企业有企业的规章制度,而且最为重要的是,企业制定出来的各种规章制度不能成为摆设。作为管理者,还要营造一种良好的小气候,以利于规章制度这棵“小树”长成支撑企业的“大树”。
为了营造贯彻规章制度的小气候,企业管理者应该采取以下几个明确的措施:
1.广泛地进行宣传
许多管理者都想当然地认为“这些规定谁都知道”。但是,新上岗的员工,甚至有时一些老员工,直到他们违反了某条规定时才听说有这么个规定。
国外有些企业管理者会按惯例给每个员工发一份公司规定,并让他们签署一份声明,表示已经收到、阅读并理解了公司的规章。这种做法就很值得我国企业去效仿。
2.管理者保持镇定
无论违规行为多么严重,作为管理者的你都应该保持镇定,不能失控。如果你觉得自己正在失去冷静,那就应该等一等,直到恢复了镇定之后再去采取行动。
怎样才能恢复镇定呢?闭上嘴巴,待会儿再开口,做些拖延时间的事情。告诉员工半个小时之后再到你的办公室来见你,或者请这位员工与你一起去你的办公室或休息场所,切记千万不要对员工大发雷霆。
3.调查了解事情的始末
作为管理者,你不应无视违反公司规定的行为。如果你这样做,那就是在向其他员工表明你不打算执行公司的规章制度。你也不应该走向另一个极端,草率地惩罚或处分员工。因此在你行动、做任何事情之前,都必须搞清楚发生了什么问题,以及员工为什么这样做。
4.私下处分违规的员工
如果公开进行处分,那么受处分的员工会因当众受批评而产生怨恨,形势就可能恶化而起到破坏作用。
关于私下处理的规则仅有一个例外,那就是员工在其他人面前公开与你作对。在这种情况下,你必须当众迅速果断地采取行动,否则就有失去控制的风险。如果你不能果断地行动,你会失去员工对你的尊重,失去控制,大大损伤自己的威信。
5.对所有员工都一视同仁
制定出的规章是让大家遵守的。当然,并不是每个违规行为都要受到同样的处罚。一视同仁不是说对待所有的员工都要完全一个样。一视同仁的原则是指在同样条件和同样的情形下,应该采用同一种处罚。
6.坚决做到公平公正
坚决不是指粗暴或仗势欺人。不滥施压力,对员工和公司都要公道,对员工要公道要有充分的根据。它包括解释清楚公司为什么要制定这条规章,为什么要采取这样一个纪律处分,以及你希望这个处分产生什么效果。
7.消除员工的怨恨心理
记住,处分的目的在于教育,而不是惩罚,是为了避免再犯同样的错误。因此,你应该向你的下属表明你相信他会改正错误。在执行纪律处分后以积极的语调跟员工谈话,将有助于消除员工的苦恼和怨恨的情绪。