工作中,实用EXCEL的三板斧

三板斧走天下

不知不觉工作已经满四年了,工作中接触最多的是处理来自各个方面的数据,然后整合这些数据,最终给出处理后的结果。渐渐从一个“表盲”成为一个的“表哥”,虽然这个过程中学到很多,但是想想自己用到的主要也就有那么三板斧。

且看第一板斧,VLOOKUP

话说这第一板斧,可是提高了不只几倍的工作效率。“表哥”第一次用VLOOKUP也是百度了好久,当时接到的任务是对比连个表之间的差异,或说如果连个表的数据是几个或者十几个的时候,平常人两个表之间来回看,几分钟也就看的差不多了。数据量再多点,在百、千个的时候,我们也可以用两个表按相同的排序规则排序,两个表放在一起对差异。但这样效率相对用VLOOKUP来说,效率还是差很多。说了这么多,接下来就一起见证VLOOKUP的神奇之处吧。

VLOOKUP是EXCEL里的一个函数,它一共有4个参数,也就是由4个输入变量,它的输出是由这4个参数决定的。它在表格里的样子是这样的“=vlookup(参数1,参数2,参数3,参数4),“参数1”可以是字符串或者一个区域,“参数2”表示的一个区域,“参数3”是一个数字,“参数4”是精确匹配‘true’或者模糊匹配‘false’。它本身的含义是查找“参数1”在“参数2”所表示的区域内对应的那一行记录,并返回在“参数2”区域内的这一行的第“参数3”个记录,“参数4”表示要查找的“参数1”和查找的区域“参数2”的匹配方式。

VLOOKUP的简单使用

如上图所示,我们要查找E2里的内容“张二”在A1:B5区域内张二对应的年领,在F2中我们可以看到用的公式VLOOKUP的四个参数分别是“E2”“A2:B5”“2”“FALSE”,这个公式的含义就是,精确查找(false)E2的内容在A2到B5区域内的数据行,并返回这一行的第二列的值,即22。

接下来我们说下他的应用一,对比两个表之间的差异

蓝军与红军人员

对比蓝军和红军的差异

如上图,首先给蓝军和红军都加上标记,方便我们用VLOOKUP。然后在C2单元格输入D2所示的VLOOKUP公式,然后从C2一直向下填充该公式到C11。同理,在I2单元格输入J2所示的VLOOKUP公式,然后从J2一直向下填充该公式到J10。这样我们就可以根据公式的结果,看到蓝军比红军名单里多了“张五”和“张六”,少了“张十一”。


第二板斧,数据透视表

需要汇总蓝军每个人的武器数

工作中会遇到对数据的分类汇总。我们通常的做法是用“数据”选项卡里的“分类汇总”来处理,这个需要我们先将数据按顺序排序,然后再分类汇总,最后再筛选出汇总的行,并把这些数摘出来。需要汇总蓝军每个人的武器数。这样处理起来比较繁琐,而且当数据量比较大时,处理的时间也变得漫长。用数据透视表效果就不一样,分分钟解决汇总的问题,即使数据量大也会很快的反应。

用数据透视表来汇总数据

如上图,使用数据透视表,我们只需要在“插入”选项卡中选择“数据透视表”,表区域中选择我们要汇总的数据区域,数据透视表的放置位置,我们可以选当前表的某个单元格,也可以选择放置在新的工作表中。

数据透视表处理的结果

插入数据透视表之后,会在表的右侧出现数据透视字段,在字段中我们可以看到两列数据的标题“姓名”和“武器数”。将“姓名”字段选中并拖到下方的“行”区域,将“武器数”字段选中并拖到下方的“值”区域,这样汇总的数据就会出现在放置数据透视表的单元格上,秒秒钟解决数据汇总的问题。

第三板斧,宏和VBA

上面的两板斧都是解决工作效率的问题,让工作变得简单轻松。这第三板斧也不例外,宏和VBA是使用者编好处理数据的程序,让工作自动进行。比如我们要汇总十几个同样格式的excel文件,如果我们一个一个的粘贴要费好一阵功夫,还不能保证粘贴的完整性。用VBA编程就可以解决这个问题。从百度中我们可以搜到以前大神们编号的程序,我们从中做适当的更改便能为己所用。鉴于我对这第三板斧的造诣还不够,在这里就先不做过多的介绍了。

编后语:

文中提到的VLOOKUP和数据透视表在具体的使用中还会遇到一些具体的问题,比如数据的一致性不一样,两个数据之间只是差几个空格,vlookup和数据透视表往往就不能达到我们想要的结果,这个时候就需要我们结合其他的函数(如:trim、left、right等)来事先处理好数据。在使用公式时也会面临“相对引用”和“绝对引用”的问题,需要认真的思考和选择。在这漫长的、坎坷的走向“表哥”的道路上,当然也有秘诀,那就是百度,无论是搜索你的问题还是在百度知道上提问,你遇到的问题别人也会遇到,只要不懈的探索,问题终会解决。

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