在工作中,经常会因为“没有状态”“工作低糜”“太过于忙碌”而出现一些错误,也会有你的老板或者是你的合作部门觉得你没有“用心做”而导致的一些很低级的错误,而被扣上“不严谨”的标签。同时你自己也会觉得为什么自己不能再仔细一点。
这种不仔细造成的错误,并不陌生,我们从小到大都会有“粗心”造成的错误。而我们自己,家长和老师也从来没有告诉我们要如何“仔细”,才能摆脱“粗心”带来的错误。
那么所谓的“粗心”“不严谨”到底是一个什么样的Bug呢?而这个Bug到底能不能修补呢?
今天我想从一个小技巧和小方法来尝试着去修补这个Bug.
我们日常会犯的错误,大体可以分为2种,一种是无能知错,一种是无心知错。无能知错,就是指我们因为能力不够,没有相应的技能而造成的错误。而无心知错,则大多是因为“不严谨”“不仔细”或者是因为情绪、状态而造成错误。
为什么会造成无心知错呢?
结论先行,有2个原因,一个原因是人不能记住所有的事情;第二个是人的经验和记忆会让人陷入经验主义而带来麻痹大意的错误发生。
1.人不能记住所有的事情,因为带宽不够
因为我们每个人每天会遇到很多很多的事情,可能上一秒你的老板还在跟你说相关的工作安排,但是下一秒你的合作部门就在跟你说昨晚测试又发现了很多Bug,接着你发现今天要交稿的方案,设计师的方案完全跟你Brief的南辕北辙,等你应付完你的平行部门同事,跟设计师重新交代,重新改稿完了之后,你坐下来,又需要再费力仔细回顾你老板说的工作安排的重点和注意事项。
那么这个时候,你很有可能在这种非常忙碌的状态中,就会忽略掉一些平常会注意到,在意到的小事情。因为人脑的带宽是有限制的。有研究表明,人的大脑在一段时间内只能记住5-7件事,再多就超出负荷了。
那么这个时候,一些无心知错就找到萌发的土壤了。
2.人的记忆和经验会让人犯错
听上去这一点好像很不符合逻辑,但是仔细想想,好像在我们的日常工作中,确实会出现一种情况。
你对一件事特别的熟练,熟练到你觉得有些应该有的步骤,比如前提思考,比如验证与核查,这些步骤都很傻, 没必要可以忽略,最后经验主义致使你犯错,你才恍然大悟,不应该这样自负。
那么要如何去解决这个问题呢?
有一个特别简单,但是却特别实用,却没很多人忽略的一个底层工具。
这个工具,老罗在去年8月底,得到APP产品发布会上提过;
这个工具,辉哥从第五期开始,作为跟框架思维同等重要的思维工具反复强调过;
这个工具,是时间管理方法中,最最基本常见的工具之一。
相比说到这,大家都知道这是什么工具了。
它就是:清单(思维)
说到清单二字,大家可能条件反射的认为就是那个写着一条一条事项的纸条,做完一个画一个√,这不是大家经常都会用的吗?这个东西有这么大神奇的功效?
有的。
但是上面所说的,那么在纸上一条一条写着事项,再画√的,并不是我们今天所说的清单。
因为那个纸,它最多只能算是一个“事项列表”,他没有清单的几个必要原则。
而我们所说的清单(思维),为什么加上一个括号写着思维二字,就是因为清单这个工具,我们不能从What层去看待它,而需要从Why层去看待。
从内向外,利用非凡模式来看到这个工具,你才能真正理解并且让它发挥作用,帮助我们减少无心知错的发生。
为什么清单思维可以帮助我们减少无心知错的发生?
因为清单思维有2个作用:
1、解放大脑
2、戒掉情绪
解放大脑,将工作外包给清单。
这个在辉哥军训大课,说清单思维里也提到过,我们需要解放大脑,让大脑从一些Routine的事物中解放出来,带宽去方更加重要有价值的东西。
那么这个时候清单就可以帮助我们来完成外包的这个动作。
将一些有固定工作流程的事情,以清单的方式列出,以后再碰到这样的事情,就直接按照这个流程来跑就行。
清单让每天自己的工作摆脱情绪和状态的困扰,让工作形成节奏感与习惯。
人每天的工作成果,其实很大程度上会受当天的状态的影响,这是大家非常能够感同身受的。经常会有人说,今天状态极好,效率极高,但是有状态极好的时候,就会有状态极差的时候。那么如何让我们能够平稳度过状态极差,保持自己的工作不受状态的影响呢?
同样也是清单思维会来帮助你。
举个我自己的例子(what)来说明下清单的这两个作用价值(why):
比如,我在工作中,会将项目管理的工作,制作出一张“项目管理模板”的表格,这个表格中,包含了一个项目从0-1的所有工作项目细节工作都写在表格中,这样碰到任何一个常规项目,我就可以直接将项目套用到表格中,那么接下来需要做什么,所有的细节都在表格中,我无需再凭记忆来做,为大脑减轻了负担。
同时,这样的表格,还可以赋能给其他人来帮助你完成。比如,你可以将这个表格做成项目管理的SOP,培训给你的下属来迅速开始进行执行的工作,并且还可以确保他的整体工作不会偏离你的标准与要求。减少了很多口头培训带来的信息缺失。
同理,可以将工作中许多流程性的东西以清单的方式来SOP化,标准化,那么你会发现,老板突发问你项目进度,你一点都不怵;下属问你事情接下来怎么做,你只要让他自己看项目表内容;而当一个项目在进行或者已经完成,你都可以对照你的清单来去检查,高频错误发生的原因和地方都是在哪里,从而不断优化你的清单,让他与时俱进,不断迭代。
而清单所带来的节奏感与习惯是我昨天在得到APP中感受到的。熟悉得到APP的盆友应该都知道,得到APP有一个叫做“学习计划”的版块,是近几个月刚刚增加的新模块。他会让你依据自己在得到APP上的学习课程,制定自己每日的学习计划,然后,每天只需要打开这个版块,完成每天的任务量即可。
这其实也是一个清单,是一个学习清单,这个学习清单可以帮助我们除了实现前面提到的:外包和可靠的作用之外,还可以让我们养成一个节奏感和习惯性。
比如,有了这个学习计划,并且经过几天的彩排和调整,我知道什么样的量是最适合自己的,于是我每天只需要打开这个学习计划,完成这些计划即可。这就像是一个指令,让自己进入一个固定时间,固定地点的学习习惯。
这种节奏感和习惯感,会让你摆脱掉很多“今天情绪不佳不想学习”“今天看了A,明天看了B”的茫然。
其实以清单思维来指导日常的工作,运用是相当的广泛,项目管理模板是清单,每天都工作计划是清单,这些都是最基本最表层的清单,因为这些都是属于执行范围的东西。
当你的任务越来也复杂,你就要启动其他功能的清单来帮助你完成任务,比如:核查清单,比如沟通清单,比如将这两种清单结合在一起来用。这里就不展开做更多的描述,有兴趣的朋友可以阅读和参考老罗在去年发布会上推荐的《清单革命》这本书。
这里我将这本书在得到上的笔记也发出来,供大家参考
这是“执行清单”给我大脑的减负作用,我还需要把更多的清单运用到工作生活中,不断练习,强化清单思维。
今天时间有限,只能抛砖引玉,关于清单的更多分享与交流,也欢迎大家一起来讨论。