每次小长假过完,打开微信最常看到的就是各种配图表达的同一个信号:不想上班啊...
每次过完周末,不知道大家会不会都多多少少有一些周一综合症。
我在带领团队的过程中,观察到周一到周五工作节奏,常常会出现两种比较典型的现象:
有的员工似乎周一进入公司时就一副打了鸡血的样子,但是随着工作量的逐渐落实,前半周积极加班到晚上八九点钟,后半周明显精神状态就低落下去,到了周五,员工脸上几乎就像写着“快点下班,已经坚持不住了”的字样。
还有一种类型员工,周一来到公司似乎并没有从周末的状态调整过来,如果领导突然问起来上周布置的一项任务,他似乎就像忘了一样,需要回去看看笔记或者邮件才能回想起来事情进展到什么状态;这样的状态会随着时间推移到周三周四,员工的状态稳定下来,工作效率明显提高,状态最好的大概是周五,状态刚进入高峰,就到周末了。下一周又会开始一个从低到高恢复状态的循环。
不知道大家有没有想过,哪一种情况更接近你的实际状态;而你的老板有可能更喜欢哪一种员工呢?
在我看来,两种情况都不是专业状态好的表现。
不管是我们自己从工作平衡的角度,还是老板从安排工作的角度,最为专业的表现其实是保持较为稳定的工作状态。就如同我们乘坐车辆,都希望车辆行驶速度稳定,速度过快也许会错过路口,而太慢又很有可能错过会面时间。工作状态也是一样的,建议大家均匀用力的原因在于,这时的我们随时留有一定的余量;如果临时出现一个重要而紧急的任务,或者某一项任务突然将截止日期提前,我们能够马上使用涡轮增压,将任务完成并且保证一定的质量。
要达到这样的状态,需要养成良好的工作习惯,比如工作优先级的排列、时间效率的合理分配、以及如何缩短复杂事情的沟通成本等。这些可能都需要一定时间的系统练习达到最佳效果。
今天跟大家聊的是从管理好自己的周一开始。
周一在大部分公司或单位中,都是开例会布置工作任务的时间。更好的利用周一的时间将几个基础打好,不仅可以提高自己在未来一周的工作效率,养成习惯以后,也会有助于降低在周末结束时对周一产生的焦虑感。
首先给大家的建议是,利用周一做好未来一周的工作量规划和预测。
可能的话周一比平时到达单位的时间略微提早一些,比如提前半小时到一小时,在第一个日程开始之前,把自己的思路理一理,将计划性工作在这个时间段完成。比如:需要在例会上与其他同事沟通的内容在笔记本或电脑上写下来,根据写好的内容再稍微调整顺序和优先级。例会占用的是大家的时间,因此涉及到团队的事情,或者需要团队帮忙的事项优先级更高一些;在时间分配上,大家都感兴趣的话题应该占比大于自己的工作总结。简单的花十分钟梳理一下会议发言,会使得你的发言要点清晰,展现领袖气质。
另外一个应该在周一花一些时间看看的,就是你的本周工作日程。大部分听众应该都在用日历管理自己的会议和日程安排。周一就是一个绝佳的时机,将这一周一定要完成的事项和所需的时间在日程表上标注好,一来是提醒自己避免到了下半周忘记;二来在别人需要临时插入给你的任务时,你会对自己还能匀出多少精力心中有数。在这里也提醒大家,在工作行程特别满的时候,也要给自己排入一些锻炼或休息的日程。恰当的平衡生活是为了能够以更饱满的精神继续投入工作。
其次,利用周一这个每周开始的时间,将需要其他部门配合的工作即使做好沟通。
就如同我们自己一样,很多同事也会在周一将这一周的工作按照优先级、和预计需要的时间做出初步计划。
所以,如果你的工作计划中有需要别的同事参与或负责的部分,尽量在周一向对方做一个沟通和提醒,并且一起对完成的时间做出一个预计,这样可以有效保证你在整个项目节点上进度的把握。
这里补充说明一点,如果这个任务的内容比较繁复,建议大家提前给对方先发一个邮件,将内容描述一下,给对方同事一些思考和准备的时间,这样在跟进沟通时大家就可以就关键的2-3点问题讨论,而不用从零开始。
最后,如果本周有出差或者外出培训的安排,尽量在周一与上级或同事做好交接。
提前沟通的重要性我想大家应该能够想象。尽管此前你可能已经邮件或者口头跟上级请示过,建议在出差前的当周周一还是简单提醒一下自己的出差安排,大约去几天或者预期达成的结果等。涉及到需要其他同事在此期间帮你完成部分工作的情况,也应该将安排沟通清楚。
对交接的工作如果有较为重要的内容,建议大家再沟通好以后记录一个邮件,发送给同事和上级;做到责权清晰。妥善的安排好计划和预案之后,你在出差时碰到公司打来的夺命追魂call的可能性也会极大的降低。
上面这些事情说起来都是很小的细节,但是在实际的工作中我却常常看到工作了好几年的职场人也会忽略。我常常在想,养成良好的习惯在职场就好像平时部队的训练,也许枪膛里并没有子弹,但士兵们每天都仍然要一丝不苟地完成上膛、退膛地练习动作,正是这些重复训练之后稳定地执行能力,确保士兵们真的到了上场打仗时习惯动作手到擒来。
下篇文章里,我会跟大家一起聊聊职场中的自律。