九、明确项目目标


项目投标成功后,如果在投标阶段就引入了项目经理,一般就继续跟进。而如果投标阶段没有引入项目经理,在这个阶段就需要引入项目经理。所以简而言之,正常情况下,这里应该有项目经理介入了。

此时对于项目经理来说,需要明确三件事:

1. 这是个什么样的项目?

2. 项目需要达到什么样的效果?

3. 项目经理是否被赋予了权限?

《一》这是个什么样的项目?

通俗的讲,就是项目背景。项目是由谁发起?谁出资?项目中相关成员架构是什么样子的?项目周期多长?项目的目的是什么?中间需要和哪些第三方系统打交道?项目预算多少?

这就好比两个人安排相亲之前,都会了解下对方的背景:

家庭背景 —— 项目有谁发起,谁出资

家庭成员 —— 项目中相关成员架构是什么样子

工作情况 —— 薪水(预算)多少?

对另一半的要求 —— 项目目的什么?

个人爱好 —— 社交圈如何 (中间需要和那些第三方系统打交道)?

一方面知己知彼,另一方面,也是认知的一个过程,便于项目经理掌握项目本质,识别干系人。

《二》项目需要达到什么样的效果?

这个问题解决项目需要做什么,即最后项目交付的成果是什么?包括了两方面的内容:

a. 有形成果物 —— 实打实的产出物,如设计文档,交付的系统,装修完成的房子等等。

b. 无形成果物 —— 主要出现在培训类项目中,指通过一定时间的培训,使得受训人掌握一定技能。

明确项目需要达到的效果,对于项目经理有如下意义:

1. 在项目初期明确项目范围

项目范围作为项目管理三要素中的一项,可见其在项目管理中的重要地位。越早明确项目范围,对于项目管理越有利,具体表现在:

a. 设置RQM矩阵,方便管理项目需求和对应实现方法。

b. 在项目初期规划一个相对稳定全面的项目任务列表,使得项目预算,进度计划更接近真实。

2. 在项目初期知晓需要使用的资源和技术特点

俗话说,术业有专攻,这在一个项目中的体现在于,木匠干不了铁匠的活,即使能干,在工作效率上也有所差距。资源管理是项目管理的一部分。如果在项目初期能够对于整个项目需要哪些资源,资源需要哪些技能有个整体的认识。对于项目计划的安排也会相对从容。

这就好比是订机票,越早订,越容易。即使特殊时期,买不到机票还可以改买火车票。

在项目初期就把需要使用的资源预定好,如果资源技能达不到要求,比如软件开发类项目,需要页面设计,而整组团队中没有人有该项技能时,可以寻求第三方外包服务,从而达到项目目的。

3. 充分预见项目中可能存在的风险,及时设定应对措施。

项目经理对于项目风险的鉴定、识别是需要伴随整个项目中的。但是对于风险管理,越早越主动。同样没有页面设计这件事情,如果在项目初期识别,在制作预算时,就可以考虑到外包这个方式去规避。所以预算会把外包费用计算进去。

反之,如果等到需要使用该资源时才发现没有人有该技能,此时再寻求外包,会造成项目的延期,同时,如果是在关键路径上的任务,会使得整组人都处于等待状态,形成浪费资源。

所以项目风险的识别,越早越好,这样有助于尽早的指定相应措施。越早识别,相应措施可以选择的余地就越大。

《三》项目经理是否被赋予了权限?

很多场景中,项目经理了解了第一点和第二点就结束了,这里我还罗列了第三点。因为这一点经常被忽略。尤其是在国内的项目中,经常会忽略。

回想下,老板找到你,hi, 莫斯,有个项目要你跟一下,给我个计划,预算,具体实施你可以找谁谁谁处理,每周给我个进度报告,balahbalah 的时候,你是就顺着老板思路展开工作了还是冷静的想想,然后对老板说,老板,您是要指定我做这个项目的PM吗?您能发送个邮件告知相关人员吗?这样也方便展开我的工作。

这个动作叫做授权,所谓授权,即授予项目经理对于整个项目的最高权力,对于整个项目负责的权力。这是一个充满仪式感的事情,务必要让老板在项目初期授权,并且让项目成员知晓。授权的意义在于

1.     对外告诉客户由谁负责这个项目,中途的改动,想法的实现,都可以联系这个人。这就像一个对外的唯一窗口,一个开设在他国的领事馆,大到国家安全,小到签证发放统统都去那里办。也只能去哪里办。

2.     明确角色和责任之间的关系,有助于决策的分量。因为项目经理是项目的总负责,在项目中的事情都归项目经理管。也正是明确了这个角色和职责,项目中的成员才会听从项目经理的任务安排。不然谁鸟你呢?

3.     对内树立团队架构,并且有助于在项目初期制定项目相关规则,规则一旦确定,所有人员按照规则做事,让项目井井有条。这条是针对在项目初期授权而言的,越早确定项目经理,越早额能够安排制定项目规则,如项目需求发生变化了如何应对,项目进度如何让客户和老板知晓等等。这些规章越早确立,对于项目越有利。习惯是慢慢养成的。

当你被领导赋予了某个项目的时候,不妨按照上面的思路多问一些信息来了解整个项目。这是一种专业,也是一种态度,专业的项目经理以及对项目负责的态度。

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