《超级整理术》全书整理

下一步:

1、写读后感,简化,提取关键词;

2、解决“阅读疲累”的问题。


写在前面的话:

当你的才华还撑不起你的野心的时候,你就应该静下心来学习;当你的能力还驾驭不了你的目标是,你就应该沉下心来历练。梦想,不是浮躁,而是沉淀和积累,只有拼出来的美丽,没有等出来的辉煌,机会永远是留给最渴望的那个人,学会与内心深处的你对话,问问自己,想要怎样的人生,静心学习,耐心沉淀,送给自己,共勉。

——莫言


经常很想写点东西,但又提起笔不知从何写起,只有在偶尔醒来的凌晨趁着温热的激情写下零零散散的一些。今天又是如此,让我想起莫言说过的曾经给我过灵魂撞击又擦肩而过的上面的一段话,重新送给自己,让自己重新开始,让梦想做主。


昨天整理完已有书籍,今天就开始针对性的阅读和清理,今天阅读的书籍为泉正人的《超级整理术》,随后的几天时间将以书籍的读后感为主,开始积累。


现在马上开始:

泉正人的《超级整理术》,共分5章,取己所用,弃除无用,用“完成”替代“完美”。

前言

与我当前状态如出一辙的是:

a. 工作多,大脑乱,无法集中精力干眼前的工作;

b. 随性而为、不制定计划或根本完不成制定的计划;

c. 办公桌乱;

d. 电脑里资料寻找困难。


定目标:

a. 现制定计划,严格执行,且一定完成;

b. 把工作安排给部下,让他们达到和自己一样的效果;

c. 不浪费时间找文件,即电子文件;

d. 争取安排出工作以外的自由时间。


超级整理术的优点:可以获得舒适的工作环境。

本书目的:教会制定整理的规则和方法,解放出时间,提高工作能力和工作效率。这些正是我急需要的。


1      为什么整理?

整理的目的:提高工作效率。同样,不整理会效率低下。


不擅长整理的现象:

a. 速度慢,晚上和周末常加班;

b. 找东西慢或找不到;

c. 忘性大,失误多;

d. 大脑经常同时思考多项工作;

e. 总含“忙死了”。

这说的明明就是我呀。


整理是不需要能力的,只需要制定规则照章办事,也是本书的目的,只要整理就不会白做功。


整理后的效果怎么样呢?

a. 思路变清晰;

b. 东西马上找到;

c. 创意更容易;

d. 工作更有效,精力更集中;

e. 有更多的自由时间支配。这点最重要,可以重复前面的效果,形成良性循环,也可以制定新的计划、产生新的创意和去学习充电,提升能力等级。


整理时引进“设计规则”理念:


制定规则会花费点时间,但当运用熟练时,花掉的时间会加倍返回来。


“超级整理术”的要点:

a. 统一化、一元化和自动化;

b. 制定原则,彻底执行;

c. 争取减少时间的浪费;

d. 不过分整理,即不要事无巨细的完全整理彻底,跟阅读一样,不要希望读一遍就记住全部的内容和细节以及语言措辞等,效果像泛读,知道讲什么就行了;

e. 有效利用整理出来的时间。


本书涉及的整理对象是文件及办公桌、电脑和电邮、大脑以及时间的整理。


针对于电脑文件的整理,先设定规则,不需要记忆力。

a. 文件名称统一(统一化);

b. 文件夹分类保管(固定地方,一元化);

c. 设立“临时保管文件夹”,用于存放未整理的文件;

d. 定期备份资料(自动化);

e. 用快捷方式搜索。

规则要越简单越好,方法不能太细,简单有效,也能容易教别人,谁都能轻松学会。


全书的纲:

2      文件和办公桌整理

目的是为了创造良好的工作环境,达到“想要什么伸手就能拿到”。


按规则去安放文件等物品,让别人也容易找到,不开个性化的记忆。


本章的重中之中在于:学会扔东西。



丢弃文件的原则:

a. 是否已办;

b. 是否是重复的文件;

c. 今后是否在用到(保留期限是1年)。

用完后还原非常重要。


尽量以电子文件形式储存,少打印纸质版,无纸化办公节约成本。

纸质文件我现在较少,本书涉及的各种公文材料也很少,本处略去,有需要回来再针对性强的找。

文件的分类方法较为适合我的是:按项目、按内容和按日期。


办公桌的整理诀窍实例:


