6月初，公司计划本月下旬在郑州城市举办一场大型商务会议，人数在300多人，于是在上周前往郑州去选择会议用酒店，整个过程耗时三天，期间出现了一些意料外情况，但总算是顺利的完成了任务。
梳理了一遍整个过程，根据多次大型会议经验总结出来希望能对你有些帮助，其中涉及到一些方法论，希望能在以后其他的事情中能对你有帮助。
一、利用黄金思维圈，先想把事情想明白。
黄金思维圈，即 what， how ，why。
首先我知道这是一场人数众多的商务会议，清楚的了解整个会议流程，举办此次会议的目的是为了提高客户对于公司的信心，振奋士气及全国大型活动贯标及启动大会，那么肯定就要用大气的酒店，大型的会议室，较高标准会议接待等等。
PS：在你选择酒店前，你要清楚的知道为什么要做这样一场会议，希望达到的目的是什么？并且要清楚明白整个会议流程。
二、定必要项目，列必要要求
根据会议具体情况，确定需要酒店提供的项目，并每项列出具体要求。
定项目：1、会场2、客房3、餐饮。
具体要求：
1、会场
（1）会场不管是课桌形式还是岛屿形式可以容纳至少300人。
PS：一般的会议座位形式有三种形式：课桌形式，岛屿桌形式，剧院形式300人如果是课桌形式，需要至少500平米会议室，如果是岛屿桌形式至少需要550平米会议室，如果是剧院模式至少需要300平米会议室（具体容纳多少人需要根据会议现场来定，和会场是否有立柱，异形等有关系）
（2）会场内高度不得低于4米
PS：会场的高度对整个会场的气场起着非常重要的作用，因为会议的目的为振奋为人心，所以必须要求会场大气。即使是一般的培训会议也不建议采用太低高度的会场，不然太过压抑，不利用氛围大的调动，场域不好把控。
（3）会场内不得有柱子
PS：最好的会场就是内部一根柱子都没有，有柱子不但会容易遮挡部分人实线，而且演讲人也会受到较大干扰，场的能量容易散开。尤其是大领导上台演讲三个小时，更不能有柱子了。
（4）会场尽量为方形或者短长方形
PS：最好的会场是方形或者类似于方形，如果会场为异性或者长条形，座位的摆放就会比较困难，而且显得会场比较凌乱。圆形的会场也是一种很好的会场，适合相对比较严肃的会议，中国人也讲究天圆地方。
2、客房
1、房间首先要干净整洁
PS：房间干净整洁是第一位的，毕竟是休息睡觉的地方，这个你一进房间就是可以看出来的。
2、房间的配套
PS：床垫要躺下试试，毕竟床垫的好坏直接关系着入驻体验及睡眠质量。（如果是4星或者4星以上的酒店可以不用试，一般都不会太差的）还有就是房间的整个风格是否符合参会的客户，还有就是卫生间淋雨，马桶，电视等设施也要仔细看下。
3、餐厅要能容下300人就餐
PS：因为人数较多，为了方便用餐和适应每个口味我们采用的是自助，并且要有单独的可以隔开的用餐区，因为自助是按照人数收费的。
会议用餐一般分为两种：自助和桌餐，具体选择哪种根据具体会议情况而定。
以上就是对于会议需要项目的具体要求，除此之外还有其他的一些要求。
三、非必要其他要求
1、五觉系统选择标准
五觉选择系统：味觉，听觉，味觉，视觉，触觉
我们对一个地方好怀的初始评判，五觉的体验起着至关重要的作用。
如果一个酒店从进入大堂的那一刻就扑鼻而来清新的香薰味道，同时耳边响起动听的音乐，放眼望去酒店整个大堂宽敞大气，整洁，干净，酒店服务人员形象好，专业，热情等等，你是一种什么样的感觉，很舒服有没有。
如果一个进店从从进入大堂的那一刻就扑鼻而来饭菜味道或者老旧的味道，同时耳边响起嘈杂的声音，放眼望去酒店整个大堂窄小，不整洁干净，酒店服务人员礼仪不到位，冷冰冰，你是一种什么样的感觉，很闹心有没有。
PS：选择酒店五觉中最重要的就是味觉，视觉，听觉。不管你在酒店的那个空间都要弥漫着香气，动听的音乐才好。
2、酒店周边环境
周边环境不要太嘈杂，尽量不要有太多娱乐场所，尽量选择周边环境安静一些的场所。同时查看酒店的停车位是否充足。
3、酒店交通
尽量选择交通便利的地方，例如靠近高铁站，飞机场，地铁站等等。
四、收集资源，走访调研
选择什么样的酒店及需要的要求现在都已经搞清楚了，那么接下来就要收集酒店资源，制定酒店调研计划。如何搜集符合要求的酒店呢，这里要用到一些工具。
使用工具：百度地图，高德地图，携程，会小二等等。
首先利用会小二（一款专业的活动场地资源app）精准搜索符合条件的酒店，接下来在百度（高德）地图搜索该酒店并且找到酒店电话，然后拨打酒店电话进行咨询。（一般网上都是留的酒店前台电话，而一般酒店的会议洽谈由销售部负责，所以打通电话以后让他们转接销售部或者让销售人员联系你）
最后安排好路线，一家一家的去到酒店进行考察，结束以后让酒店销售做一个报价单在发送给你。
PS：一般来说在酒店做销售的人员都互相认识，对本地的酒单都比较熟悉，他平时也会互相介绍客户。所以你每到一个酒店看完以后，要问酒单销售还有哪些符合要求的酒店帮忙推荐，一般他们都会很热情的帮你推荐的，这样你就又获得了很多的资源。
五、排除挑选，最终确定
每次到了做选择的时候就是最纠结的时候了，一会觉得这个酒单的大堂宽敞，一会又觉得哪个酒单的周边环境好，那么如何找到一个最优解呢？也就是如何做选择的问题，这里有一个方法。
你通过反复询问自己，这次会议哪个项目是最重要的呢,会议室？大堂？餐饮？周边环境？交通？。。。等等。
找到你们本次会议对于整个会议最终效果影响最大的那个点，也就是你的最必须条件，然后在选出来第二个重要条件。
例如我们本次会议，对会议最终效果影响最大的就是会场了，其实就是酒单大堂，因为几乎所有时间都在会场，而且又是以振奋士气为主的，所有场域好的会场和大气的酒店大堂就在至关重要了。
PS：再其他事情的选择上，当选择困难时，都可以在纸上把必要条件列出来，然后进项排序，可以帮助你做出更好，更快的选择。
六、其他注意事项小贴士
1、在确定酒店前，不要在酒店让销售人员请吃饭及其他好处，所谓拿人手短，吃人嘴短，会影响你做明智决策。（如果你是要吃回扣的那这篇文章就不用看了）
2、合同细节要确定好，例如酒店房间提前多久可以最终确认，首付款多少等等。
3、学一些谈判技巧还是必要的，不要在调研室就说着这好那好的，尽量只发表客观描述语言。
4、到了当地可以租车一辆，方便调研，比来回打车要优惠的多。
5、还有其他需要了解的可以联系我。
我是青锋，很高兴认识你，如果有任何疑问可以在留言区交流，谢谢！
