培育你的时间管理之树

小强升职记.jpg

一、寻找种子

• 记录每天花费在“集中精力工作”、“无意义浪费时间”和“真正的休息”上的时间

  • 时间块，简洁好用的时间记录软件，能够快速记录并统计自己的时间都用在了哪里（个人推荐）

• 时间黑洞源自于大脑不善于记忆的特点

  • 大脑喜欢创造性的思维，形成强烈刺激的事情易被存储
  • 比较枯燥、目的性不强、没有主动性的事情，易被遗忘

• 四步工作法

  • 将所有的任务放到“工作篮”中
  • 对任务进行分类处理
    • 必须某天处理完成的任务+必须转交给别人的任务，转入第三步
    • 可置之不理的任务，清除掉
    • 可以在两分钟内解决的任务，立刻完成
  • 处理当前取出的任务
    • 将需要在特定日期处理的事情写入日程表
    • 将需要别人处理的事情转交并设置到期提醒
    • 将需要现在处理的事情摆在桌面上
  • 在高效的时候做重要的事，其他事情自行合理安排
    • 固定时间段查阅并回复邮件
    • 能休息的时候好好休息

二、让种子发芽

• 四象限法则

  • 先轻重，再缓急
  • 第一象限（重要且紧急），立即去做
  • 第二象限（重要但不紧急），有计划地去做
  • 第三象限（不重要但紧急），采用“猴子法则”，尽量调动他人去做
  • 第四象限（不重要且不紧急），尽量别做+

• 时间投资观

  • 单位时间价值=工作年数X薪水/总工作时间
    • 提高单位时间价值：升职、减少总工作时间
  • 五大原则
    • 做能创造更大价值的事情
    • 少就是多
    • 要事第一
    • 有耐心
    • 不因突发事件而波动

• 下一步行动

  • 将“项目”分解为“行动”
  • 行动=执行的动作+清晰的内容+预期结果+时限
  • 一次做好一件事

• 衣柜整理法

  • 收集：不中断当前工作，将吸引注意的事情收入收集篮
    • “收集篮”以自己的喜好为佳，纸、手机均可
    • “收集篮”尽量唯一，定期清空（四步工作法的第二步）
  • 处理
    • 可以执行：依次执行；一次只处理一件；永不放回收集箱
      • 五类：2分钟内可解决；需多个步骤才能搞定的项目；需指派给他人的事情；特定时间执行；待办事项（普通任务）
    • 不可执行：不执行，或等合适的时候执行
  • 组织：将可执行的五类事项归至各个清单中去，并专注于工作本身
  • 回顾：定期回顾，必要时调整

  • 行动：根据{重要性，环境，时间，精力}选择最佳方案执行

    
    
    衣柜整理法.png

三、长出主干和枝丫

• 制定目标
  • 正确地描述目标（SMART）
    • Specific，具体的。
    • Measurable，可测量的。
    • Attainable，可实现的。
    • Realistic，可实行的。
    • Time-based，时间线。
  • 目标分解
    • 写出你的目标，将其形象化。
    • 为什么要达成这个目标？
    • 为什么可以达成这个目标？
    • 谁对我达成这个目标有帮助？
    • 这个目标要在多长时间内达成？
    • 写下达成目标的步骤。
  • 提高执行力
    • 找到最困难的事情并解决它
    • 要做的事情写下来
    • 拒绝第一次的失败
      • 重视失败，正视原因
      • 以变应变

四、绿叶充实树干

• “项目”、“任务”、“下一步行动”的区别

  • 项目包括任务和成果
  • 任务与任务可以互相嵌套
  • 行动可以被直接执行

• 筷子式清单

  • 任务清单：重在管理、分解和回顾
  • 下一步行动清单：重在执行

• 清单系统

  • 便利贴先生（任务执行者）

    • 筷子式清单即可

  • 邮件狂人（项目管理者）

    • 今日事，今日毕。（工作邮箱进行专门化设置，浏览邮件，分类整理）
    • 根据内容分为：“行动”、“委办”、“将来某时”和“归档”

  • 交际草（市场营销者）

    • 日程表和记事本
    • 日程表适用于时间确切的事件，所有的行动可以放在日程表里，并设置提醒时间
    • 记事本用于任务的孵化。

  • 掌柜的

    • 43个文件夹：重在资料的整理与回顾

五、在开花与结果中成长

• 养成习惯

  • 一次培养一个习惯

  • 经常和自己谈谈，将习惯具象化，不断地重复愿景。

    • 习惯培养卡片

      
      
      习惯培养.png

  • 循序渐进制定计划

    • 写下明确具体的计划
    • 循序渐进

  • 将计划公之于众

  • 执行计划

六、摘下够得着的果实

• 每日回顾（自定义回顾内容）

• 二八法则

  • 用80%的时间思考，20%的时间做事
  • 用20%的事情，创造80%的产出
  • 搞定自己清单里最BOSS级的事情

• 个性化清单

  • 将每天的事情分为“必须做的事”、“应该做的事”、“能够做的事”
  • “必须做的事”是每天的关键任务，约占20%
  • 每天为自己设置一条“BOSS项”，为核心任务，应优先尽力完成

• 不被打扰的时间

  • 用于：自我规划、总结和回顾、头脑风暴、阅读等，让自己始终保持在“做正确的事”

• 如何处理突发事件

  • 原则一：要事第一。

  • 原则二：委婉而坚决的拒绝。

    • 若必须拒绝，要委婉而坚决
    • 若必须调整，则要让对方清楚为此而做出的牺牲

  • 原则三：争取下次机会。

    • 如果真的拒绝了非常重要的邀请，要争取下次联络的机会，正确的做法是：

      • 在第二天询问前天的情况，并表示关切与惋惜
      • 在短时间内电话联系对方，如果下次有这样的机会一定不会错过

  • 遭遇突发事件时，要尽快调整好情绪

  • 突发事件处理参考流程：

    
    
    如何处理突发情况.png

• 高效办公区

  • 干净整洁
  • 足够简单
  • 功能齐全（办公环境能够满足角色的要求）
  • 触手可及（需要的工具都触手可及）