听友们不知道有没有遇到过这样的场景:
- 明明知道衬衫西裤看起来更职业,可是今天那么热,不如放松一下,穿着大短裤和那件宽松的T-shirt就去公司了。偏偏碰上今天HR的老大从美国飞过来,他订的会议室就在你旁边,来来往往都从你身边走过,你出于礼貌在碰面时还打了招呼,可是内心却暗自懊恼:就放松了这么一天...
- 一份报价书的截至日期比平时要求得短了三天,你昏天黑日地忙了一周,加班到深夜好几天,总算把文件弄得七七八八了,剩下一点收尾内容等着隔壁同事发过来就可以完稿了。喘了一口气,刷会儿微博发会儿呆吧。正在神态游离之时,总经理正好步履匆匆从你身边走过,看到颓废刷机的你皱着眉头投过来一个眼神。你心里暗自懊恼:忙了一周多了就这十分钟偷了个懒...
- 一项跨部门协作的工作内容,你在准备会议时脑子里迅速过了一下,这是一个展现能力的好机会,我应该主动要求挂帅!于是争取来这个项目经理的角色,尽管老板对你提出的完成时间稍有迟疑,你抬头挺胸许下承诺:保证5天内完成!可是刚开始执行你就发现困难比自己预想的要大很多,并且几个关键节点都会卡在其他部门同事手中。即使自己拼尽全力,到了周五依然无法完成任务。怎么办呢?是现在就告诉老板?还是我昏天黑地忙上五天,到时候能做成什么样就那样就差算了?
这些小小的例子也许场景和细节略有不同,但因为一个小小细节的不到位,导致自己原本好意、一直付出的努力、原本可以安排得更好的计划最终取得的效果与自己的期望值差之千里,心里难免觉得委屈。可是凡事总有两面,咱们换一个角度来思考,你已经为这项工作付出了那么多的努力,为什么会允许自己在一个小细节上放松,而给自己带来了不必要的麻烦呢?
今天,咱们就来谈谈职场自律这件事儿。
如果用上面的几个小例子来说咱们自律不够,我想有的朋友是一定不服气的:我不是起早贪黑,加班加点、认真负责了吗?就是一个小小的不注意,怎么能说我不够自律呢?
在这里我想说明的是:自律,并不是克服对时间的不敏感/或者通俗的说“拖延症”,抑或是强迫自己提升意志力从每天打一升鸡血提高到每天打三升。就如同我在前面的文中讲过的,自律的本质其实是习惯的养成。
养成良好的习惯,使得我们在正常工作安排的秩序里能够稳定产出自己的工作成果,并且留有合理的余量应付突发状况,甚至在完成了额外工作后依然能够基本维持自己合理的工作生活之间的平衡比例;这样才能实现一个良性循环,最终能够让你自己,和决定你升迁可能的上级,都能够基于对你平稳、高效的工作表现对你的职业规划做出预测和计划。在一个人力资源体系成熟的公司里,不管其他变量如何不同,这样的人才评价基本面几乎可以说是放之四海而皆准的。
掌握了习惯养成技巧,你很快就能做到传说中的“不费力赢很大”,别人做起来鸡飞狗跳的事情,到了你手里就能够淡定、轻松的按计划交付。
下面,我们试着从计划和执行两个维度去改善自己的工作习惯,打造一个高度自律的职场形象。
怎样做出一个好的计划
计划的初衷,是把事情需要完成的目的、预计完成时间、预计所需资源和可能碰到的问题和变量因素提前做出规划。
因此,在制定计划时,首先要对目标有合理的判断;切忌目标制定过大,给自己造成极大的执行压力。就像前面举的例子一样,制定计划时情绪高涨、斗志昂扬;可是真正实践时由于现实和目标之间巨大的差距,让自己看不到希望,产生了“缴械投降”的心理。计划过于激进和繁重还有一个不良后果就是,人的本能会逃避自己感到压力大的事情。这样在旁人看来,你就落入了自己制定的计划反而自己不愿执行的怪相。
