年终将近，最近加班的职场人士不在少数。为了业绩，为了年终奖，大家拼命在年前刷新数据。当然，领导也会不断布置任务，期待下属不断有新的产出。
我在大型国企工作，年终是一年中最忙碌的时候。近日刚完成了任务，领导又布置了两天的新任务，但我用4小时就解决了，空余一天时间用于提升自我。
究竟如何用4小时搞定2天的工作任务呢？
1. 纵观工作任务
很多职场人士，一拿到任务就马上行动。殊不知，很多简单的类似问题可以马上解决，进而加快工作效率。
近日，领导给我布置了14个工作文件，大都需要Excel进行处理。领导说：“请把这些文件2天之内处理完毕。”
按照以往的工作效率，这些文件大概耗时两天左右。但这一次我更换了工作模式，4小时便完成了任务，从而多出有一天时间提升自我。
首先，我没有马上处理任务，而是把工作表进行了梳理，纵观整个工作清单。我把相同类似的文件归在一起，这样14个文件一共分成了四大类，然后在根据类别处理问题。
其次，我先处理简单的文件，这样如果领导急需，我便可以先将这批文件交差，以体现工作量。如果，我没有提前纵览工作清单，而是从头开始，万一刚开始的文件难以处理，领导明日来问询时，我一个文件还没处理完，他肯定会心情不悦。
拿到工作任务后，我们要纵观工作任务，对任务进行归类并提前处理简单的任务，这样可以不断增强自信，并随时提现工作量。
2. 提前沟通并提交一个文件验证
很多职场人士，一味埋头苦干，到头来发现时间消耗最大。我们应该提前咨询有经验的师傅，并快速完成同类中的一个已验证领导意图，进而快速迭代完成任务，避免做重复性工作。
比如，领导交给我的14个文件，可以分为4大类。首先，我把这4类文件提前预览了下，在脑海中快速运转，整理出一个自己搞不定问题的清单。针对这4类文件的问题清单，我提前跟领导沟通并谈谈自己的处理方法。此时，切不可一味地询问领导，而不谈自己的方法，避免成为领导讨厌的伸手党。
此时，领导对我的方法给出了反馈，并指出了修正措施。我按照领导意图，快速做完同类文件中的一个，交给领导审阅批改，这样便不会在相同类型的文件中重复修改，从而加快了工作效率。
拿到工作任务后，我们要提前针对同一文件问题进行交流，已获悉领导意图，然后快速提交文件，快速迭代以便提升工作步伐。
3. 保持专注
当工作的思路理清后，我们要有一个高效的专注时间。
当领导批复完意见后，我会设置25分钟一个的番茄钟，从而保证高效处理任务。如果在工作中无法保持专注，很容易多次返工造成时间的浪费。比如，你无法专注任务时，被某事情吸引，当你再次回到工作状态，可以需要花费数十分钟。这样多次游走的注意力，对你的时间消耗极大。
当开始处理同类文件时，我手机静音并关掉网络，启用时长为25分钟的番茄钟，每个番茄钟之间休息3分钟，如此循环往复，保证专注的同时提升了工作成效。
拿到工作任务，理清工作思路后，我们可以设置番茄钟来保持专注，并不断提升工作效率。
4. 擅用工具
职场中，我们需熟悉常用的工具并不断应用到达熟练程度。
很多职场中的工作慢是不擅用使用工具而致。比如重命名文件，可以用F2快捷键，而很多员工，用“右击鼠标→重命名”的方式，浪费掉很多时间。当然，每个人工作内容不同，但要记得及时总结和梳理所用工具。
我这次任务是处理Excel文件，可以采用批处理和宏命令，集中修改相同文件的内容。这样可以一次处理多个文件，高效提升了工作效率。
如果工作中常用某一工具，我们可以好好研究并提高工具的使用效率。一旦常用工具技能提高了，你的工作能力将提升数倍。
当你用4小时的时间，处理掉2天的工作量，你会发现可供自我提升的时间逐渐增多。
接到任务时，我们可以纵观工作任务、提前沟通并提交文件验证、保持专注和擅用工具，这样你的工作效率会不断提升，逐步赢得领导信赖。
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一位喜欢分享，乐于互助成长的工科男。
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