在学习番茄工作法之间,想一下自己工作时,是否经常有以下这种情况?
为了避免陷入死循环,提高工作效率,最近研究时间管理主题的我趁着周末赶紧研读弗朗西斯科·西里洛的《番茄工作法图解》,探寻到高效工作的方法,以后还愁整天坐在电脑前还办事没效率吗?
番茄工作法是简单易行的时间管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的时间管理方法。由于创作者开始的时候使用了厨房计时用的番茄计时器,于是就有了“番茄工作法”这一说。一个番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,就可以休息5分钟,每4个番茄时段后可休息15-30分钟。
一、流程
1、计划:在一天的开始写上当天的工作计划,将所要做的全列出来
2、追踪:全天,包括工作时间和其他感兴趣的指标
3、记录:在一天结束后收集全部原始数据,建立个人时间使用档案
4、分析:在一天结束后,根据记录的数据来分析哪些是有效的番茄、哪些是浪费的番茄,分析出有用的信息来帮助自己提高效率
5、可视化处理:在一天结束后,用鲜明的方式表示出来整天的番茄
二、准备工具
既然要实行番茄工作法,事前准备好必要的工具。
1、番茄计时器:你可以使用手机或电脑上的APP,比较多人使用的有:番茄土豆、一炷香、疯狂番茄等等。如果你为了备考有时候连手机都不带的话,可以上淘宝买一个实体的番茄钟,非常小巧可爱的。
2、TO DO LIST:清单上需要写小标题(时间、地点、人物),列出今天要做的事情的清单,并且按事件的先后顺序排列好,另外还需要空出位置留给那些“计划外的紧急事情”,毕竟有时候突发的紧急事件极其容易打破我们计划好的番茄钟,并让人产生深深的愧疚感和罪恶感,留出“计划外的紧急事情”有助于我们调整自己的节奏,也不耽误紧急之事。
3、Activity inventory:活动记录,这里同样首先需要写上小标题(人物、时间),在一天当中你想到什么事情要做的就随手记录下来,随时想到就随时记录,在一天结束的时候就把已经完成的划掉,没有完成的可以进入到第二天的to do list去安排完成。
4、记录表:番茄工作法非常注重我们手机原始数据,并且越到后面,你越会发现,记录数据让我们拥有简单而快乐的成就感,以及分析数据对我们提高效率的积极意义。
三、将番茄工作法实践到底
好了,按照上面的说法,相信你完全可以顺利地开始你自己的番茄工作法。列出自己的工作清单,按下番茄计时器,开始探索自己与时间之间关系的旅程。初学者要注意的是,合理分配一个番茄钟里的任务量。如果估算一个任务所花费时间大于5-7个番茄钟,就要打散这个任务。如果一个任务小于一个番茄钟,就要将几个小任务组合在一起变成大任务。面对整个任务清单的时候,还要注意调整好完成任务的先后次序,分清重点,同时鼓励自己实现目标。
这里需要注意的是,番茄时间表示的是一个时间段,它的本质是充当时间的量度,当它把人和人们的事融入进来后,就成为了人们所花工夫的量度。所以做完一天的番茄之后,我们需要回过头来审查,这些番茄哪些是有效的,哪些是浪费了的。于是,记录档案就变成很有必要。档案可以帮助我们审查和评估,找出有效的番茄,继续坚持做下去;找出无效的番茄,删掉或改进。
对番茄钟来说,开始的时间和结束的时间并不重要,重要的是完成任务所用的番茄数。因为这才是真正努力的过程所在。这也是理解番茄工作法的关键。番茄工作法的重点是完成了多少番茄时间,而不是几点到几点完成了工作。
四、番茄工作法带来高效的因素
当你了解了番茄工作法,并有了尝试去执行之后,相信你会惊呼番茄工作法带来的高效率。番茄钟就是把抽象的事件变成具象的连续事件,促使我们在每一个25分钟里全情投入,抓紧时间去完成规定的任务。尤其是使用倒计时的番茄钟(25分钟至0),更有紧迫感,更会集中注意力。这样一来,我们就颠覆了对时间的依赖,而不是拼命追赶着时间,搞到自己焦头烂额。
而且,每一个都番茄钟都代表这一次提高和改善的机会。对于初学者来说,一开始不能正确估算完成某项任务的时间,导致番茄钟浪费,是很常见的。但是经过多次的实践、记录、审查、分析之后,相信每个人都能更多的了解自己的工作状态,合理安排工作时间,从而提高工作效率。
相比有些公司标榜着让员工高效工作8小时,番茄工作法更注重劳逸结合。尊重工作时间,同时也尊重休息时间。毕竟人的大脑不可能像机器一样运作。但利用番茄工作法,我们将找到一个高效工作、高效休息的好方法。有兴趣的朋友不妨实践一下吧。