《清单革命》如何持续、正确、安全地把事情做好?

在看到这本书的副标题'如何持续、正确、安全地把事情做好?'时,我被深深地触动了。回想这些年来的工作和生活,由于各种各样的原因,不时会犯下或大或小的错误。这些错误的代价有些无关痛痒,而另一些则让我遗憾终身(例如:没能维系一段真挚的友谊或是于投资中损失多年的积蓄)。事后回顾时我总会发现,犯下这些错误的原因往往并不是没有掌握相关的知识和信息。而是身处于当时复杂环境下,没能正确运用自己掌握的知识做出决策,取而代之的是靠自身的本能行事。而这些错误和失败,本可避免。

因此,我急需一套方法或者工具指导我的实践,使我不用再犯下那些本可避免的错误,而这本书给了我近乎完美的答案。让我们一起来领略下作者口中的一张小小清单,是如何变革我们的生活。

人人都会犯错

关于世界和宇宙,其中很大一部分是我们无法理解也无法掌握的。现在如此,将来也是。人类的错误可以分为"无知之错"和"无能之错"。"无知之错"是我们因为没有掌握相关知识犯的错误,而"无能之错"则是我们掌握了相关知识但没有正确使用这些知识导致的错误。通常,"无知之错"可以原谅,"无能之错"不被原谅。

科学的进步则使得人类掌握了前所未有的知识,但也使得人类社会正在从复杂变得更加复杂。在人类所有的实践领域中,知识及复杂性与日俱增。同样,人们正确实施所掌握的知识的难度也在与日俱增。为了应对复杂性这个问题,人类社会进行了非常细化的分工,但仍然不足以完全解决问题。以医学领域为例:

有许多研究都表明,在医疗过程中,至少有一半的致死病例和严重并发症都是可以避免的

在世界卫生组织发布的第九版国际疾病分类中,我们可以找到13000多种不同的疾病、综合征和损伤。也就是说,我们的身体能够以13000多种不同方式出问题,而科学几乎给每一种疾病都提供了解决问题的方法。就算我们无法治愈疾病,但也能尽量减少疾病带来的损伤和痛苦。不过,每种疾病的治疗方法都是不同的,而且基本上都不简单。现在,医生们手边就有6000多种药物和4000多种治疗手段可以选择,每一种都有不同的要求、风险和注意事项,结合实际治疗时患者不同的身体状况和现场环境,这让医生们很难不出错,即便是超级专家也不例外。

我们并不无知,但无论我们进行多么细致的专业分工,无论接受多少巨大的培训,一些关键的步骤还是会被忽略,一些错误还是无法避免。在复杂环境中,专家们要应对两大困难。第一种困难是人类记忆和注意力的谬误。在重压之下,人们特别容易忽视一些单调的例行事项。第二种困难一样不可小觑,那就是人们会麻痹大意,会故意跳过一些明明记得的步骤。

因此,我们现在面临的错误更多是"无能之错",也就是如何持续地、正确地运用我们所掌握的知识。

"关键点"比"大而全"更重要

清单改变世界

作者通过对建筑、航空等行业对清单程序应用案例的研究,结合自身的亲身实践经历论述了清单可以减少人们的"无能之错"核心观点。为了最大限度规避人们犯下"无能之错",部分行业已经总结出了自己的工具和方法,成果斐然。例如建筑行业将施工过程中的关键节点编制成施工计划用来指导施工建设的具体开展,而且这个方法可以确保没有重要环节被忽略,以及数以千计的专业人士能够在正确的时间、正确的地点以正确的方式贡献自己的宝贵知识。

建筑行业已经成熟应用的施工计划清单

再例如航空业将飞行各个阶段中所有可能出现的状况制作成许许多多不同的飞行清单,每张清单都非常简洁,一般只有几行字,确保飞行员在碰到紧急情况时能依靠清单来化解危机。这些都是以记录关键步骤的清单的形式所呈现,提醒我们不要忘记一些必要的步骤,并让操作者明白该干什么。这不仅是一种检查方法,而且还是一种保障高水平绩效的纪律。

