本期读书会书友分享了《系统论的基本原理》,提到系统的八个特性,分别是整体性、层次性、开放性、目的性、突变性、稳定性、自组织、相似性。
我发现把这八个特性两两组合起来,给我带来一些组织管理方面的启发。
一、改变元素关系才会让系统发生质变。
1.整体性:系统由元素组成,系统大于元素整体之和,多出来的部分就是元素之间的关系。
2.目的性:系统有特定的功能,实现特定的目的。
启发:系统内的改变有两种。第一序改变,改变系统元素,会改变系统状态。第二序改变,改变元素之间的关系,会改变系统性质。
最简单的系统例子是一块石头和溪水,水流经石头会在石头后面形成水纹。在这个系统里,元素是石头和水,系统功能是形成水纹。
改变元素本身,如换块大点的石头,或者加大水流速度,只会改变水纹大小,不会改变水纹本身。
改变石头与水之间的关系才能使系统发生本质改变。比如把水和石头的关系从水平关系变成垂直关系,瀑布冲击石头产生的是水花,而不是水纹。
公司就是一个大系统,每个员工都是系统的元素。
更换一个员工,甚至换一位总经理,会改变系统状态,生产效率可能发生量变,但是不会发生质变。
改变员工与员工之间的配合方式才会让系统发生质变,这种变化我们通常称之为变革。
比如组织的目标制定方式从KPI转向OKR,授予员工自主性,让员工卷入组织目标制定,而非被动接受KPI,这是生产方式的改革。
如果只是更换了excel表的格式,员工与员工之间的关系没发生实质改变,这种换汤不换药的“变革”,通常只会换来敷衍,最终草草了事。
会议制度改革也是如此。本地销售例会的汇报主体应该是本地销售员工,而非中方外派员工。明确汇报主体关系非常重要。
中方外派员工通常承担了很多内部拉通工作。有的销售会议材料是中方外派员工准备和汇报,本地员工旁听,这样效果往往很差。
我坚持让本地员工做销售汇报,因为TA们才是各渠道销售的责任主体,TA应该是直接汇报人,而非旁听者,他应当提前分析销售问题。
参加会议的人还是同一帮人,但是汇报主体关系切换后,会议效果大幅度提升。
二、调整组织结构服务一线作战单元。
3.层次性:底层元素具有较大的结合强度较难打破,越触及底层的变化越困难。底层结构决定上层建筑,高层次统领低层次。
4.自组织:元素自发组织起来形成工作单元,独立工作。
启发:真正起决定作用的是一线作战单元,赋予一线管理者决策权,迅速响应市场变化。
德鲁克认为,高层管理者的作用是帮助一线管理者解决其无法解决的问题。他在《管理的实践》里提到一个经典例子,福特公司的衰败与崛起。
1)福特公司曾经占领2/3美国汽车市场,在二战前市场份额滑落到20%,15年间公司一直亏损。
2)主要原因是老亨利.福特集权式管理,不愿与人分享管理权,公司的主管全是他的私人助理,只负责执行命令。
3)胆敢“自主主张”主管会被秘密探子举报,然后被炒鱿鱼,一线作战单元没有任何自主权,无法响应市场变化。
福特的孙子亨利.福特二世接掌公司时只有25岁,没有任何从商经验的他在10年里让公司重新崛起,他做了三项关键改革:
1)引进人才,充分授权,负有完全管理责任。
2)采取目标管理方式,管理的职责根据任务目标而定,而非雇主授权。
3)把集权式的组织结构改成自主管理的事业部门。
虽然系统底层结构决定上层建筑,但是改革通常不会从底层发起,而是由高层开始推动,调整组织结构更好地服务一线作战。
我司倡导一线呼唤炮火,一线客户经理、产品经理、交付经理组成“铁三角”,把决策权下放到一线,这是组织结构上的保障。
三、打造学习型组织,把知识动态嵌入组织
5.开放性:系统与外界存在物质、能量和信息的交换。
6.突变性:系统的元素和元素之间的关系也可能会产生突变,带来质变。
启发:只有开放的系统才会走向有序的发展。打造学习型组织,把知识信息动态嵌入组织内部,持续学习与分享可能带来突变。
为提升组织学习力,从去年下半年开始,我做了两件事情:
1)例行双周复盘小课堂,学习他国最佳实践,以及做本国项目复盘。
2)坚持给下级写周报 。周报包含三个模块:
①上周重点工作总结和本周计划,大颗粒度的简单描述,主要做好方向对标。
②上周工作心得总结,经验与教训是要主要的分享内容。
③外部信息与情报,分享让自己有触动、与工作相关的外部内容,如报告、书籍、讲座的核心概念。
四、把能力建立在流程上 & 观察与预测系统发展
7.稳定性:系统具备自我调整机制,维持系统稳定。能力建立在组织流程上。
8.相似性:系统的结构、功能、存在方式和演化过程存在普遍的相似性。
启发:系统的稳定和相似性给我们提供预测的可能,通过观察A系统来预测B系统发展,以史为鉴知兴衰。
最后的话
1.系统的整体性和目的性启发,改变元素关系才会让系统发生质变。
2.系统的层次性和自主性启发,调整组织结构以服务一线作战单元。
3.系统的开放性和突变型启发,打造学习型组织让知识动态嵌入组织。
4.系统的稳定性和相似性启发,把能力建立在组织流程上,观察和预测系统发展。