一本书告诉你时间管理的秘密

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《小强升职记》里老付的那句慢生活、高效率,我很有共鸣,因为这不正是我对自己生活工作的期许嘛。

该书以小强的职场困惑为引子,将时间管理的精华融入到鲜活的生活场景中,由浅入深、由低级到高级、逐层递进,向我们讲述了时间管理方法论以及如何实操运用。

一、整天喊忙喊累的我们,时间都去哪儿啦?

通过本书的阅读,我们了解了时间的去向,认清了自己忙碌的原因:

1、被时间黑洞吸走了

通过阅读《小强升职记》认识了时间黑洞这个名词,它是指被动时间的结合,比如超市购物,被吸引到各种货物区,看电视,一个节目接着一个节目看不停,网上浏览每个页面都不放过,这些行为不仅将被动时间吞噬,还将主动时间破坏。时间黑洞缘起于大脑喜欢做简单的事情,而且大多数人的本性是做事情不够主动不愿走出舒适区,所以特别容易陷入时间黑洞。

书中教会我们避开时间黑洞的两个方法:第一,记录和分析每日时间日志;第二,写便签贴在办公桌面醒目地方,警告自己看好时间、不要做浪费时间的事。

2、背了别人的猴子(干了别人的活儿,舍了自己的事儿)

四象限时间管理法里提到一个观点,我们应该应用“猴子法则”走出第三象限,将不重要但紧急的事情交出去一部分。

所谓猴子法则指的是,我们在做事的时候被身边人打断,因为责任界限不明确而把他人责任范围内的事圆满完成,却耽搁了自己的事情,如此占用时间,继而拖延,直到发现时间所剩无几。

3、琐事越做越多,没有要事优先的意识

因为做事没有规划,不知道对自己来说重要的事情是什么,手头的事情越做越多,你就会忙得焦头烂额。

同时,琐事简单明确能即时得到满足,也符合人们做事的心理,我们一般不容易避开。如此,好多时间就被浪费在这个地方了。

4、没有想清楚自己的价值观,不知道为什么忙?着忙的背后是迷茫

价值观是指一个人对周围的客观事物(包括人、事物)的意义、重要性的总评价和总看法。不清楚自己的价值观,事情做到最后容易产生逆反心理,因为你不明白自己为什么要做这样一件事,它的重要性是什么,就这样一直忙到迷茫,时间就这么悄悄溜走了。

二、如何拯救(挽回)时间并合理运用?

书中给出的建议是,一边通过记录时间日志了解自己的时间分配比,把控做一件事时的时间底线;一边在过往经验里找到自己的价值观。这时就可以着手学习时间管理的方法了:

1、四象限法则

四象限法则的具体运用是,将一周事物清单标出轻重缓急放入四个象限并作分析,四象限内事物有不同的处理方法和原则,该法则的关键是应用“猴子法则”走出第三象限,通过目标描述和任务分解集中处理第二象限事物。

2、衣柜整理法

衣柜整理法主要讲的是做事要靠系统而不是靠感觉。具体的步骤是:

第一,收集杂事放到工作篮里。

第二是要明确意义,对工作篮里的事物进行分类,然后决定是否行动。如果不需要行动的话,说明这些事,要么是垃圾可以换掉,要么是将来某时的活动,可以放到每周回顾里,适时孵化,要么放到参考资料里,以备后用。如果需要行动的话又分两种情况,一种是两分钟可以搞定的,一种是两分钟不可以搞定的。如果两分钟可以搞定,能做的立即去做,不能做的,要么委派给他人去做,可以写入日程表持续跟进;要么延迟处理,放入日程安排,或者放入待办事项。

第三,是对分类后的事物进行组织整理,拟出一份清单系统:行动清单+项目清单+将来清单+日程表。

第四,深入思考,解决盲目的困扰。首先,孵化杂事,不论是化掉不感兴趣的事和做过的事情还是将时机成熟的事情从清单里挑出来做进一步思考,都将有利于我们保持清晰有序的头脑;其次,产生灵感,做事的间歇停下来想想过去和未来的事,你会发现很多平时棘手的事情,会在这个时候找到灵感;再次,提升高度,通过对自己近期(一周)工作的审视,向自己发问:我的目标是什么?今后遇到类似的事情应该如何取舍?当我们站在一个新的高度去看待现在的人和事,会有前所未有的发现。第五,选择最佳方案去行动。

三、解决了我在时间管理方面的哪些痛点?

