大家好！
今天和大家聊一聊如何让行政采购工作的相关数据更为精细化，从而为良好的数据分析提供基础保障。
我们从数据分析中的一些关键算子说起。
引子
在行政采购管理中，数据分析是一个重要方面，而如何实现对现有数据的精细化管理也是同样不容忽视的，这也是一种主动的管理行为。
为了实现对采购数据的精细化管理，我们可以考虑在实际的运算过程中，增加一定数量的关键算子作为运算的中间环节，为数据分析提供更为精准的“炮弹”，从而进一步实现对行政采购事宜的高效管理。
这里我举其中的几个指标作为抛砖引玉，大家在实践中一定会遇到更多更复杂的现象，也会涉及到更多的指标。希望大家都能够举一反三，实现对各种场景的灵活应对。
剩余数量阈值
在行政采购工作中，“提前量”是一个非常重要的指标之一。
举个最为简单的例子，如果办公室的饮用水已经一滴不剩了，这个时候再去采购的话，那么员工至少会在半天内没有水喝的，这样会给员工带来各种不良的体验，这也是行政工作的失职。
对于打印用纸也一样，比如企业在某一天将要召开一场正式的会议，需要为每一位与会嘉宾分配相应的席卡，而当会议管理人员在电子版上做好名字录入，准备进行打印时，发现席卡专用纸早已使用完毕，这样就很有可能会造成“会议事故”。
因此，行政主管应该对各种物资进行全面梳理，列出一张建议的剩余数量阈值对照表，然后通过各种公式的组合，最终在在线数据表上反映出来。
在确定剩余数量阈值时，我们一方面可以基于过往的经验来确定，另一方面就是对0到1阶段中收集到的数据进行分析，找出其内在规律。
对于一些重要物资而言，可以在流程中增加相应的每周更新或双周更新要求。当低于剩余数量阈值时，表格上就会有相应的提醒，确保采购人员能够第一时间响应。
建议采购数量
剩余数量阈值是一个针对采购时机的参考值，而建议采购数量则是在实施采购行为之前，对于采购数量的参考值。
对某些物资而言，采购数量过大没有意义，会占用公司内部的库存空间；数量过小的话，消耗量过快，可能会需要经常采购，浪费员工大量的精力。
因此，我们可以在相关一线人员上报数据的基础上，适当增加相应的“经验数量”。
同样地，我们可以专门设计出一张采购数量的对照表，针对不同的采购对象赋予相应的数量指标。
当行政人员进行上报，提出采购需求时，相应公式将自动进行运算，确保采购人员看到的是最终确认的采购数量，采购人员可以基于此数值进行采购。
当然，如果遇到较为特殊的情况，那么行政工作人员可以对该数值进行调整，并协同行政主管和采购工作人员进行确认，直至得出一个符合该特殊情况的最终数值。
而从更为精细化的角度考虑，我们可以将这些特殊情况收集起来，作为一个行政采购工作的案例集，将在过往的各种场景下确定数量的过程萃取成可复用的经验，便于在遇到相似情况时进行参考，提升数值确认效率。
通常的采购时长
在行政采购工作中，除了上述两个数量指标外，时间指标也是非常重要的指标，这一指标主要是针对各种物资的平均采购时长，即从采购工作人员开始下单，到最终收到物资所花费的平均时长。
无论是行政工作人员还是采购工作专员，都需要对这些平均时长了如指掌，这样才能够让我们对每一个采购项的平均时间进行提前判断，从而充分考虑到可能存在的风险，预留相应的提前量。
我们同样可以做一张相应的采购时间对照表，并用公式与主表联立起来。
当主表上新增一条采购物资需求时，在对应的列中将自动弹出相应的平均采购时间。
做得更精细的话，可以增加一个与期望到达时间之间的比较。在平均采购时间下，如果其预估的到达时间要晚于期望到达时间，那么同样可以在主表上进行告警，供采购人员采取其他措施。
在明天的文章中，我将以这些算子作为示例，和大家聊一聊在数据表上的落地方法。
