《小强升职记》-适合职场人士的时间管理

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你是否深陷繁忙工作的泥潭而无法自拔?你是否终日忙碌、焦头烂额却不见成效?大量事实证明,80%的人不知道自己在为什么而忙碌,更加可怕的是,他们已经习惯了自己这种忙碌的状态。那么,如何摆脱这种忙碌的状态,并构建自己的核心,就是《小强升职记》这本书所要讲述的内容。

一、时间管理的前提

1、分析自己的时间,找出时间黑洞

(1)在一张纸上写下自己认为分别花费在“集中精力工作”、“无意义浪费时间”、“真正的休息的比例,比如说50%、30%、20%。

(2)连续5个工作日每隔一个小时记录自己处于什么状态。

(3)在5个工作日后统计一下在70个小时三种状态所占的比例。

然后你发现无意义浪费时间的状态比例非常高的话,就说明你陷入了时间黑洞。(时间黑洞会永无止境地吞噬你的宝贵时间。)

2、如何避免时间黑洞

时间黑洞产生原因是源于人的大脑不善于记忆的特点。因为大脑喜欢创造性的思维,所以那些目的性不强、比较枯燥,没有主动性的事情,会很容易遗忘。总而言之,没有目的,没有计划的人最容易产生时间黑洞。

(1)每隔一个小时写下下一个小时计划做的事情,然后在一个小时后写下实际结果。坚持一天。

(2)分析按时完成计划的原因和延时完成的原因,找出时间黑洞

(3)记录时间日志,找到高效时段。将最重要的事情放在高效时段完成,可以达到事半功倍的效果。

二、找到自己的价值观

所谓价值观是指一个人对周围的客观事物(包括人、事、物)的意义、重要性的总评价和总看法。比说社会地位、安全感、舒适、人际关系,这些都是价值观。价值观无关对错,你觉得重要的事物就是你的价值观。

最重要的事情取决于你的价值观在哪里?

三、时间管理的方法(介绍书中几个比较经典的方法)

1、四象限法则

四象限法是大家比较耳熟能详的方法。四个象限分别是第一象限:重要且紧急;第二象限:重要但不紧急;第三象限:不重要但是紧急;第四象限:不重要且紧急;


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(1)将任务放入四个象限

首先把所要做的工作按照“轻重”分好,

再按照“缓急”分类,

最后给所有任务标上“高”“中”“低”三个等级。

(2)四个象限的处理方法

第一象限:立即去做,不要迟疑;

第二象限:这个部分的事情是最需要花精力去做,不要盲目去做,要有计划去做。对事物进行目标描述和任务分解,并且给这部分的事情制定时间表。

项目是由若干个单一行动组成,行动是指可执行的步骤。将项目分解成一个个单一的行动,其中已经确定的,需要2分钟以上才能解决的称之为下一步单一行动。

需要注意的是,下一步行动是以动词开头,比如说“打电话给某人”,并且可以描述结果,比如“说服与会者认同我的营销方案”。一定给自己的下一步行动制定一个周期和最后期限。

第三象限:交给别人去做或者委婉的拒绝。

第四象限:尽量别做。

第二象限最重要,如果处理不好第二象限的事情,就会大部分转化成第一象限的事情,到时候效果就会大大折扣。

2、衣柜整理法

(1)收集

将事物记录在纸上。纸上写的东西称为材料,纸称之为“收集篮”。

(2)处理(为事务分类)

从最上面的事务开始

一次一件事情

不要再放回收集篮

不能执行的三类任务:a、毫无意义的事情;b、将来/某时/也许的事情;c、参考资料,比如别人发给你只是让你看一下的文档。

可以执行的五类任务:

a、2分钟可以完成的事情(立即去做)

b、需要多个步骤搞定的事情(进行任务分解再执行)

c、指派给别人去做的事情

d、特定时间做的事情

e、待办事项

(3)组织

“3+1”清单系统:将收集篮的事务最后分成将来/某时清单、待办事项和项目清单。

(4)回顾(做到心中有数)

(5)行动

将来/某时清单:比如有人问你下个礼拜去不去打羽毛球,这就是将来/某时清单。遇到这种情况,可以先记在本子上,然后在自己有空的时候回复,不要立即回复。

待办事项:就是自己下一步需要完成的事情。

项目清单:将项目清单分解成一个个行动,再一个个行动完成。

四、目标成功的方法

1、找出目标失败的原因

(1)目标不可达成

(2)没有将目标分解成计划

(3)放任偶尔的失败

(4)没有写下来

(5)没有及时修正目标

(6)没有坚持行动

2、目标成功的诀窍

(1)正确地描述目标

运用SMART原则描述自己的目标。S:具体的,M:可测量的,A:可实现的,R:可实行的;T:时间线。

(2)目标分解

在对目标进行分解的时候,首先要弄清楚你为什么要达成这个目标,为什么可以达成此目标,哪些人、团体和组织可以帮助你完成这个目标?要多长时间可以完成这个目标?

树干:写下实现目标的计划步骤

树枝:在计划表里写下如何可以完成计划步骤

树杈:将月目标计划的内容细致到每一周

(3)提高执行力

a、找到最大的石头,搬走它

b、写下来

c、拒绝第一次失败,一旦失败,必须重新开始这个计划

d、重视失败,分析原因

e、以变化应对变化

(4)让目标形成一种合力

有的人目标很多,但是这些目标是松散的,没有联系的,这样会造成实现目标时耗费很多精力。因此,最好从人生的愿景和原则来制定自己的目标。

五、总结

有的人用80%的时间做20%的事情,有的人用80%的时间思考,20%的时间做事,创造80%的产出。时间对每个人都很公平,不多一分,不少一分。一味的埋头苦干,并不能帮助你成长,只有正确利用时间,让时间发挥最大的效用,才是正确之道。

这本书让我受益匪浅,让我意识到时间管理的重要性,也让我学到许多时间管理的方法。以前,我也是大小事一把抓,把自己的脑子当做收集篮,但是发现会忘记许多事情,大脑也因为超负荷而疼痛。现在,我遇到许多事情,第一时间就是记在自己的本子上,再把事情进行分类,能在2分钟完成的就立即完成。再把剩下的事情进行分解成一个个行动,这样感觉自己的压力变轻了许多。

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