人每天的时间和精力都是有限的,基于这个合理预期,将大计划拆分成若干小计划,再将小计划拆分成每天的工作量。评估之后再将时间表和目标值进行确定。千万不要做一个头几天刻苦勤奋,后几天懒散拖延的虎头蛇尾般症候群患者。
这里提醒的是,如果这项工作不是特别紧急的,无论这项工作有多么重要,尽量让每天的计划工作量不超过自己正常精力的60%。也许你的上级领导会说,这段时间你什么都不要做就盯这件事。但实际的情况是,你手头还有一些前段时间接下来的任务要完成,在未来的一个月中一定会有一些更紧急的事情进来插队,留出一些余量对平衡自己的心态、确保计划按时完成都是一个对的选择。
在计划制定中常常被忽视的另一个因素就是变量。包括公司内部的变量,是不是有可能一些审批部门会有不同意见;需要支持的资源能否即使到位?,还包括公司外部变量:客户的日程临时更改、预定的室外场地突然预报有雨等等。这就要求我们在制定计划时充分了解变量的风险,并且在计划开始实施前做出一个预案。大家应该常看电影,杀手杀人除了Plan A一定还会有一个Plan B. 对重大项目的计划,就要像杀手规划撤退路径一样,给自己做出一个甚至多个预案以防万一。
怎样完成一项好的执行
执行力是一个值得单独探讨的话题,今天我们暂时不讲。今天讲一讲执行时的心态问题。
执行计划时,既然已经对工作进程、可能的风险都做出了规划,那么对执行结果也要在心态上有一个正确的预期。
这个预期不能太悲观:尽管困难重重,变量很多随时会发生,但要相信我们周全的计划能够达成预计目标。悲观的心态容易使得我们抗拒变化,一旦发生一些小的状况,心态就急转直下,完了完了;相反,即使出现了计划内没有预计得状况,也应该抱着积极的心态去解决问题,最终你会发现执行效果并不会差得太多。如果你是作为一个小团队的带领人在执行这个计划,更是不能流出一丁点儿对执行能力的怀疑和悲观,即使你的内心充满了不确定,在团队讨论时也要云淡风轻地引导大家讨论解决办法,而不要沉浸在问题当中一直出不来。
这个预期当然也不能太乐观:在项目执行初期地时候,往往以前没想到地问题会集中的暴露出来。这时候我们应该谨慎地、实事求是的承认问题,并调整计划解决问题。尽管团队需要一个积极乐观的引领者,但也不能走向另一个极端就是盲目乐观,不管眼前出现什么都视而不见继续向前,这也是容易使得项目流产的执行错误。
刚才讲到变量和预案。我们常看到的情况是不成熟的项目经理会有一种完美主义者的心态,一旦与计划略有不符,就终止行动试图制定一个更完美的计划。这样的心态也是需要纠正的。任何计划都有可能碰上边执行边调整的状况,只要最终依然瞄准的是一开始设定的目标,依然能够达成预期的水准,我们应该时刻调整自己的心态,允许在情况紧急的时候些微的瑕疵。一个小提示是,这些执行不到位或者不理想的地方,可以在项目执行完毕后做一个复盘,帮助团队做出经验总结,下一次的计划就能够更加完美。
项目执行中的另一个大忌是固定思维。
作为项目计划制定者,我们常常会用自己已知的知识或实践过的办法先入为主。而在实际执行时,很多项目参与方会提出更新的视角或更有创意的办法来解决问题,这时候作为项目计划者一定要放下心防,认真研究对方提议的可行性;如果有益于项目执行,那么就调整计划更改步骤。不要因为自己没想到、不了解就关闭了所有的可能性。
今天的分享暂时就讲到这里,希望大家在马上开始的一周里好好的计划,灵活的执行,完满的完成每一项工作内容。