本文以一个小小的案例反映工作中流程规范的必要性。规则是有形的,是硬性的;而规矩则无形的,是在潜移默化中约定的。
前天晚上接到小C的微信时,我有点发懵。他说,A部门的上级部门要一项信息和数据,A部门请我们部门(姑且称为B部门)提供。从这个流程外推测,A部门应该是首先找到了小C,而小C知道我负责这项工作找到了我。这里有几个问题瞬间引起了我的思考。
第一,A部门应当告知B部门,最好是领导层面进行沟通,进而好推进工作。而从与小C的沟通,我看没有这一层意思。虽然只是要一个数据和信息,但背后的工作是重要的,我认为应当引起重视。
第二,A部门工作人员联系到B部门的小C,小C首先应当向领导汇报。从沟通情况来看,我看没有。如果有,他也会第一时间告诉我是受谁的指派才问我。如果我把这条信息和数据告诉小C,而小C转给A部门,A部门再汇总上报,则整个过程B部门领导可能并不知情。
第三,小C知道我在外工作,以这条理由也不应当直接向我询问,而应当向其他同事要,或者最好是向领导汇报。
然而以上三种情况都未发生,于是才有了文章开头的场景。
我给小C回复,我在外,请他向我的主管领导汇报。
后来我没有接到领导电话。指导第二天早晨接到A部门工作人员电话。我告知他我在外,请他直接联系我的主管领导。几分钟后,我接到领导电话。由于另外一个同事出国联系关机,这件事情还是由我来做。但她被告知的时间节点是:10点以前!
此时已是9点半。我不知道为何原来不紧急的事情变成了如此紧急的事情。那个系统自从我离开后已一半年多没有用了,如何使用没有忘记。然而令牌码的下载,在临近10点的时候,终于完成。此时电话也打来了,还好在没有耽误准点完成。
还好在截止日期前完成。然而从前一天晚上到第二天早上,一件普通的事变成了紧急的事。