光喊口号不干活?一张施工图教你督促执行

落实行动

我们学习了行过程中的“三板斧”。其中前“两板斧”:“第一板斧”是砍掉管理过程中目标不能100%执行的“拦路虎”;“第二板斧”就是砍掉管理过程中路线不统一越干越累的问题。

那么,在管理中还有第三只“拦路虎”,叫作“只喊口号不干活”。

算式力的“第三板斧”:用一张施工图教你督促执行。

在团队管理中如何制作出一个可落地、可执行的施工图呢?施工图总结为“五大核心要素”,这五个核心要素是在一张完整、可落地的施工图中必不可少的五大要素。

第一要素,即主体。

就是团队项目中,具体由“谁”来负责和执行,这个“谁”可以是一个人,也可以是一个组。确定“谁”,也就是在确定这个事项的“owner”,也可以说是责任主体。如果这个项目执行得很好,荣誉和成绩自然也属于owner所有。

第二个要素,即时间。

截止时间,也就是这一部分最晚的交付时间。对于时间的执行在团队管理中,建议是尽可能留出一些时间的buff(充裕),尤其是前后有依赖事项的截止时间,更需要留出一些富余,避免为了赶时间无法保证交付的质量。

第三个要素,即交付的标准。

交付标准必须要明确,假如事项是“拜访客户”,这只是一个任务项,不是一个交付标准,交付标准可能是“拜访10个有购买意向的客户,每个客户拜访时长不低于60分钟,拜访完成后交付不少于5000字报告”。所以交付标准是施工图在执行过程中,量化执行者的目标是否完成的重要评价依据。

第四个要素,即依赖项。

这也是施工图在实施过程中又一容易被忽略的因素。因为在团队管理中,大家的工作是相互协作的,这样的协作方式就跟接力赛一样,第一棒要传给第二棒,如果第一棒的工作没有完成好,第二棒的进度就必然受到影响。所以在施工图的制作过程中,需要明确勾勒出相互之间的依赖项:一是让双方明确自己的工作完成结果会影响到谁;二是让双方的协作能够更顺畅进行。

第五个要素,即处罚/奖励项。

因为我们需要的是一张可以落地执行的施工图,所以处罚/奖励项同样不可或缺。既然已经明确了责任主体,明确了截止时间,也明确了交付标准和依赖项,那么在实际执行过程中,团队中的每个人都要按计划表如期执行。出现执行不到位,比如截止时间没有完成、交付标准没有达到等问题,或者是提前完成等,则必须对应相应的处罚/奖励项。

具备了以上五个要素,一张完整的施工图就出来了。今后在团队管理过程中,管理者要监督大家落实,按照施工图的计划推动团队按时间和标准交付结果。


听到这里,你可能想问:施工图要怎么落实呢?在具体实施过程中,管理者要充当好一个“项目经理”的角色,这个“项目经理”要做好三件事:

第一件事,协调资源。

按照施工图的实施计划,在实施过程中可能会出现资源不足或者资源富裕的问题,这时项目经理就需要及时协调资源。比如按原定的交付时间,可能某个团队的人手不够,但其他团队可能会有富余。那么就得做好人员的协调与调度。

第二件事,处理突发事件。

即使是再完美的计划,在实施过程中也不可避免有突发的情况出现,所以“项目经理”除了做好第一件事之外,还要处理好各种突发的状况。这也是对管理者应对变化的一种考验,需要灵活应对新问题、新状况。

第三件事,及时复盘。

施工图是实施前的指导手册,及时复盘是实施后的经验总结。如果不复盘,仅仅有实施前的指导手册,没有把实施过程中的经验、精华、教训等总结进去,实施前的施工图会流于形式。

所以作为一名“项目经理”,在带着团队落实计划的过程中,及时复盘是让下一份施工图更加完美的必需条件。


课程小结

狠抓执行的“三板斧”中的最后“一板斧”:施工图你学习得怎么样呢?

在这节内容中我们学习了一张可落地的施工图需要五个核心要素,包括实施主体(who)、交付时间(when)、交付标准(how much)、依赖项(what)、处罚/奖励项(how)。

此外,在施工图的实施过程中,管理者的角色就相当于一名“项目经理”:一方面要协调资源;另一方面要处理突发状况;还要及时完成复盘。

项目安排可参考5W2H原则:

Why,Who,what,when,where,how,howmuch

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