作为一名职场新人,经常会有这种感受:
1.整天忙忙碌碌,却总感觉有很多事情没做完
2.工作时,老板突然给我加工作会很烦躁
3.工作常常忍不住看手机
4.买了很多书、收藏了很多别人总结的干货,却永远没时间看
如果上面几条你都感同身受的话,那你可能是自己的时间管理方法出了问题。
而我最近看的一本书——《小强升职记》,虽然名字很土,但书中的时间管理指导方法系统且容易上手,如果让我推荐一本职场新人必读书籍,那非它莫属。
目录:
一、掌握时间(记录时间)
二、找到自己的职业价值观
三、规划时间(时间管理方法)
一、掌握自己的时间
《小强升职记》的时间管理导师老付将我们的工作时间划分为三类:集中精力工作、无意义浪费时间、真正的休息。
无意义浪费时间的内容包括打开浏览器漫无目的地乱逛;和同事联机打游戏;在办公室侃大山;烦躁不安等。
其中主角小强通过记录时间,发现平时自己出于无意义浪费时间中的比例高达70%以上,而这些无意义浪费时间让我们陷入“时间黑洞”,所以如何避免陷入时间黑洞成为掌握时间管理方法的首要问题。
老付交给小强的方法是连续5个工作日,每隔1小时记录下自己的时间使用情况。
记录时间日志的好处:
1.每小时提醒自己珍惜自己的时间
2.充分地掌握自己的时间,避免轻易原谅自己
3.分析自己时间的投入与产出
4.找到你的最高效时间段
在我们完全掌握自己的时间去向之后,接下来大家可以开始尝试一种最简单的提高工作效率的方法。
老付工作四步法
第一步:将所有的任务放入工作篮,不论是谁在什么时候交给我的任务,统统放进工作篮里。
第二步:将可以置之不理的任务清除掉;将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来;将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。
第三步:将需要在特定日期处理的事情写进日程表;将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒;将需要现在处理的事情摆在办公桌上。
第四步:在自己最高效的时段,做最重要的事情;其他的事情也做合理安排。
二、找到自己的职业价值观
上面我们讲到掌握实践的目的是提醒自己珍惜时间,找到最高效时间段,并且在这个时间段做最重要的事。
可是对于现阶段的我们来说,什么是最重要的事情?
假如现在同时有两项任务同时向你扑过来,一件是解决一个公司所有人都没办法搞定的技术难题,另一件事情是主持一个新项目的管理工作,你选择哪个?
没有正确答案,这是一道开放题,但到底选择哪个任务的关键取决于你现阶段的职业价值观。
职业价值观的作用就在于可以帮助我们在处理事物时更加得心应手,减少你的选择困难症。
所以你在工作中是最需要的是成就感,薪酬,还是创造性?
如果你现在还不了解自己,可以去网上搜索《职业价值观自测量表》,其中包括52道题分别代表13项工作价值观,可以帮助你对自己有一个更清晰的认识。
三、管理自己时间的关键方法
1.四象限法
帮助你判断事情的轻重缓急,并告诉你如何做出有针对性的处理
四象限法将工作按照“重要”和“紧急”两个维度划分,基本可以分为:重要且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要且不紧急。
但这里有一个关键问题,我们需要以自己的职业价值观来判断事物的“重要”和“紧急”,然后才能把各种杂事分别归类放到这4个象限。
所以对自己的职业价值观有一个清晰地了解,相当于为自己管理时间打通了任督二脉。
接下来老付又分享了他处理四象限事物的原则:
第一象限:没什么好说的了,立即去做!我们工作中的主要压力就来自于第一象限,我们生活中的主要危机也来自于第一象限。第一象限就是一片雷区,我们进入这个象限的次数越少越好。
第二象限:有计划去做!我们应该将时间投资于第二象限,不能因为它是不紧急的就不去处理。我们应该在第一时间对它进行任务分解,并且制定时间表;然后我们每次投入很少的时间,就可以完成一项庞大的任务,就像储蓄一样,每天投入1元钱,好像做不了什么事,但是坚持一段时间之后,就可以做成大事。
