鹰眼、空雨伞、断舍离……《麦肯锡工作法》教会我的事

这本书总结了麦肯锡精英的39个工作习惯,听起来很多,总结起来其实主要是3点:怎么处理问题,怎么和领导沟通以及怎么自我约束。

麦肯锡公司是全球顶尖的管理咨询公司,他们有9000多名经营顾问,为全球44个国家的企业解决管理中出现的重大问题,在处理职场问题上也非常专业。

作者大岛祥誉是麦肯锡的资深培训师,他总结了麦肯锡内部员工最重视的39个工作习惯,熟练掌握这些习惯,可以让你的工作效率和竞争力至少提高50% 。


首先,我们来讲讲怎么高效地处理职场中遇到的问题。

其实工作就像打游戏,要不停地打怪升级,要打的怪就是工作中遇到的一个又一个问题。初入职场等级低,负责打打小怪,工作越久等级越高,就该打大怪了。唯一不变的是,你总是要打怪,也总是要面对问题、解决问题。

那怎么才能更容易地一路通关呢?作者提到了一个很有意思的说法,就是要养成用“鹰眼”观察问题的习惯。

什么意思呢?举一个很日常的例子,同事向你求助:“我周一早上根本起不来,该怎么办?”你的第一反应是什么呢?也许是说,那你定个闹钟呗,或者说,很正常,刚过完周末嘛。这些反应听上去都没什么问题,但这都是站在自己角度上思考,很难真正解决问题。

而如果你有一双锐利的“鹰眼”,懂得站在高处用“俯瞰视点”看问题,那你该思考的是:为什么他周一起不来?是周末玩得太晚了?是身体不舒服?还是工作压力太大?带着这样的视点,你可以问他:你周末都干什么了?身体状况怎么样?平常工作开心吗?那他也许会回答你:其实,我周日熬夜看剧了,或者回答你:其实最近和同事闹矛盾了,一想到上班就烦……

我们看问题时容易被“自我视点”束缚,而当你用俯瞰视点时,才能更容易发现问题背后的真相,从而给出更合适的建议或解决方案。

鹰眼是看问题的视角,那接下来我们说说解决问题的方法。对此,麦肯锡内部有一个非常贴切的比喻:叫“空雨伞”

这个比喻是什么意思呢?比如,今天你打算出去玩,一出门却发现天上都是乌云,那你就会带伞出门,这样如果真的下雨了,就不会被淋湿。这个看似简单的决策过程,其实就是解决问题的过程,可以分解为空、雨、伞三步。

空,就是指我们面临的环境、现状和事实,天空都是乌云;

雨,就是对我们对“空”的观察,也就是对当下状况的解释,有乌云就代表很有可能会下雨,你很有可能会被淋湿;

伞,就是指我们因“雨”而做出的决策,也就是解决的办法,只要你带伞出门,就不会被淋湿。

事实,解释,以及解决办法,三点环环相扣,麦肯锡就把这种思考和解决问题的方法称为“空雨伞”。你要学会分析当下的状况,在事情发生之前就做好准备,就不会在问题来临时手足无措。

实际工作中的情况更复杂,但一般也可以拆解为这三点。再举一个例子,这周末你要和心仪的姑娘进行第二次约会,你打算开车带她去郊外玩,结果车子在路上堵得水泄不通,姑娘的心情越来越差,最后给了你一个白眼,不欢而散。这就是不懂得用“空雨伞”方式思考的结果。既然选择了周末出行,就应该预料到可能会出现堵车、下雨等各种风险,并提前做好准备,你可以在手机里下一些姑娘喜欢的音乐,或者为她准备一个小小的礼物,姑娘说不定还会觉得你很贴心呢。

那把这个心仪的姑娘换成重要的客户呢?道理是一样的。不打无准备之仗,只有在每一次出发之前,利用你已经收集到数据和资料,尽可能地预估可能会出现的各种问题,并准备相应的解决办法,才能够在大雨来临之时,避免被淋湿。


谈完怎么处理问题,接下来我们谈谈职场上的沟通。

如果评选职场中员工最害怕的生物,领导绝对能位列榜首。很多员工见了领导,就像老鼠见了猫,恨不能有隐身大法。其实领导也是人,也有各自的脾气、个性和工作方式。一般员工和领导的摩擦,都是由于你摸不准自己的领导是什么类型导致的。

不如现在来想一想,你的领导是什么类型吧。简单来说,情感型的领导直率感性,容易感动,不只追求结果,同样重视过程,你可以向他坦诚工作中遇到的困难,向他求助,也可以和他聊一聊生活中的趣事,拉近彼此的距离。但如果你表达看法时,一直强调自己的理由多么充分、多么有道理,很可能被反感;

情感型的领导在文化类的企业和一些创业公司中比较常见,从市场上看,更多的是理智型的领导。理智型领导重视逻辑,讨论工作时喜欢开门见山直奔主题,讨厌浪费时间。所以,轻易不要向他求助,不要问他“应该怎么办”,而应该问他“这样做可以吗?”,请求他的评价和指示。

根据工作方式的不同,还可以把领导分为单独型和复合型。单独型的领导习惯先做完这一件工作,再做另外一件。你可以就某一项工作和他深入讨论,但如果你同时询问他许多问题,很有可能只会得到敷衍的回复。至于复合型的领导,则擅长同时处理多项工作。但是呢,有时因为手头的事情太多,他也常常会忘记一些重要的时间节点,这就需要你来提醒了。

职场中我们常常会遇到的一个大难题,就是和领导汇报工作。因为领导总是很忙,不是在出差,就是在出差的路上,好不容易在公司露个面,也是泡在会议室。但你有一项工作必须请他做出判断,不然接下来你就没法干,这时候你会怎么做呢?趁领导在办公室,赶紧跑过去预约一下:领导,请问你有空不?

