避免遗漏和死角,让我们更加高效,提出更加有效的解决方案。
这就是麦肯锡利用笔记思考的思路,在我们还没有头绪的时候,利用流程化的步骤和方法可以帮我们更好的思考,寻找解决问题的突破口,而这就是笔记的作用,是帮助我们思考和解决问题的工具,不要太相信你的脑子,其实它有时候也很乱,我们总以为思考只会用到大脑,大脑有时候也会迷路找不到出口,我们需要画一个路线图让它更好的找到出口,有时候光想是没有用的。