彼得德鲁克在《卓有成效的管理者》一书有个例子,讲一位非常有成就的公司高级领导自己估算自己的时间可能有百分之五六十以上都用在有效工作上,但是实际测量下来,连20%都不到。一位资深的领导尚且难以管控自己的有效工作时间,何况我们这些普通人员,对很多初入职场的工程师来说就更有些困难了。即使工作多年,又有多少人清楚知道自己的时间都花在哪里了。
以前我们都谈时间管理,实际上时间不能被管理,但是能被合理有效利用。这个说法被很多大咖认同,包括吴军,李笑来等在这方面颇有心得建树的人都这么讲。所以我们要做时间的朋友,利用好时间。
时间是否有效取决于你的时间之内,所做的事情是否有价值。那是什么?我不知道,这个由你来定义,你认为它是有价值的,那就是有价值的。公司雇佣你来工作,那么对公司有价值,那么这件事儿就有价值。所以我们首先要知道最有价值的事情是什么,把时间用在这些事情上。对于初入职场的工程师来说,最有价值的事情就是,尽快上手工作。那么一切围绕这个目的所作的学习,都是有价值的事情。不过你自己要去区分哪个最有价值?按照价值大小排顺序做。
其次,要做好时间利用的规划。我们要安排好每周和每天的工作日程,但是一定不要太满,只把我们认为必须得做的重要事情列上即可。作为工程师来说,一般计划率放在50%~70%,如果是经理,建议保持在50%左右,因为我们还要预留出一些时间给紧急和需要协调的事情。
再次,琐碎的事情要集中处理完,空出大段时间来做重要的计划要做的事情。日常工作中,有很多特别紧急的意外情况需要我们去处理。例如,某个客户有抱怨,或者生产线停产了,或者领导临时安排一个任务。有很多个人效率管理课程我们要把事情分为,晋级重要,紧急不重要,重要不紧急,也不紧急等四个类别。然后优先做重要紧急和重要不紧急的事情,在那实际中有很多,紧急但不重要的事情,但是你却不得不去做。这里的建议是如果真的很紧急,那么,在一定的时间内,把所有这些紧急的琐碎事情,集中处理完,然后给自己空出足够的大段落时间去做重要紧急还有重要不紧急的事情。
然后,养成习惯,每日结束后回顾一下完成情况,再根据状态修正第二日的工作计划。那很难保证,当天的任务能按照计划完成,可能会出现各种意外。那就非常有必要每天结束后,把当天的任务达成情况进行回顾,未进行完的任务,要修订到第二天的工作计划中去。或者根据重要和紧急的状态变化去修订新的工作计划。这样做还有一个好处是,在回顾中反思自己的行动和结果,以便改进。
最后,坚持以上几点一直做下去,做时间的朋友,让这个朋友帮你有更多有效的产出。