中国国际航空正常检查清单

作者亲身的经历也充分证明清单在医疗领域的有效性。那是一次为患者切除肾上腺嗜络细胞瘤的手术,就在快要完成时,作者不小心把病人的下腔静脉弄破了!这是一场巨大的灾难,大量的鲜血喷涌而出。在短短60秒内,病人体内所有的血液差不多全流到了腹腔里,他的心脏停止了跳动。不幸中的万幸是,手术前执行了清单程序,按照理论上最大出血量准备了浓缩红细胞,而不是根据作者的自信以及往常的经验只准备少量浓缩红细胞。在第一时间的供血和抢救后,病人脱离生命危险,可以说仅仅这一个检查项就挽救了这个病人的生命。之后,作者将清单在医疗体系进行试点,获得了巨大成功。仅仅是一张小小的清单,就使得在全球范围内不同类型的8家试点医院近4000名病人术后严重并发症的发病率下降了36个百分点,术后死亡率下降了47个百分点。此后,世界范围内数千家医院推广了清单模式。作者为清单赋予了伟大的责任。他认为,现代世界要求我们重新审视称为专业技术的东西:专家也会犯错,他们也需要帮助。但是否接纳清单,取决于他们是否承认这一事实。

国内部分医院使用的手术检查清单

清单革命的行事原则

清单要素的选择机制:不是"无所不包",而是简单、可测与高效。制作清单时注意以下6大要点。

第1,设定清晰的检查点,使用者在这些节点根据清单列出项目执行检查程序;

第2, 编制者需要在操作-确认和边读边做这两种清单类型中做一个选择;

第3, 简明扼要,不宜太长;

第4, 清单的用语要做到精练、准确,语言为使用者所熟悉的专业用语;

第5, 清单的版式整洁,切忌杂乱无章;

第6, 必须在现实中接受检验。

团队犯错的概率比单个人要小。复杂问题的解决已经超出了个人能力的范围,依靠不同专业领域里的专家共同商讨出来的解决方案比个人的智慧更值得信赖。而在团队合作时我们需要的是自由和协调,这时可以通过一套专门的清单确保人们相互协调,承担责任,并赋予他们权利,让他们用所知的最佳方法来解决瞬息万变和出人意料的问题。

涌现优于权威,每个人都是清单的主宰者和参与者。由于极端复杂问题往往不可预测,这类问题的解决超过了个人能力的范围。所以,事无巨细都由核心层、最高层来决定的做法是注定要失败的。更高效的做法是将决策分散到外围,而不是聚集到中心,让每个人都成为清单的主宰者和参与者。只要看看2005年卡特里娜飓风席卷新奥尔良之后发生的一切,就能明白这个道理。