埋头工作的领导,很可能会慢慢地把头抬起来,无情地回答你:没空。

为什么你会被拒绝?因为你既没有点出问题是什么,也没有说出需要时间的长短,这让领导心里很没底儿。标准答案应该是:“领导,关于某件事,能占用你一分钟的时间吗?”只要一分钟,这个说法可以给日理万机的领导一颗定心丸:嗯,这事儿很快就会结束。即便他当时没有时间,也很可能会给出替代方案:比如发微信,比如晚点儿再跟你商量。

如果你成功争取到了一分钟的时间,那么接下来千万不要自由发挥,啰啰嗦嗦说个没完。也许你会觉得,我要说的事情很重要啊,一分钟怎么够用?但麦肯锡的员工表示,不仅够用,还要继续压缩,把要汇报的工作概括成3个要点,用30秒说完。

怎么才能做到呢?可以参考我们前面提到的“空雨伞”理论。比如你接到了客户的投诉,向领导报告时,可以先说出现状,客户认为我们工作进展太慢;然后给出解释,我们是按照预定计划进行的,可能是沟通时出现了误会;最后再给出结论或者解决方案,你看我们是不是需要内部开个会商讨一下,然后和客户重新确认一下流程?

当然,要做到30秒说出3个要点,需要不断练习,你可以先尝试和同事沟通时用这个方法,可不要直接拿领导当试验品。


最后呢,我们来谈谈工作中最大的敌人,也就是自己。

很多人都有拖延症,事情不到最后一刻绝对不做。在学校时,每逢考试都懒得复习,拖到考前最后一天疯狂熬夜,幸好大考一年也只有两次;但工作后就不一样了,工作任务一件接着一件,而所有的工作都有截止日期,你必须在规定时间内完成。如果你是一个重度的拖延症患者,那一定会被折腾得很惨。

怎么对付自己拖延症呢?麦肯锡给出的建议很简单,就是养成把“任务可视化”的习惯。相信你也听过,可以把工作按照优先级分为四大类:重要且紧急的,不重要但紧急的,不紧急但重要的,不重要也不紧急的。

你可以用便签或者笔记本,把最近的待办事项罗列出来,分成这四类,完成一项就可以划掉一项,有新的工作也及时增加上去。工作越忙,任务越复杂,可视化的效果就越明显,因为这样你就可以非常清楚地了解每一项工作的重要性和截止时间。

另一种办法,就是学会断舍离。定期扔掉家中不用的东西,可以提高生活的幸福感;定期删除电脑中的数据、扔掉不必要的纸质资料,则会提高你工作的效率。

在麦肯锡,工作优秀的员工都有一个共同点,那就是“不管多忙都要保持桌面整洁”。办公桌的状态,代表了你头脑中的状态。一个整洁的办公桌,更容易让人集中精神思考。所以,不妨养成每周五下班进行大清理的习惯,果断扔掉那些不必要的数据和资料。我们总以为这些资料有一天会派上用场,但这往往只是一种错觉。市场变化得很快,你也会不断进步,你会用到这些资料的可能性几乎为零。

第三个习惯,就是每天用5分钟来自省。5分钟很短,但这其实很难做到。因为如果你有5分钟的空闲时间,估计就忙里偷闲用来刷微信或者看微博了。那从今天开始,不如尝试用短短的5分钟跟自己对话:我为什么心情烦躁?这个工作为什么没做好?今天同事说的话为什么会让我生气?也许你不得到明确的答案,但通过每天不断地自我反省,你的思考会越来越成熟,也会更加清醒地了解和认识自己。


这就是我们向全球知名的麦肯锡公司取到的真经,学习该怎么提高工作效率,那我再来给大家总结一下。

首先,在处理问题时,要摆脱自己的经验和常识,跳出自我视点,站在对方的角度上,用“鹰眼”来观察问题,才能抓住要害;要学会分析当下的情况和数据,在问题来临之前就做好应激准备。

其次,在和领导沟通时,要先学会分辨领导的个性类型,调整你的沟通方式,不要和情感型的领导过分强调理由,也不要对理智型的领导使劲卖惨;汇报工作时,可以用“只占用你一分钟可以吗”作为开头,然后用30秒汇报三个要点,让领导能够迅速了解你所做的工作,节省彼此的时间。

最后,在自我约束方面,要养成把任务可视化习惯,对自己要做的每一项任务都做到心中有数,定期“断舍离”;扔掉不必要的工作资料,让大脑和桌面都保持整洁的状态,思考问题相对会更高效;每天用5分钟自省,你会更好地认识自己。

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