(以下内容来自Hubert)
最近大家每天使用了收集篮后,感觉怎么样呢?想必大家也有遇到一些问题吧?
比如,有些小事真的是太琐碎了,比如我需要给老妈打个电话讨点生活费,一两分钟就好了,这样的事还要记到收集篮吗?
有的事情是之后几天才要做的,可是收集篮只记录今天的事情...
有的事,像是跟闺蜜约了有空吃饭,但没确定时间地点,这样的事要记到哪里呢?
单纯用现在的收集篮,其实是远远不能满足我们日常的需求的,所以我们要对收集篮进行升级!
在升级之前,我们先来了解一下,在GTD方法里,我们生活中遇到的事情可分成哪几类?
三类“不能行动”的任务
1.将来某时(今日某时):比如说“哪天有空去打羽毛球”,或者不确定今天什么时候做的事。这就是一件当某些条件成熟之后才会做的事情。这类事情数不胜数:宿舍大扫除、这个月有空去看一部电影,等等。
2.参考资料(KM):比如“VP转发的介绍某一个公益Project的邮件”,你以后在做Event时可能会用到,对这类事情的正确方法是分类归档。
3.垃圾:没有意义的事情,如“垃圾邮件”“推销电话”或是对你并没有帮助的东西。在捕捉时,我们就要自动过滤掉这些事,不要让它占据我们的空间。
六类“可以行动”的任务
1.两分钟行动:打一个电话是2分钟可以解决的事情,对于这样的事,我们采取的行动应该是——立即去做。
2.项目:这是需要多个步骤,并且需要多部门协调的事情。例如,“周五前出iGCDP项目的Timeline汇总”这不是VP一个人能搞定的事,需要跟每个OCP沟通确定。
3.任务:由多个行动组成,和项目的区别是任务几乎都是自己要解决的事情,比如OC Event制作一个活动的进度计划。
4.行动:就是可以直接去做的事。比如“发Visa Letter 给EP们”,对于这些事情,有空的时候就立即搞定它。
5.指派给别人完成的事:这类事情往往是相对紧急,但对我们不是那么重要的事,我们可以运用“猴子法则”将它交给别人去做。什么是“猴子法则”?稍后重点讲~
6.特定时间做的事:这些是我们通常会记在日程表,比如下周三19点去听奇葩说邱晨的讲座。
在这9种任务中,我们今天来重点学习两种有趣的原则。
两分钟法则
如果是2分钟内能做完的事情,那就请“立刻去做”
比如发一封Email、整理桌面、给某人一个电话,等等。有些人觉得2分钟就能做完的事情太简单,任何时候想做都可以做,但是往往拖了又拖,到一天终了的时候又抱怨:“事好多,真烦人”。而“两分钟行动”就是专门专门对付这些“烦碎小事”的。
一般情况下2分钟可以让人放松,又不会失去思路。这里说的是“一般情况”,也就是说这不是一个绝对值,就像人的体温一样,都是有差异的,不必强求。你可以是两分钟,也可以是一分钟,甚至30秒。
你可能会问,“我们不是提倡集中100%的精力去做当前的事,为什么要被2分钟原则打断?”
理由是,如果此时不打断,以后会损失更多。因为你还要拿出收集篮,写进去,提醒自己完成,这样花费的时间可能是直接做的好几倍,得不偿失。
猴子法则
(Oncken教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的“猴子”)
为什么我们会有时会觉得自己碌碌无为?是因为我们在盲目地忙碌着,花了太多的精力在紧急但不重要的事情上。那我们要怎样减少这些让我们忙,却受益甚微的事呢?
William Oncken曾经提出一个理论,叫“背上的猴子”。Oncken教授有一次偶然发现,自己在忙于加班的时候,下属竟然在优哉游哉地打高尔夫。这让他突然领悟到,主管人员之所以时间不够用,一个很重要的原因在于没有做好授权分责,将太多本该下属去做的工作招揽到了自己身上,以至于永远苦苦追赶工作进度。
拒绝猴子:
1.明确职责,确定这只猴子不是你的
2.注意沟通方式,明确,坚决,不生硬
这就是我们常常听的,要懂得“Say NO”。如果你一味地想做老好人,一直帮别人做事,必然会没时间照顾自己的“猴子”。你将非自己责任的事做的很有效率,可这值得你沾沾自喜吗?你自己的事完成得怎么样了?这就是猴子法则,应用它的前提是你要明确自己的责任边界。
给出猴子:
1.懂得放权 2.将时间放在更需要你的事情上
对于很多Team来说,TL基本都干得死去活来。但每个人的时间精力都是有限的,你不可能像超人一样一个人把所有活儿都揽了。你应该花时间精力在非你莫属的事情上,比如OCT沟通制度的建立,因为这件事只有你能做,但制作Feedback sheet就不一定非你做。放权不仅能释放你的压力,还能真正让你的mbr成长。权力代表责任,而肩负责任的人,往往是成长最快的。
学习完这两种好玩又实用的原则,我们再回到收集篮如何优化这件事~
大家应该隐隐约约有些思路了吧?
我们可以把收集篮升级成这样:
收集篮增加两个部分,专门放猴子法则及今日某时的事
日程表,放特定时间做的及将来某时的事
图为我自己电脑桌面上的日程表,用纸质版的台历或手机日历都行~手机还可以提醒~
9项任务到收集篮及日程表的捕捉
【周日周一周二作业】升级收集篮,实践两大法则
升级收集篮:不一定照着上面的模板画,但要能让自己通过使用收集篮,更好地处理三类“不能行动”和六类“可以行动”的任务。
(鉴于大家周日可能比较少工作学习上的事情,所以 升级收集篮从周一开始打卡,周日有小伙伴升级了收集篮也可以打卡到群里。)
实践“2分钟”和“猴子”:周日周一周二三天,这两个法则你根据自己的情况运用,将自己如何运用的经验记录下来打卡。(可理解为三天内,总共两种法则最好能各打卡一次。你一天内两种卡都打了也行)
(两种法则从周日开始打卡)
【作业格式】
(文字)【捕捉力| 猴子法则】/【捕捉力| 两分钟法则】
(正文——你如何运用的经验)
(照片)清空前,拍一张你升级后的收集篮