从开始接触时间管理这个主题,到阅读《小强升职记》和《番茄工作法图解》,以及期间的各种实践。等到第三次看《小强升职记》时,我又挖掘出了新的干货内容,解决了若干让我颇为揪心的痛点:

1、思考如何构建自己的时间管理系统

原来时间管理也可以是一个系统,这一点让我觉得很新奇。通过阅读当下就领会到这个系统的两个好处:

第一,可应对临时突发事件,具体方法:首先明确这样的事情无法避免,你需要做的是处理好情绪,然后问自己下一步行动是什么。再就是靠平时经验的积累,最后就是要有做事靠系统的理念。书中举例:一朋友作PPT宣讲时,电插板意外落水,电脑挂了。这种情况却被2分钟搞定,因为他的做事系统里面有预案,事先已经准备了同样一套电脑PPT软硬件等在那里。

第二,我个人可以将前期学习的关于时间管理的零散知识点串联起来,希望一点一点形成适合自己的时间管理核心系统。

2、“下一步行动”驱动人生

这个观点是我之前没有注意到的。“下一步行动”指的是某一件事情的下一个可以直接去做的事请,通常造成你拖延、效率低下的原因就是你正做的的是杂事、任务或项目,而不是下一步行动,所以总感觉无从下手,其实最后一步才是真正的项目或任务。比如,写作的步骤分为构思、大纲、书写、修改及完稿,这个时候你脑子里最好不要老想着写点什么呢?怎么写呢?直接开始构思确定主题,完成后接着下一步,拟定大纲,就这样一步步做完,文章也就写成了。其中要注意的关键点就是,下一步行动最好以动词开头、内容清晰、描述结果、设定开始时间、周期及最后期限的要求写入行动清单。这样可以避免拖延,提升效率,增强行动。

3、学会了如何将重要的事情安排在高效时段

通过价值观厘清什么对自己来说是最重要的事情,通过记录时间日志找到自己的高效时段,然后将重要的事情安排在高效时段。比如,目前对我来说最重要的事情是提高写作水平,而我的高效时段是早晨,所以我会养成早起习惯,每天早上写一篇文章出来,然后再安排锻炼,最后才是准备去上班。

4、学会了如何让想法落地

我常常笑称自己是思想的巨人行动的矮子。想法无限多,行动无限少。原来是不懂将想法落地的诀窍:第一,用smart法则理清目标,第二用思维导图梳理计划,第三,用甘特图掌控进度,第四,用九宫格平衡人生。最后结合David Allen提出的“六个高度”:原则、愿景、目标、角色、项目、行动,自上而下规划,自下而上搞定。

5、战胜拖延有了新招

关于拖延,是我长期不能解决的死穴,好玩的是,书中关于拖延给出了新见解。它说,拖延就像发烧一样,是对我们的一种提醒,我们应该感谢它,发烧提醒我们的是体内有病毒感染,而拖延提醒我们要用正确的方式和自己沟通。所以战胜拖延胡最好的方法是臣服。臣服天性,人的天性是爱玩,番茄法就是运用这个原理,让人们专注25分钟就休息;臣服精力,人的精力是有限的,并且随着持续的工作精力会下降,类似经济学上讲的“边际效益递减规律”,而一般人却想不停地给自己打鸡血,对抗这种趋势,于是拖延就跳出来提醒你了,提醒你要接纳效率曲线这个事实,然后再想办法调整;臣服环境,因为工作被打断而造成的拖延是不可避免的,我们需要接纳这个事实,然后想办法应对。书中讲述了针对内部中断和外部中断的应对措施,很有效的哦!哈哈,双子座的我,有时懒散有时严苛。臣服于我是很有必要学习的,期待运用这个方法彻底根治我的拖延症。

6、再微不足道的事情也要大肆庆祝,助力习惯养成

看书后发现,貌似这也是我不能好好坚持一件事的原因。按理说有驱动有目标有规划有进度,养成习惯应该不在话下,可是为什么好多习惯的养成都半路夭折了呢?原来是我一直没有适时地奖励自己啊。OK,牢记再微不足道的成就都要有大肆庆祝(助力习惯养成),从今天开始就践行,写完这篇书评,奖励自己去看两集《太阳的后裔》,花痴一下宋仲基欧巴。

7、一次只处理一件事情

当我们着急又忙碌的时候,其实是因为太多事情堆在一块儿了,如果脑袋里只装一件事,可以教我们从周围嘈杂的环境和重重的压力中解脱出来。好处就是可以培养专注力,提高做事效率;增加成就感,与其每件事都做一半,不如将一件事全部做完,这样做起来更让人轻松和开心;摆脱压力,想着接下来有一堆事要做,谁能没有压力啊;收获更好的结果,因为脑袋里只留有一件事,我们会有更好的逻辑思维和创造力,此时想让结果不好都难呢。至于装哪一件事情由下一步行动决定喽!

书中的小强,就是这样一步步践行了这套时间管理方法论,最后华丽转身,成功晋升。通过对本书的精读、拆解以及工作中的高频应用,我对自己今后的职场动态表示期待,你呢?

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