又到了一年一度得毕业季。同学们前赴后继，使出浑身解数，可是却总和论文格式难舍难分，相爱相杀。今天，我们就来看看，有哪些必备的操作，可以让你论文格式不用愁，事半功倍横着走！

此外，我还准备了一个使用学位论文格式编写的docx版的教程，内容与本文一致，有兴趣的同学可以去微信公众号获取！

论文格式

格式要求明细

1. 论文封面： 固定格式，按学校规定
2. 独创性声明： 固定格式，按学校规定
3. 摘要:
   字号：小四
   页眉：中文 “摘要”，英文 “Abstract”，五号，居中
   页码：大写罗马数字。
4. 目录：
   目录自动生成
   字体：小四
   对齐方式：页码右对齐
   页眉：“目录”，五号
   页码：大写罗马数字，与摘要连续编号。
5. 论文正文：
   章标题：字体黑体，字号三号，对齐方式居中。段前段后1行
   节标题：字体宋体，加粗，字号四号，对齐方式靠左。段前段后空0.5行
   小节标题：字体宋体，加粗，字号小四，对齐方式靠左。段前段后0.5行
   正文：字号小四，段前段后不空
   图名、表名：字号五号，图表正下方居中，段前空6磅或0.5行
   图或表格中文字：字体为五号或正文字体
   页眉：奇数页 "章题目"，偶数页 "xx大学xx学位论文"，五号宋体
   页码：连续阿拉伯数字，居中。
6. 致谢：
   与正文文本一致
   页眉：“致谢”，五号
   页码：从正文页码连续。
7. 参考文献：
   按照指定的格式要求写，五号
   页眉：“参考文献“，五号
   页脚：从正文页码连续。
8. 附录：
   与正文文本一致
   页眉：”附录“，五号
   页脚：从正文页码连续。

注意：全文均为1.25倍行距。中文文字 宋体，数字与英文使用 Times New Roman，正文与摘要的段落首行缩进两个中文字符，英文段落缩进四个西文字符

格式标记显示

Word是人们常用的编辑工具，它负责把你的想法，文字记录在电脑硬盘里。虽然你看到的可能只是文章里的文字，图片，但是其本质却比这些复杂的多，有许多你看不见的信息被Word储存了，比如空格，制表符，换行符（硬换行/软换行），字体的信息，页面的信息，段落的设置，段落大纲等级，文章节的信息等等等等，这其中有一些叫做格式标记。

我们在写文档的时候，如果我们看不到这些标记，难免会有很多不方便，所以，大家在编辑毕业论文这样的正式文章时，请设置显示格式标记。在文件 –> 选项 -> 显示 -> 显示所有格式标记（File -> Options -> Display -> show all formatting marks）。

大家可以看到空格，换行，制表符，分节符和分页符都显示出来了。这些符号本质也就是一些特殊的文字组成的特殊标记，在格式上起到一些特殊作用，只有在设置了显示之后，才能看到，当你能看到他时，他其实就和文字一样，可以复制，可以黏贴，可以删除。 但轻易请不要这么做，除非你知道自己在做什么。随意操作，会让你的页眉页脚，有如海草海草，随风飘摇，飘到天涯海角，让你神魂颠倒，最后心态炸裂，电脑不保。

格式出错不要慌

Word作为大家办公的常用软件，可以说很好用，但凡软件，必有BUG。 在本人的使用过程中，Word也时常抽风，比如设置大纲视图时出现错乱情况。如果你确定自己没错，但仍然获得了意想不到的结果时，可以保存重启，如果是doc格式推荐换成docx格式，这个格式内部逻辑好些，出错概率低。如果还有问题，推荐删除出错的段落，重新手打。

自动生成目录

自动目录与大纲级别

大纲级别是个什么东西呢，说白了，还是个格式标记，在Word里，如果你能看到某一个段落前面有小三角，那就是设置了大纲级别了。换言之，大纲级别就是对某些标题进行标记，标记级别，有了级别，文章就像一棵树一样，有个层次结构。有了结构，才有生成目录的依据。 比如本文的大纲如图所示，结构分明。

那么如何设置大纲级别呢？

有两种方法：

1. 进入大纲试图设置。路径为视图-大纲视图（View - Outline），然后就可以为每一段文字设置级别了，比如此处的 第1章 绪论 就是一级，1.1 论文格式 就是二级 ，以此类推。

