Excel技能 |《你早该这么玩Excel》之一

最近在看伍昊的《你早该这么玩Excel》,不太记得自己当时为什么会买这本书,可能是受了亚马逊推荐书单的蛊惑吧。

就目前看下来的情况,并不推荐大家买这本书,感觉作者写了很多「废话」来凑成这本书。

给大家总结一下这本书的核心内容。

Ch 1 换个角度玩Excel

整章只有一个中心思想,就是做好一维的源数据表,以不变应万变。什么是一维源数据表呢,就是一张明细表,不使用任何公式。

例:

图片发自简书App


Ch 2 十宗罪进行时

本章开始讲一些实质性内容,但其实是那种百度一下就可以知道的小知识点。

1、标题的位置

很多朋友喜欢将表格的第一行留给标题,选中单元格—合并居中—写上标题,以前我也这么干,但这样做其实破坏了源数据表。

「在Excel默认的规则里,连续数据区域的首行为标题行,空白工作表的首行也被默认为标题行」

标题放哪里呢?要么写在工作簿中,要么写在工作表处

2、填写顺序

在设定不同字段的填写顺序时,一定要按照思维顺序(工作顺序),比如记录一款APP的数据,肯定是先有下载,然后才会有激活和注册。

小技巧:数据列的移动

选中需要移动的数据列—光标移动到列的边缘——光标变成手指图形——按下「shift」不松开——拖动选中列至新位置——松开鼠标及「shift」键

3、分隔列

当你想要对列与列之间的数据做区分的时候,请巧用边框线,千万别空出一列来作为分隔栏,这样会破坏数据的完整性。

小技巧:删除列

Excel只能筛选行,而不能筛选列,那我们怎么删除我们想删除的列呢,一列列删显然费时费力。

复制所有数据——在待黏贴处选择「选择性黏贴」——「转置」

这样行与列就互换了,筛选出你想筛选的行,再「转置」回来就行了。

4、多余的合计行

不要在源数据表中做合计,破坏数据的完整性

5、多余的表头

类似于第一宗罪

小技巧:批量录入

如果你要在多个单元格(这些单元格既成不了行也成不了列)中录入数据,ctrl+c复制你需要录入的内容——鼠标点击你要录入的其中一个单元格——按住「command」——选中你要录数据的所有单元格——松开「command」——按下「retutn」

6、源数据表中不要合并单元格

每次你合并单元格时都会提示你只保留第一个单元格的数据,因为你合并以后,Excel只能识别第一个单元格的数据,其他被合并的单元格数据都为空。

7、表格数据要完整,不要留空

如果没有数据就填写「0」或者填写文字说明,一定不能空着什么也不写

小技巧:阿拉伯数字变大写文字

如何将2134写成「贰仟壹佰叁拾肆」

选中写有阿拉伯数字的单元格——右击「设置单元格格式」——「数字」——「特殊」——中文大写数字

注:此方法只适用于转化整数,带有小数的无法正常转化

8、将源数据记录在一张表中,不要分成N张表进行记录

9、数据分列与合并

比如将表格中的月与日分开,利用「数据」—「分列」

将月与日合并,利用「&」符号

10、汇总表误用手工来做

做好源数据表,其他交给excel来搞定。


未完待续···

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