“对很多人来说，时间就像是敌人。特别是在快要考试，快要截稿，工期快到时，当你身边的闹钟‘滴答滴答’地提醒着你，时间已经很紧迫，那时焦急的心情会导致你的工作和学习效率低下，这时你所想的可能不是怎样去完成任务，而是怎么去拖延工期。番茄工作法就是针对灵活有效的利用时间而设计的，帮助你完成任务以及提高工作和学习效率。”这个方法对于职场中的每个人，都有好处。荟秘书很推崇这个方法。
番茄钟有利于提高工作和学习效率
番茄工作法的三个基本原则：
● 忘记时间。无论我们做什么事情，时间总会流逝，当人们在进行具体事情的时候，时间流失带来的焦虑会轻很多，进行番茄工作法时，不要去管还剩多少时间。
● 学习时，使大脑清醒，思路清晰，意识力高，注意力集中。
● 采用简单易用原则，不用太复杂工具。很多的工作法都失败了，因为这些方法本身的技术要求就是要应用它的人发愁，甚至必要完成的任务难度更高。
番茄工作法三个基本原则
荟秘书来告诉大家规则：
● 一个番茄钟由25分钟工作+5分钟休息组成
● 每4个番茄钟一组，之后有15-30分钟休息时间
● 番茄钟不可分割。没有一半或四分之一番茄钟
● 一旦番茄钟启动，就必须走到响铃
● 如果番茄钟被明确地打断——即中断不可控——则番茄钟视为无效，和没开始过一样，不能标记x
● 如果番茄钟开始后，一项工作提前完成，继续检查同一个活动，直到番茄钟响铃
● 保护番茄钟。有效告知、快速协商、重新安排中断，遵守约定，回电给中断者
● 超过5-7个番茄，就拆分。复杂的活动应拆分为几个活动
● 不够1番茄，就合并。简单任务可以合起来做
● 一个一个番茄钟之后，结果就会出现
● 下一个番茄会更好
第一层楼：弄清一项活动所需的工夫
番茄钟走到响铃时，在你正在做的工作旁标出一个x，然后休息5分钟。
继续“再做几分钟”是不允许的。即使你觉得再多几分钟就可以完成手头的任务，也不行。
在短暂休息阶段，不宜进行任何大动脑筋的活动。
在长休息阶段，也别做任何复杂的事，否则你的心智难以重组和整合所学知识，导致的结果是在下一个番茄钟里，你无法投入做到最好的自己。
显然，在场休息期间，也不应考虑过去的一组番茄钟里做过什么。
划掉活动清单中已完成的活动。
跟踪和记录你的过程，出具一份每项任务花费多少番茄的报告。
工作25分钟休息5分钟
第二层楼：减少中断
内部中断 – 我们打断自己
我们对自己的日常计划或决定，总是抱着朝三暮四的态度。拜托内部中断，我们必须坚守两条阵线：
● 使这些中断清晰可见。每当潜在的终端出现时，标一个撇号（‘）在工作表上要记录番茄的位置。然后执行下列操作之一：
● 假如这事确实迫在眉睫，不可拖延，把他标记在今日待办表格的“计划外紧急”区。
● 将这事记在活动清单里，标上一个U（计划外），如果需要的话给他定一个期限。
● 强化你的决心，完成当前番茄钟。在标上撇号后，继续完成给定工作，直到番茄钟响铃。
那些计划外紧急事物，可以有下列处理选项：
● 他们可以在下一个番茄钟完成（但仍然以番茄衡量），顶替其他活动位置。
● 他们可以重新安排在今天某个时候完成，顶替其他活动位置。
● 尽可能地将它们的番茄钟向后排，直到一天的结束。这样有助于学习识别，什么才是真正的紧急。
工作中开小差
外部中断 – 我们被人打断
根据经验来说，真正火烧眉毛要立即处理的事，在实际生活中寥寥无几。那些所谓紧急的活动，通常可以推迟25分钟到2小时（4番茄）。对于容易沟通的人们，这种延迟没有伤害，但会给你一个巨大的优势，是你的心智有效的开展工作，按照你的方式完成活动，并且安排紧急任务。
很多人说，与使用番茄工作法的人一起工作学习，能感到他们对他人时间的尊重。
面对此类中断，我们也要坚守两条阵线：
● 使这些中断清晰可见。每当某人某事打断了番茄钟时，画一个（-）在记录番茄的位置旁边。然后执行下列操作之一：
● 在今日待办表格的计划外紧急区域，记下新的活动，在左手边空格区，填上与对方商定的最后期限。
● 在活动清单表格记下它，标一个U（计划外），如果需要的话给他定一个期限。
● 强化你的决心，完成当前番茄钟。在标上减号后，继续完成给定工作，直到番茄钟响铃。
每天拨出1个番茄钟（或更多，如果需要的话），来处理紧急中断。
番茄工作法用户有以下目标：
● 拖延就是成功，尽量将这些番茄钟安排得晚些，酌情低估其紧急程度，同时增加这些活动可控和可计划的程度
● 要逐步减少用于系统化处理中断的番茄数
记录：规划阶段的定性预估错误
看一看活动清单中标为“U”的活动，还有今日代办表格中“计划外紧急”区内的活动。透过这些条目，可以看出你是否有能力，在规划阶段弄清活动的数量和类型，以有效达成既定目标。蹦出来的计划外活动越多，最初预估的定性错误越多。所以应当衡量那些为实现给定目标而进行的计划外工作。当然你的记录表格中，也可以包含所有内部外部中断的总数，来观察并日益减少中断。