2. 在常规的编辑界面，光标放置于某一段落中，右击，选择 “段落” ，可以在大纲视图的下拉选择框中选择该段落的级别。

当你完成大纲的结构设置之后，通过引用 -> 目录（References –> Table of Contents）就可以根据你设置的大纲生成目录。

页眉与页脚

分节符

一篇文章，往往由不同的部分组成，比如封面，目录，不同的章节，附录等，而往往不同的这些部分有不同的页眉页脚，页边距，甚至页面大小。 我们通过插入分节符 将文章的不同部分隔开，对不同的部分分别设置页眉页脚等。

分节符也有很多种类，有当前页分节符，下一页分节符，奇数页分节符，偶数页分节符 等，这些不同的分节符，可以指定下一节在哪里开始。比如奇数页分节符可以保证下一节在奇数页开始，即在纸张正面开始，非常有用。而分节符也只有在设置了格式标记后，才能看到，此时才能修改或者删除它。 插入方法为布局->分隔符（Layout -> breaks）

image.png

页眉设置

页眉为每一页的顶端，一般的学位论文的是奇数页章节名，偶数页xx大学xx学位论文，然而不同的章节有不同的章节名，即不同的奇数页页眉，所以我们就需要分节

分节后，我们双击页眉区域，进入页眉编辑状态

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页眉编辑状态里面，我们最需要关注菜单栏中图中的部分

链接到前一条页眉（Link to Previous）: 当我们新插入分节符时，这个选项是默认选中的，表示本节页眉与前一节的页眉相同。因为，如果我们要设置不同的页眉，需取消勾选。

接下来，我们往右看。这里的选项有三个，分别是首页不同，奇偶页不同，显示文档文字。如果你要设置奇偶不同的页眉，需要在第二个框框里打勾。

注意，以上操作需要对每一节单独设置，本文建议先对每一节插入好分节符，设置了奇偶页不同（某些节不需要奇偶页不同），取消链接到前一节，之后就不要再做别的设置或者随机勾选选项了，不然可能发生上面描述过的随风飘摇的事，你不会喜欢的。

页脚设置

页脚设置其实和页眉是类似的，可以有像页眉一样的文字，或者自动生成的页码
学位论文的页脚只需要页码，页码呢，需要正文使用阿拉伯数据，摘要和目录使用大写罗马数字，摘要前面的内容无页码。 故我们简单分析一下，就知道我们需要这里需要分节，分三节来处理。第一节就是摘要前的两页，我们不加页码。摘要与目录的分节符在设置页眉的时候应该已经加好了，这里直接添加页码就行。
路径为双击页脚 - 页码 - 页面底部（dbl click footer - Page number - Bottom of Page），如图。

image.png

直接插入的页码不一样如我们的心意，如果需要额外设置，就进入页码 - 设置页码格式进行设置。在我们的例子中，摘要和页码本身其实是也是两节，你可以选择续前节（Continue from previous section），就可以设置不同节使用连续页码。同理，如果你需要不同节使用不同的页码，就选择对应的编码格式 (Number format) 和 起始页码 （start at）就可以。简直随心所欲。

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批量替换

批量替换的简介

毕业论文的修改过程中，我们常常需要对同一个名字（如基因蛋白或者分子名），或者同一个模式的字符进行一项一项地修正。大家都知道，Word里有查找和替换这个功能，但是你们真的学会了如何高效地使用这些功能了吗？

你是否还在一遍一遍搜索和手动修改呢？你是否还在为了工作地繁琐而叹息呢。

这里，我们就来看看查找和替换有哪些高端操作可以为我们所用，拥抱科技，解放时间。

最简单地Word搜索方式，就是使用Word的侧边的搜索栏，按Crtl –F 可以呼出。但是你会发现这个搜索栏特别鸡肋。

比如在生物领域中，我们的基因名需要斜体，而我全文几十处出现了该基因，都需要斜体，如果你使用Word的搜索功能，他确实会高亮所有基因A，但是你一旦在文中做出一点修改，他就会关闭高亮，所以你修改下一个基因A时，又得重新搜索，真的是麻烦透顶了。

