用讲故事的方式设计Workshop之具体实施框架 - I

那些Workshops - Stole from Lead Xiao

上一篇介绍了在设计一个Workshop(工作坊)时的整体思考框架,但是在第五步——"执行步骤"中还欠缺一些具体指导框架便于实施过程中参考,在此整理一下。

澄清一下我所认为的框架

所谓框架是一种思考模式,这个模式保证了思考过程中的高效性与有效性。

  • 高效性:保证参与者都能遵循这种方式思考,而不是完全发散或者没有思路的状态,有章可循因而参与者都可以贡献进来,进而执行过程中更加高效。
  • 有效性:针对不同场景的框架,提供了一种解决某类问题的思维模式,相比没有框架,参与者根据框架思考更容易得出想要的结果。

切记跟任何模式或者框架使用时需要注意的一样,在保证灵活性的同时一定要注意选择合适的框架,切忌生搬硬套,否则适得其反,工作坊设计者需要从目标出发来选择或者裁剪框架。

待解决问题的分类

根据我的经验,从实用性和常见性角度大致分为如下几类:

  1. 分类想法:针对某个问题进行发散性思考,但是给出一定的分类,避免过于发散或者没有想法
  2. 根因分析:找出某个问题的根本原因
  3. 权衡比较:根据一系列权衡因子来比较孰优孰劣,或者为未来决策提供依据
  4. 优先级排定:针对一系列选项排定优先级
  5. 信息分享:如何高效地分享&展示信息
  6. 动力分析:针对某个问题分析对其造成影响的对立面因素

欢迎读者补充其他类型~

第一原则性框架

在具体介绍介绍以上各类框架之前,有一个第一原则性框架需要跟大家分享。根据我的定义:“Workshop的设计可以理解为制定一个游戏规则,让一群人来解决某个特定的问题,最终产出游戏成果。”,既然是一群人来解决,那就意味着需要群策群力!如何群策群力就变得至关重要?!

发散与收敛框架

这个模型借用自设计思维-Design Thinking,其核心思想是首先定义是什么和为什么,然后定义怎么做;先发散再收敛,不断探索与聚焦。解释一下为什么这种方式可以起到群策群力的作用:

  • 发散时,每个人独立思考,防止大家相互影响:这个是保证群策群力的一个有效方式。很多会议之所以会变成一言堂,关键在于参与者中比较资深或者比较能说的人把话都说完了,别人没机会,或者别人因此而不敢说;
  • 收敛的时候,引导者组织参与者根据思考框架整理并归类信息,得到共识,这个过程通过思考框架可以很好地收敛,在吸收众人的想法之后再收敛,结论更容易被参与者接纳,他们也更容易深度参与。

个人认为任何一种以解决问题为出发点的Workshop,以上这个框架是基础,基于它可以设计出不同的Workshop,所以称之为第一原则性框架。(本系列文章最后会给出一个第一补救原则,用于处理讨论过程中无法按部就班进行,跑题歪楼过于严重,先卖个关子。)

分类想法

针对某个问题进行发散性思考,但是给出一定的分类,避免过于发散或者没有想法,关键点在于提前设计所需收集想法的分类。用敏捷回顾会议形式举例再适合不过:
1. Well - Less Well - Puzzles/Suggestions?
这是一个典型的想法分类框架,将要收集的信息分为三类。

  • Well:过去一段时间内团队表现很不错,值得激励和保持的地方
  • Less Well:过去一段时间内团队表现不尽如人意,需要提升和改进的地方
  • Puzzles/Suggestions:有哪些迷惑之处,或者建议

2. Starfish: Start - Stop - More - Less - Keep
这是将信息分为五类,具体介绍参考这篇文章

Starfish Retrospective

这类方法的发散过程很直接,因为问题明确且参与者不会有什么异议,可以直接跳过对于WHAT&WHY的分析环节直接到HOW。关键是在收敛环节,需要引导者快速归类所有想法。

根因分析

针对具体问题分析造成这个问题的根本原因。 这个领域有很多框架,其中鱼骨图(因果图、石川图)比较常见。

鱼骨图分析

分析过程如下:

  1. 针对问题点,选择层别方法(如人、机、料、法、环等)
  2. 按头脑风暴分别对各层别类别找出所有可能原因(因素)
  3. 将找出的各要素进行归类、整理,明确其从属关系
  4. 分析选取重要因素
  5. 检查各要素的描述方法,确保语法简明、意思明确

具体操作步骤:

  1. 查找要解决的问题;
  2. 把问题写在鱼骨的头上;
  3. 召集同事共同讨论问题出现的可能原因,尽可能多地找出问题;
  4. 把相同的问题分组,在鱼骨上标出;
  5. 根据不同问题征求大家的意见,总结出正确的原因;
  6. 拿出任何一个问题,研究为什么会产生这样的问题。
  7. 针对问题的答案再问为什么?5 Why
  8. 当深入到第五个层次后,认为无法继续进行时,列出这些问题的原因,而后列出至少3个解决方案。

权衡比较

根据一系列权衡因子来比较孰优孰劣,或者用于未来做决策的依据。其关键是针对具体问题要识别出权衡因子

这个是框架没法做的,因为问题千奇百怪。一个建议是,在开始工作坊之前引导者一定要准备一些基本因子,否则进行过程中会出现考虑不周全或者时间不够用情况。 在进行过程中可以快速发散收集大家的想法,然后再归类整理一下,在吸收众人观点的同时效率也更高。

在识别出权衡因子后可以用如下框架展示:
Tradeoff slider - 权衡滑块

Trade-off Sliders

操作过程:

  1. 将选定的权衡因子按顺序写好;
  2. 在两端设置为两个极端 - 比如最不可妥协,最可以商量;至关重要,无足轻重;专家,新手;
  3. 组织所有参与者自己先打分(发散),然后讨论,最后讨论达成一致(收敛)。

还可以有另外一种表示方式,就是将因子的两个极端用定义好的数字来表示。
比如针对能力程度分析用0 - 5来区分:
0:完全不会、1:新手、2:可以开始工作、3:可以胜任工作、4:可以指导别人、5:专家,可以解决任何问题
这样滑动滑块的时候有刻度,参与者更容易做判断。

因为时间关系(该上班了~),下篇文章介绍如下内容:

  1. 优先级排定:针对一系列因子排定优先级
  2. 信息分享:如何高效地分享&展示信息
  3. 动力分析:针对某个问题分析对其造成影响的对立面因素

敬请期待!

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