弄清整理的目的:快速获得自己想要的文件。


可以利用OUTLOOK中的To Do类别,并安排固定时间进行整理,让整理变得自动化。听话照做就不会有负担和出错。


3      电脑和电邮的整理

把电脑当“外脑”,像移动硬盘一样。电脑能做的充分交给电脑,电脑干不了的才能够交给人。

尽量把信息集中在一台电脑内,例如工作方面、私人信息、日常生活等,邮件、日程表及ToDo即实现“一元化”管理。

1) 针对文件夹分类,作者的做法推荐为三层,示例:“工作”→“公司和领域”→“小分类”。

2) 针对文件命名法规则:“日期”+“关键词”。

3) 电脑桌上文件数量应不超过10个:

a. 正在办理的文件设一个文件夹放在桌面上;

b. 处理完后就存进分类文件夹里;

c. 第三个是“其他”文件夹,用于存放不易分类的文件,待有时间时整理。

4) 选定日期,例如每月第1天,定期备份。

5)        [endif]每周打印一次工作任务文件。

“20/80法则”的制定和使用,重点关注“RSS订阅”的最新信息,定期阅读杂志,只读自己关注或感兴趣的内容,有用就摘录到电脑里。

工作邮箱和订阅电子杂志邮箱分开,工作邮箱永久性地开启,例如OUTLOOK。

收集信息时要确定主题,自己喜欢的特定领域,例如财经、工作效率、新技术等,有意识地去大量收集和阅读,一年后,就能变成该领域内的专家。

整理会议记录,

邮件整理术:

a. 只读一遍,5秒内作出判断,然后立即回复,要求邮件要简洁明了(分项分条写)。

b. 无法立即回复的,收件箱里设一个“尚未处理”文件夹存放。

c. 早回复会得到早处理,不能立即回复,要发“邮件看到了,回头答复你”马上回复对方,表示尊重,建立信赖关系。

d. 用OUTLOOK的“分类项目”,将重要的邮件整理和分类。分类项目作者推荐的常见的几种颜色。

保存资料……绿色

用OUTLOOK的“未处理邮件”和ToDo来整理邮件。

4      大脑信息整理

将大脑放空,才能专注于眼前的重要工作。


将所有大小事全部记在ToDo上,只要有可能遗忘的都包含在内,例如诸多重要不紧急的琐碎小事。


事务分“操作型”和“思考型”两种,“操作型”即不怎么需要动脑就可以完成的安排给别人做,主要是例行事务。实在不行就参考“小时工作”基准付钱购买对方的时间,省下来的时间我们可以从事更有价值的“思考型”工作,主要指见客户、心的商务计划、学英语、准备各种资格考试、旅行等提升自身感性认识的投资行为。

小时工资=年收入∕240天/10小时,作为判断请小时工资退换根部不亏。


建立规则:

a.  即就算自己不开口,下属也可以迅速争取完成的工作;

b. 无论谁都适用,一般用“检查目录”;

c.  设置“预定时间”和“处理时间”。

检查目录包含的内容:

开会也要设定规则:

a. 进行“检查目录”;

b. 参会人应知晓会议议题;

c.  明确自己的职责,整理好自己的发言;

d.   “会议记录”主要用于记下在议题基础上的决定事项和重要事项,事项主要指“某某人将承担哪一项任务”;

e.  会议结束时,将任务及承担信息发送到与会者手中,要求与会者必须按照要求完成。


判断新事业开展的可能性:

【新项目的要点】

a.  能否令自己感到愉悦?(相对而言简单,多数情况,自己的点子自己肯定满意)

b.  是否有市场发展的前景?(非朝阳产业不会被采用)

c.  是否是积累型的业务?(最困难,是否随时间推移提高销量或积累技巧,与之对应是流动型业务,靠不断重复来提高销量)

d.  是否对社会有益?(要被大众接受,业务才能走得长久)


