喜欢柯恩效能手册,尽管它不是一个完美的工具,但是它足以让你规划好自己的一天一周一月。只要你用心用它,用心用它的前提是你渴望做自己时间的主人。
加入效能训练营是自己内心渴望再次磨练自我效能管理的一个决定。在正式参训之前,首先获得的是一本精致的 效能手册以及阳菌老师的一张祝福卡。
6节大课前的预热课是 阳菌老师讲授的 如何使用效能手册。那就一边听课,一边使用这个效能手册吧。
我们拿到手的是一本mini效能手册(季度的),阳菌老师的解释是:先从时间尺度最小的日和周计划开始规划自己的时间,由小及大,自下而上,最后再练习如何做年度大计划。我觉得不无道理。
下面正式地梳理一遍,里面有我的感受和实际应用截图。(2/24~3/24)整一个月的时间。
周计划-----
第一步:先从事情的角度,列出本周重要的事情有哪些?
第二步:再从人的角度,结合自己本周需要扮演的角色,另一个维度去审视自己列出的事情,是否符合这样的角色定位,为了扮演这些角色我需要做哪些事情呢?
第三步:对事情的优先度进行排序(A 重要的 B 重要 C 次重要),优先度取决于你的价值观判断,决定了放在什么时间段做。往往困难的重要的事,放在自己最高效的时间段去做。次重要的事情,可以创新方法高效地做,次重要的,可以委托别人去做。
第四步:结合季度目标,写下本周的关键行动和需要达成的成果目标。时间需要花在自己的目标上,并且需要清晰的目标来引领自己驱动自己去努力达成。这一步很好地链接了季度目标,审视时间是否花在做正确的事情上,防止我们的计划偏离轨道。
日计划-----
有了周计划,我们首先要将固定时间做的分配到每一天去,比如周几上午10点到11点必须召开的会议。
接下来我们再安排灵活时间可以做的事情。
日计划主要包含两个类别的行动:1.今日待办行动清单(大青蛙需要30min以上完成的,即至少一个番茄钟) 2. 较少时间即可完成的<25min.称之为蝌蚪(一般为电话联络,跟进确认,微信沟通等)。
今日待办强调要事优先,也是需要排序的。若能早起,率先吃掉一个大青蛙,一整天都会效率满满,轻松应对。(早睡早起的好处之一,就是你比别人多了清醒的无人打扰的1小时)。最好选择一个无人打扰的专注时间去完成(番茄工作法),25分钟集中啃掉一个青蛙,然后5分钟休息,喝水,坚果,走动如厕。在这个5min间隙最好不要玩手机,可以把一些小蝌蚪事件进行集中处理,比如打电话给谁谁谁确认事情的进度。
一天过完后,可以在第一栏里,进行觉察日记/丰盛日记/反思总结。简单说,就是有哪些不好的地方和好的点。不好的点,比如不和谐的人际关系,比如未完成的计划,原因是什么?这里可以用到顾老师的ABCBA 觉察方法,消除不良情绪,寻找安静的内心状态。丰盛日记,也就是觉察自己的拥有的一切美好。我们应该为自己拥有的而感到丰富。反思总结,总结今天做得好的地方,反思失败的经历。
效能手册不是完美的,但是能拥有这样的框架工具,用来规划自己的一天,至少不会让自己处在一个失控的状态。
此处拓展一下,若要更精确地规划自己的时间,推荐学习大卫艾伦的GTD方法。
附GTD书籍和某核心流程。
效能手册的最后一部分,是非常重要的一个环节。回顾,总结一周的情况。
分为5个问题-----
1. 本周重要成果有哪些?达成这些成果要感谢哪些人? 这体现了两个非常重要的思维或心态,成果导向和感恩的心。这让你检视自己的行动是否使目标阶段性达成。
2.结合年度目标,检视下这周的时间有没有花在基于这些目标分解下的行动上;周目标/计划的完成情况如何呢? ----- 自上而下的审视,链接年度目标的8个象限。
3. 未完成的行动有哪些?障碍是什么? 为什么没有完成?原因是什么?(鱼骨图分析,5 why分析)
3.1 行动太多? 干扰太多? 诱惑太多,手机使用太频繁。剁手,换成诺基亚砖头机?
4. 如何克服这些障碍呢? 没有完成的行动顺延到下一周去完成。
5. 做的好的地方有哪些?需要给予鼓励,再接再厉,保持下去。
总之,效能手册就像一位隐形的纸面教练一样,引领着自己去规划好一周的时间。对于初阶效能修炼者来说,是个不错的工具。未来如果自己的职业进入更高一级,我们需要更高级的方法,比如GTD方法。大致逻辑是一样的,GTD方法更加地精细化。
过好每一天每一周,才有能力过好每一月每一年。效能修炼,不积跬步无以致千里。
效能手册里,第一页是年度计划,如何做?如何规划好自己的一年。不在本篇累述,下回分解。。。
知行合一,实践是检验真理的唯一标准。持续精进,更新自己的效能管理体系。