那个时候新奥尔良80%的市区已经被洪水淹没,数万难民滞留在体育馆、会议中心等地方,医院因电力被切断处于瘫痪状态。人们来不及搬出自己的财产并因为得不到维持生存的食物和水而开始抢劫,暴力事件的上升成了一个严重问题。因为灾情的信息需要逐级上报,传统的指令和控制系统很快被大量信息和指令淹没。有太多决策要做,但是决策者得到的信息不够及时,不够具体,他们不知道应该向什么地方提供什么样的帮助。灾情正在不断恶化,但尽管如此,政府仍拒绝放弃传统指令模式。联邦政府不愿把权利下放给州政府,州政府不愿把权利下放给当地政府,更没有人愿意把权利下放给企业、个人和非政府组织。无政府状态和官僚体系造成了可怕的后果,每个人都在等待救世主,但中央集权的解决方法只会让灾民们等的望眼欲穿。让人意想不到的是,在所有组织中,把就在问题的复杂性理解得最透彻的竟然是沃尔玛。仅仅凭一条简短的指令:"本公司将对风灾做出相应级别的响应。各位要做出超出自己级别的决定,请务必根据所掌握的信息及时做出最佳的选择。记住,最重要的就是做正确的事情。"就这样,简简单单的指令从高层传递到一线门店经理那里。这条指令真是给他们松了绑,让他们放开手脚方便行事。公司的救援行动自发地把因被淹或停电歇业的门店重新开业,以及拯救两万多名被困的员工及其家属作为首要任务。在管理人员从员工口中得知灾情非常严重以后,救援的重点就从重新开业变成了更大范围的紧急救援。门店经理自行决定为当地居民分发物资,在联邦紧急事务管理局的官员还在思考应该如何征用各种补给品的时候,沃尔玛的门店经理们已经启用了手动记账系统来提供给先遣救援队各种物资。沃尔玛的救援团队甚至包括来自红十字会的成员,他们设立移动药店、服务点,开设临时诊所以及呼叫中心。最了不起的是他们在政府救援力量到达灾区前一天,就把水和食物运送到灾区,共计2398集装箱。沃尔玛的高层把工作重点放在设定目标、监控进度以及保持和一线员工及政府机构的联络上。也就是说,在应对这一极端复杂的危机时,他们没有发布具体的操作指令。

这个案例和《爆裂》一书中日本福岛核事故时,民间力量快速解决辐射监测设备不足问题的案例异曲同工,段首的"涌现优于权威"也出自该书,强烈推荐小伙伴们阅读。

未来社会的9大生存法则,个个震撼人心

在享受清单给我们带来的好处时,我们也必须要清楚地知道:解决问题的主角是人,而不是清单。因为清单的力量是有限的,没有一张清单能够涵盖所有意外情况。在面对复杂问题的突发事件时,解决问题的关键依然是人的主观能动性。

让世界更简单

请承认人类的不完美,每个人都会犯错。在极端复杂的世界里,我们必须改变观念,因为我们别无选择。这个世界需要一场清单革命!但愿每个人都能通过清单的帮助,持续、正确、安全地把事情做好。

写在最后,无法用语言描述阅读完本书之后激动的心情,急切地将清单应用于自己的生活。第一份付诸实践的清单是'读书检查清单',见下表。再次强烈建议小伙伴们阅读此书。

自己制作的读书笔记卡片~-~

读书检查清单

检视阅读部分:

一. 有系统地粗读,书名页、目录、索引、书籍包衣、感兴趣的章节,记得不要落下最后两三页。

分析阅读部分:

一. 用最简单的句子说出整本书在谈些什么?(阅读完成后)

二. 列出全书的纲要,并细化重点部分的纲要(检视阅读完成后整理出纲要并提出问题,分析阅读完成后回答问题并完善纲要细节)。

三. 找出作者的意图,即作者在问什么问题或想要解决的问题(第二项检查完成后)。

四. 找出关键字,透过它们与作者达成共识(阅读过程中整理关键字清单并完成释义)。

五. 从最重要的句子中抓出作者的重要主题(第四项检查完成后)。

六. 找出作者的论述,重新架构这些论述的前因后果,以明白作者的主张(第五项检查完成后)。

七. 确定作者已经解决了哪些问题,还有哪些问题没有解决(第六项检查完成后)。

八. 整理金句清单(第七项检查完成后)。

九. 评论这本书,我读懂了吗?同意作者的观点还是不同意,为什么?(第八项检查完成后)

十. 通过该书对自身带来的价值大小,决定是否做读书笔记(第九项检查完成后)。

十一. 纸质版读书笔记九要素(第十项检查完成后)。

主题阅读部分:

一. 找到相关章节,把注意力放在主题上,而不是书。

二. 根据主题创造出一套词汇,带引作者们与你达成共识。

三. 建立一个中立的主旨,列出一连串的问题。

四. 界定主要及次要议题,整理作者们对这些议题的观点。

五. 分析并总结这些观点。

阅读经典、迭代认知,遇见更好的自己,与君共勉!

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