如果你学会了下面的技能，就可以随心所欲地替换任何文字，并自定义格式

比如我将下面的文字中的p53改成斜体（为了让大家看的清晰，我将p53改成暗红色的斜体）

可以看到，word中的替换，是可以将被搜索的内容替换成相应的格式的。用这个方法，我们可以很方便批量替换（比如重命名某些基因名；将英文的逗号，括号替换成英文），批量删除，批量着色。这种用途大家要灵活运用，比如也可以实现只搜索某一特定格式的文字等。

批量替换的进阶操作

我在改我的毕业文章时，遇到了如下问题，就是所有的数据和单位之间需要加一个空格，比如5ml，应为5 ml。5和ml中间需要有空格（在word中标记为小圆点）。但是除了5 ml，还有48 h，30 min等，都需要加空格，该工作所消耗的耐心和时间，想必手动加的同学应该深有体会。但我们都21世纪了，现在，我就来告诉大家如何终结它。

首先，大家需要知道一个叫做正则表达式的东西（regular expression），在编程中是非常常见的，是一种能够表述文字的特定特征的表达式，用于匹配和抓取符合特定特征的文字。Word中的正则表达式与编程语言中的不太一样，只支持了一部分功能，但就这小小一部分，就足够解放我们的劳动力了。

首先，我们需要开启正则表达式的支持

image.png

这里的通配符其实就是正则表达式啦。开启之后，我们先感受一下效果：

5ml.gif

基本上，可以几秒钟就替换全文了，如果不放心，可以一个个替换。

这里就开始解释一下，上面的操作是怎么实现的，什么原理。

重点就集中在([0-9])([a-zμ])和\1 \2这两个式子，([0-9])([a-zμ])就是我们要匹配的字符串的特征，\1 \2就是我们需要的结果。那么这二者是什么含义呢？大家不要怕，两句话让你明白。

1. 拆解开看, [0-9]表示的是0-9之间任意一个数字，[a-zμ]表示的a-z之间的任意一个字母以及μ这个字符，如果你还想匹配%或者℃，也可以复制进去，即[a-zμ%℃]，所以[0-9])([a-zμ%℃]表示的是，我们需要word会寻找 一个数字 + 小写字母和μ%℃中任意一个字符的文字模式*
2. 那么我们要替换成什么呢？ 替换成一个数字 + 空格 + 字母的样式，而这个数字和字母都是搜索时寻找到的，所以是动态的，我们就需要去获得搜索时匹配到的那个数字和字符。这时，我们就可以用括号将我们需要获取的内容包裹起来，比如([0-9])([a-zμ])，第一个括号包裹了匹配到的数字，用\1可以获取，第二个括号包括了数字后的字符，用\2表示。所以最后，我们要替换的就是\1 \2(注意这里\1 和 \2之间的空格)。

正则表达式是一个功能异常强大的工具，在Excel也可以使用，在编程中更是必备技能，对此感兴趣的，可以上网查一下word正则表达式的完整教程，熟练之后，受益良多。

参考文献

• 学术期刊格式：
  [序号]第一作者，第二作者，第三作者等. 论文名称[J]. 学术期刊刊名，出版年份，卷号(期号): 起页-止页.
• 学术著作格式
  [序号]作者. 学术著作书名[M]: 版次(首版免注). 翻译者. 出版地: 出版社，出版年. 起页-止页
• 有KSBN号的论文集格式
  [序号]作者. 论文名称[C]. 见(In:)主编. (，eds.)有KSBN号的论文集名. 出版地: 出版社，出版年. 起页-止页
• 学位论文格式
  [序号]作者. 论文题目[D]: [硕士或博士学位论文]. 保存地点: 保存单位，年份.
• 专利文献格式
  [序号]专利申请者. 专利名称[P]. 国别，专利文献种类，专利号. 出版日期
• 技术标准格式
  [序号]起草责任者. 标准代号. 标准顺序号-发布年. 标准名称[S]. 出版地: 出版社，出版年
• 报纸文献格式
  [序号]作者. 文献题名[N]. 报纸名，出版日期(版面次序)
• 电子文献格式
  [序号]作者. 文献题名. 电子文献类型标示[DB/CD]. 载体类型标示文献网址或出处，更新/引用日期

这里有一个小小的建议，大家一般用Endnote插入文献，听说作者大于三个时，只显示前面三个，中文用等，英文应et al。这就让大家犯了难，而且学位文章里没有引用中文文献会引发答辩评委老师的质问。这里提一个小妙招，大家在Endnote中，直接删除第四及以后的作者，在第三作者后面加个“等”字，很香。

2020-05-08