第三象限:交给别人去做!我们应该清楚地认识到,第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头。这个象限里的事务最好能放权交给别人去做,或者通过委婉的拒绝减少这类事务的产生。
第四象限:尽量别去做!这是一个用于缓冲调整的象限。当你疲惫的时候,可以通过做一些不重要而且不紧急的事情来调整一下心态和身体,但是你不能在这个象限里投入太多的精力,否则你就是在浪费生命了。
2.时间投资法
将大量的时间投资在最重要的事上,坚持做
原则:
a.少就是多。时间管理的目的是为乐充分利用时间来创造出最大的价值,顾名思义,时间投资法就是让我们将大量的时间投放在任务清单中我们准备最充分,对自己最重要,最迫切完成的一项。
b.押大赌注于高概率事件上,当你坚信遇到可遇而不可即的大好机会上时,唯一正确的做法就是大举投资。
c.耐心等待不要担心短期波动。我们在决定做一件很重要的事后,一定要坚持做下去。
3.脑袋里只装一件事
学会分解目标,理清楚“项目”和“行动”的定义
我们在做很多需要创意型、思考型工作时,拿到任务的第一时间总会有无从下手的感觉。我们也知道可以对项目进行分解,大目标划分为小目标,但效果甚微,这是为什么呢?
在说明原因之前,我想先跟大家分享一个画马的教程。
看到上面的教程,你学会怎么画马了吗?(微笑)
回到我们分解目标的问题上来,我们划分目标的目的是为了将难以解决困难揉碎了变成我们可以接受的“下一步行动”,从而能让一头雾水的大脑能够清晰感受到我们下一步该做什么。
但画马教程中,最后添加一些细节的那一步只是让困难从如何画一整只马,上升到如何画马头、马身、马尾、马屁股,困难反而变得更多了。
所以如何正确的将一个复杂的项目转化为一个个简单的“下一步行动”是关键。
书中老付分解目标的原则可以给我们借鉴:
a.分解的行动一定以动词开头。一个好的‘下一步行动’应该是以动词开头的,比如‘打电话给某某’、‘准备会议资料’、‘回复E-mail’,等等。以动词开头才能保证它具有可执行性。
b.行动的内容清晰。比如‘准备会议资料’,虽然是动词开头,但是描述得不是很清晰,‘需要准备哪些资料’、‘几点开会’、‘会议上要提出什么问题’,等等,这些东西还需要我们在行动之前一一落实。
c.描述结果。比如‘早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划’,这已经算是一个不错的‘下一步行动’了,但是我一直强调对结果描述的重要性,也就是说,我们要在任务开始之前就对想要的结果进行描述,描述得越清晰,产生的能量就越大。
d.设定开始时间、周期、最后期限。在设定了这三个和时间有关的属性之后,你就可以更加合理地安排自己的时间,把握行动的进度,照顾别人的时间。
3.衣柜整理法
时间管理的五个水平流程:收集、处理、组织、回顾、行动
a.收集一切引起我们注意的事情;
b.加工处理后,确定它们的实质以及解决方法;
c.组织整理得出的结论;
d.把它们列为我们行动的选择方案;
e.行动。
收集事件当中的一些原则
a.从最上面一项开始处理,每一件事情都必须获得均等机会的处理机会。
b.一次只处理一件事
c.永远不要再放回收集篮
对项目清单进行周回顾回顾很重要
a.回顾你的未来清单:看看这个清单里有没有可以行动的项目,比如说想去旅游,看看最近有没有假期
b.回顾你的项目清单:把项目清单拿出来好好地看一看,自己下一步应该做些什么?现在项目的完成度是多少?项目要取得什么样的成果?
c.回顾你的待办事项:有没有你已经做过还没来得及划销的任务?清单上的那些待办事项是否在特定的时间执行?是否可以写入日程表?
d.重新审视自己的目标,当回顾自己的目标时,总会加深印象,坚定信心。
当然上述只是以整理的形式帮助大家快速了解整本书的重点,书中主要还是以小强和老付两人对话的形式引出对时间管理方法的思考,可读性很强,非常推荐大家阅读。
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