项目状态报告是用书面文档说明项目的状态，是项目经理必须的工作，并不能授权让其他人完成的工作之一。无论项目大小，项目状态报告都是必不可少的。项目状态报告的主要内容是对项目已经完成的内容和当前状态进行报告，涵盖项目管理的多个方面。在项目中，汇报项目状态最根本的原因是管理项目干系人对项目的期望，以及对项目当前工作成果和项目的目标形成一致，树立项目干系人的自信，以及项目团队的自信。在项目中利用项目状态报告和项目干系人积极沟通，持续不断的项目状态汇报和沟通才可以保证项目顺利进展。
根据项目状态报告的内容，无论是客户方还是公司内部都可以对项目进展给出项目的绩效反馈。项目状态主要包括的内容：项目进展情况，运行状态和进展；团队状态，团队稳定性及工作效率；项目质量情况；项目变更情况；项目风险及应对措施；项目问题及应对措施；客户和用户工作反馈及动态；项目过程改进情况；是否有里程碑及里程碑完成情况，最后是下一阶段的主要工作计划及工作建议。不同的工作阶段也会有不同的偏重内容，例如交付阶段偏重于质量，交付物状态及工作回顾的计划等。
项目的状态报告的数据来源，一方面来自于项目经理对项目的量化数据收集，例如计划时间、成本数据等，另一方面来自于团队成员的工作状态报告，由项目团队成员填写后，由项目经理汇总。项目工作量化的越好，项目状态越真实，同时项目状态报告也更易于编写。量化是一种习惯，制作项目状态报告也是一种习惯。
项目状态报告和项目计划一样，需要有项目状态的表现形式，需要图文并茂，让客户和上级领导对项目状态一目了然。一般来说，利用项目数据可视化的方法来完成项目状态报告的编写，项目状态报告和项目计划一样，是经过仔细设计出来的，除了报告大纲，内容，还有表格、图示，都需要进行设计，项目经理要学习一些设计知识，例如简单、简约的设计方法，图案配色等。虽然项目状态报告是项目管理的一部分，但我更愿意将项目状态报告变成一个“艺术作品”。