用“检查项目”来整理新创意:

【核对要点】

规则要彻底执行并持续遵守,不遵守规则的人,并非故意为之,而是没有记住规则。因此,要建立“规则只要制定就必须遵守”的制度。

如何才能彻底执行并持续遵守规则呢?就是让规则自动冒出来。

提高积极性的办法:尽量在自己喜欢的地方工作。因为在这里工作,效率能够提高数倍。

让人高效的地方例如:

a. 自己家的书房或工作的办公室;

b. 公园的美景;

c. 办公室附近的高级住宅区(作者个人喜好);

d. 漂亮的独栋建筑(作者个人喜好);

e. 喜欢的咖啡厅等。

5      时间的整理

“操作型”的常规事例尽可能集中在早晨和上午完成,同时能委托的尽可能委托给他人,可以用电脑的尽量用电脑完成。再根据前面的“检查目录”等将工作“规则化”和“程序化”,一些任务就可以短时间内完成。“思考型”的工作有了充裕的时间,就可以不慌不忙的进行。这种“超级管理术”来管理时间,既提高了工作效率,也改变了时间的性质,让我们成为“能充分使用时间的A类人”,而不是“总是拖拖拉拉的B类人”。


利用ToDo整理时间,即在指定的时间内准确无误地完成工作。

a. 设定定期工作任务;

例如:【1】关于“电脑资料的备份”,每个月1号完成;【周五】关于“整理总结本周工作进展”,整理一周来的工作以及产生的数据等

b. 创意保存进ToDo;

最初模糊的想法,多次被想起提起会逐渐具体化,不断完善和推进,很可能会在某个时候变成具体可行的构想。

c. 规则保存进ToDo;

对所有的整理都设定规则,并将规则事先保存在无论何时都能找得到的地方。

d. 根据ToDo开展工作(每天只用看下日程表,需要做的事一目了然,只用专心一件一件完成即可);

e. 有效利用空暇时间(以小时为单位、对工作进行分割处理。小时间可以应对邮件的确认和回复,长时间可以考虑策划制定计划等。利用空暇时间完成处理一到两个工作任务,也会有小小的成就感)。


每个人的最佳工作时间不同,但是要搞清楚自己的最佳高效工作时间,并做相应调整。例如:清晨就处理掉很多工作会让我如释重负感觉很愉悦,一整天都保持一个好心情,这是我位置工作动力的“规则”之一。


 “能够努力工作的时间段”指的是这一段时间内不能进行接打电话和聊天等跟工作无关的事情,这样可以大大提高工作效率,“无加班日”是为了大家提高工作效率做出的补偿和督促性制度。经过实践证明,工作效率确实提高了,工作速度也加快了,同时自身能力也得到了提升。


时间很宝贵,无效的长时间通话很浪费彼此时间,往往打断工作,大大降低工作效率。可以事先用邮件等方式进行联络确认后再打电话,会大幅提高效率。多么重要的事情都可以在3分钟内说完,这是避免浪费时间的好规则之一。

不要把工作日和休息日分开对待,会导致我们的工作状态波动,影响工作效果和效率。


认真思考“如果有了可支配的时间,我将去做什么”这个问题,关键就是确立目标,明确自己要什么,然后再考虑去挤时间,做自己想做的事情。


本书设计的“超级整理术”,一开始可能感觉相当困难,而且需要花大量的时间来制定好“规则”和大量的“检查目录”,但是一段时间习惯之后,就会从根本上解决“忙碌没时间”的问题,到那个时候个人就可以根据实际情况建立一套有自身特色的“超级整理术”。

“超级整理术”不仅可以使工作高效完成并取得更大的工作成果,还可以拥有更多的自由时间,使自身能力得到进一步的提升。


本书涉及的参考书目如下,可择日下载阅读:

【1】《佐藤可士和的超整理术》,佐藤可士和,日本经济新闻出版社;

【2】《摘录阅读法》,本田直之,东洋经济新报社;

【3】《使头脑清醒的十五种习惯》,筑山节。

【4】《Deadline工作术——给所有工作加一个最后期限》,吉越浩一郎,祥传社。

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