• 碎片出处： 五个实践原则，帮助你组织一场高效能的会议（赠书）

• 阅读目的：团队年轻人比较多，组织会议的同事有时也习惯性思维发散，以至于会议效率偏低，学习一下组织会议思路，以备后用。

读后收获/感受

• 要点一：会议时长设置：时间宜短不宜长

  • 工作会占满所有的时间；面对一件工作任务，更富裕的时间反而会令人降低紧迫感，不再全力以赴。 ---「帕金森定律」
  • 时间短，更紧迫，更专注。
    • 设置好时长后，试着再缩短 5% 至 10%。微微的紧迫感往往让会议效果更好。 60 分钟的会议可以尝试缩短到 50 分钟；30 分钟可以缩短到 25 分钟
    • 尝试「超快会议」与「抱团会」
      • 10 分钟或 15 分钟的快速会议
      • 「抱团」类似体育比赛中队员之间的抱团加油鼓劲，可能自发或预先组织，可以在赛前也可以在赛后。
      • 抱团会内容通常包括：已完成的工作以及取得的主要成绩、下一步的工作、关键指标、面临的困难。

• 要点二：会议议程安排：关心参会者的体验

  • 选择议题方法

    • 「评定一个话题是否值得谈论的最重要标准，就是它是否困扰到你的下属。」

    • 开会前的 3 至 5 天，可以发邮件或一对一询问其他参会者需要讨论的议题。

    • 如果某个建议的话题并不适合于在接下来的会议中采纳，那么：

      • 在会议之外的时间与员工们解决这个问题；

      • 将这个议题放在将来的其它会议中。

      • 舍弃那些不够切中要害的内容，和仅与小部分参会者相关的内容，放在会议之外解决。

  • 讨论事项的顺序

    • 重要的在前，次要的在后。
    • 「只对当下产生影响的事项」，不应被默认为比「有着长远影响的事项」更重要。
    • 决策建议
      • 你的议程中的特定事项应当彼此紧密关联。
      • 如果所有事项的重要性基本上都差不多，建议优先安排员工提出的议程事项，这样参会者能够更加强烈地感受到自己的话语权、会议包容度及共享的权利。
      • 会议最开始可以进行一些「暖场」（例如公布一些简短的通知，或对相关的上一次会议做简单回顾）——不仅能防止迟到带来的负面效应，还能提高参会者积极性。时间不要超过总时长的 15%。
      • 收尾：需要通过几分钟的总结来概括会议的核心内容、明确工作任务，并记录下次会议议程将涉及的事项****

  • 为每个问题设定好讨论时间

  • 设立「责任人」

    • 分担领导权，将特定的议程事项分配给「责任人」。

• 要点三：会议规模设置：人数宜少不宜多

  • 用会议目标筛选参会者
    • 1）谁掌握解决某个问题的信息和知识？
    • 2）谁是关于这个问题的关键决策者及重要利益相关者？
    • 3）谁需要了解会议讨论内容？
    • 4）谁将具体实施会议决策或就相关问题开展工作？
  • 具体建议1）「8-18-1800」法则。想要解决问题或做出决策，最多 8 人；开展头脑风暴，最多 18 人；如果是为了向广大员工集体告知某些事项，1800 人也无妨。2）为了能够制定决策、解决问题，最多 7 人。3）如果领导的协调能力极佳，8 至 12 人为宜。4）对于征集想法、设置议程、开抱团会来说，最好不要超过 15 人。
  • 如何让未被邀请的成员免于被排斥感
    • 1）对议程事项进行合理的分割，将原计划中一场规模大、涉及面广的会议，分割成两场较小、较短的会议。这能让你始终对会议规模有所把控。
    • 2）「流动性会议」。特定的人只在特定的时间参会。既保持包容性，又能控制人数。
    • 3）在开会前，就会议所涉及到的议题，找没被邀请、但具有有价值观点的人征求意见，以增加参与感。
    • 4）将会议记录分发给没被邀请的人。
    • 5）「代表性发言」。「代表人」需要在会前与其他相关者碰头，并在会后为他们传达会议信息，持续征询他们的想法。

• 要点四： 会议座次安排：按实际需求动态安排

  • 了解不同位置的实际效果。
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    1）A 和 F，这种长桌两端的位置利于发言，通常是领导位。如果他们业务优秀，拥有很多相关的好点子，那么坐在这里很合适。但若赶上想法匮乏的时候，这个安排就会降低会议效能。2）C 和 D，相邻的座位比较不容易产生分歧，甚至会形成联盟关系。两人观点相近的话还好，如果有分歧，相邻座位则不利于他们表达分歧。3）J 的位置，适合整场会议都不会参与太多的人，尤其在 A 是领导的时候。但如果 J 的想法是关键的，那这个安排就会大大拖累会议效能。

  • ** 尝试「散步会议」和「站立式会议」**

• 要点五：设置沉默环节：笔头代替口头，该闭嘴时闭嘴

  • 让参会者尽量分享这些观点、反馈、批判并不是一件容易的事。
  • 「沉默」解决