【软件技巧】邮件合并-批量插入合并域

在工作中经常遇到需要批量生成相同格式的文件,这就需要使用word的邮件合并功能。而有的文件同一个合并域需要插入多次,很麻烦费劲,而且容易出错。现在介绍一种方法快速批量的添加同一个合并域。

软件准备:word、WordKutools-8.9.0插件(下载地址)、数据源表格(我准备的是《附表一 IO点修改清单.xls》)

首先安装WordKutools-8.9.0插件,安装好后待用

第1步:创建好word模板文件,例如下图,需要把[KKS],替换为《附表一 IO点修改清单.xls》表中“设计院编号”列的内容


模板内容

第2步:在word中选取数据源,我这里使用的是一个表格《附表一 IO点修改清单.xls》,


选取数据源
选取数据源2

第3步:先在文件的结尾处插入一个合并域,然后按Alt+F9切换显示模式,可以看到插入合并域的编码样式


插入合并域


插入后按 Alt+F9的显示

第4步:使用WordKutools-8.9.0插件添加超链接


插入超链接过程


插入超链接结果

说明:这里的{}是域格式,合并域和超链接域都是用{}括起来的,MERGEFIELD是合并域标识,HYPERLINK是超链接标识。

第5步,把超链接替换为合并域

替换方法



替换结果

第6步,删除最后行的最开始添加的合并域,如上图标记。

第7步,完成并合并邮件,生成需要的文件。

邮件合并过程



邮件合并结果

查看结果,其中的字符串“30HFW10AA001ZR”、“30HFW10AA002ZR”和“30HFE41AA001ZR”前三条记录的设计院编号。

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