这天早上,老板临时布置了一个任务,一天内完成一个项目的PPT。小白和小蓝都接到了这个任务,开始各自行动。
小白刚接到任务的时候,还很认真地想了一会,然后又忍不住打开了手机,一刷起朋友圈就半个小时过去了,然后又回来构思PPT,想了一会没有头绪,“叮咚”电脑收到一封新邮件,于是,她回复邮件去了;回复完邮件后又不自觉地浏览起网页找资料,这一找就到了中午吃饭时间。她伸了个懒腰,想:“哎呀,好累啊,到现在都没有头绪,出去吃饭好了。”
于是她喊上了小蓝,小蓝眼睛盯着电脑,说:“好的,我PPT快做好了,在等我2分钟。”什么?一个上午就快做好了?小白震惊了,对比之下,她很好奇怎么小蓝是怎么做到的。
于是,饭桌上,小蓝分享了自己的经验。原来,高效工作的关键在于“专注”。
第一步,聚焦目标
既然完成PPT是当下最重要的任务,那么就需要先留出大块时间专门给它,其他的事情都先放一边。
就好像打枪一样,这时候脑中只留下“靶心”,剩下的都不要管。聚焦,聚焦,再聚焦。
第二步,远离干扰
为了这个专门的时间里唯一目标的完成,还需要创造一个“无干扰”的环境,远离哪些随时随地影响自己的事情。比如手机、微信、微博、邮件等等,别让其他事情分散自己的注意力。
第三步,分解任务,分级解决
拿到任务的第一步,小蓝迅速把任务分解了,先头脑风暴,再构思PPT提纲,然后找资料填充,最后修改完善。
刚开始拿到任务可能会觉得没有头绪,无从下手,所以才会觉得难。但是一旦分解任务之后,每一步其实都不难。
第四步,及时反馈
分解任务之后,就好像打怪通关一样,一关一关走下去,每完成一关就会看到一关的胜利和成就,其实会获得信心和能量继续往前冲,去挑战下一关。
这个过程中,如果疲倦了,那么可以适当想想好处,比如完成这个PPT可以获得的好处,比如老板的欣赏啊等等。
第五步,留白与空间
最后完成之后,其实还需要留出一定的空间,可以慢慢来修改和完善。这个时间和空间,也可以用来慢慢补充新想法。
所以,最后就顺利完成PPT啦。
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