工作中被别人打断
第三层楼：预估完成活动所需的工夫
一旦掌握了番茄工作法，并达到前两层楼的目标，就可以开始进行定量预估。这是一项长期目标，为了成功的预测完成某项活动需要投入多少工夫。
有了每项活动的预估番茄数，你就可以决定如何在全天可用的番茄数目内，进行一系列活动。通常在列出具体待办活动前，就应将可用番茄数写在今日代办表格内。对于每一项活动，每个预估番茄钟用【】表示。
如果完成活动用的番茄比预估少，直接划掉该行。
如果预估的番茄用完了，则重新预估番茄数，使用不同的颜色（如【】），将新的预估番茄标在之前预估和完成的番茄右侧。这样可以突出第二次、第三次的重复预估，检查相对误差。
一般重新预估不会超过3次，如果真的有活动要重新预估三次，真正应该三思的是陷入怪圈的原因。
现在记录表格就有有所修改。根据所提的问题，报告可以显示预估、实际做工和相对误差。
管理探索行为
并非每项活动都可以预估。在一个新项目或学习活动的开始，花时间做一些探索，是特别有好处的：寻找新的资源、对你要学或查询的内容有一个清晰的脉络、定义你的目标使其更清晰。
任何工作都需要评估周期
第四层：使番茄钟更有效
番茄钟的结构
每个番茄中最开始的三至五分钟，可用于简单回顾你自当前活动开始至今所学到的（不只是上一个番茄钟），并在心里留下印象。番茄中的最后三至五分钟，可用于快速检查下你所做的（如果可能的话，使用因果分析法，从最近一项活动开始，回顾你最初的动机）。
做这些并不需要改变25分钟的番茄钟时长。番茄钟会提高时间感知能力，你的生物钟能够感应到上述的3-5分钟时间间隔。如果不行，那可能是一个信号，表明你还没掌握基本的方法。
番茄钟组的结构
在一组四个番茄钟的第一个番茄钟，或第一个番茄钟的一部分，可用于回顾至今都做了什么。同样，一组番茄钟的最后一个或部分番茄钟，可以用来检查工作成果。系统化的回顾和检查，可以刺激过度学习的效果，促进新信息的获取。
番茄钟的构成
第五层楼：设定作息时间表
作息时间表的重要性：
● 作息时间表是一个限定。
● 作息时间表界定了工作时间和空闲时间的间隔。
● 作息时间表衡量一天的结果。
使用番茄工作法，计算浪费了多少时间并不重要，完成了多少个番茄才是重要的。
优化作息时间表
进一步规划组内的番茄钟。假设一天有四组工作番茄钟，你可以预留第一组的第一个番茄钟，来规划全天；第二组最后一个番茄钟，分配用来检查回复电子邮件，收听留言，打电话给同学，视情况而定；第三组第一个番茄钟，检查上午做过的事；第四组前两个番茄钟，复习你今天和近几天所学的；当天最后一个番茄钟，是预定用于跟踪和分析记录的。具体操作需要根据自身和当天情况进行调整。
一份有效地时间表，应具有如下特点：它注定随着时间的推移而改变，它可由不同长短的番茄钟组构成，长度为4个番茄的组合可以优先考虑。
作息时间表
更多楼层，更高境界
脑海中要坚持的一些准则，以保持工作法的适应能力。按重要性排列：
1． 一定要记住，用的技术越多，复杂性越高，从而影响到学习曲线，使得适应性越差。
2． 坚持简单，尽可能降低跟踪的复杂性（宁可不去记录小任务）。
3． 坚持简单，做记录所使用的工具，复杂度以你能很好掌握为限。
4． 如果处理和观察变得困难、复杂、千篇一律，你就要问问自己，所观察这些指标是否都是必须的？去繁就简。
5． 想象力是最棒的工具，可以防止复杂度的增加。
番茄工作法首先要你学会一件事，就是表面上的快慢，并不重要；抓住要点一击中的，干净利落地解决，才是真正重要的。要实现这个，你要学习如何衡量自己，观察自己如何工作，并且开发持续性的价值。
先是记录你做过的番茄数，下一步是预估，挑战自己，在预估时间内完成特定活动，行不行呢？这是番茄工作法的游戏规则之一，但别走捷径！
改进预估
这种改进沿着两条路线：
● 定量预估的改进，预估番茄数和实际番茄数之间的误差越来越小。
● 定性预估的改进，在计划阶段未能列入计划的活动越来越少。
番茄工作法的好处
使用番茄工作法，有三个因素有助于增强个人激励：
● 通过每天完成迹象不太简单也不太复杂的活动，你可以达成目标
● 直接带来个人改进，每天都有新感觉
● 得益于持续的观察和测量，可以知道你是如何工作的/你的工作如何
用不着番茄的时候
番茄工作法不应用于空闲时间的活动管理。
附件一：今日待办表格
附件二：活动清单表格
附件三：记录表格
第一阶段记录
第二阶段记录
番茄工作法的目标：（你能获得哪些呢？）
● 缓解由时间的生成所带来的压力
● 减少被打断的次数，集中注意力
● 提高判断力
● 充满热情并一直保持
● 坚定信心，达成目标
● 提高工期预测能力，即估测能力，保质保量
● 加快学习和工作进度
● 增强在处理复杂问题时的决定意识
