一、完美汇报工作需要注意使用汇报工具的要点

首先，在汇报工作前，做好准备工作，做到请示少，汇报多。不要事事依赖领导，要对问题提出自己的看法和建议，这样才会让领导感觉你是善于思考、有主见的下属。

1.使用PPT汇报工作应注意的细节问题

首先，思路与逻辑是PPT的灵魂，在制作PPT之前就要想好你在PPT中到底想要表达什么内容，要按照什么顺序来讲解才能让专业与非专业都能听懂

其次，在制作PPT时要注意字体的使用。给上级领导汇报工作是一件很严谨的事情，不要为了突出你的PPT就随意地变换字体。一般而言，制作PPT时最好能够一直使用一种字体，如果实在有需要，也不要超过3种。而且在制作时要细心，最好不要有错别字出现。配色不要太花哨，能用图片说明的，坚决不用表格，能用表格讲解的，坚决不用文字，只有遵循“大化小，小化图”的六字真言才能将PPT做得专业又实用。但制作者要注意，千万不要使用这些千篇一律的模板进行再创作，这只会让你的PPT显得死板而毫无新意，也从侧面反映出了你对汇报工作的不重视态度。

2.说不清楚的用手势，讲不明白的用图示

3.说结论讲结果时，要有数据支撑

你做了多少工作，取得了怎样的成果，这是上级最想知道的内容。即使你对自己的工作成果不满意，或者认为其还存在一定程度的缺陷，也要根据实情向上级领导汇报工作成果，包括出现的问题以及失误，即使是自己的主观原因也不例外。汇报结论与结果时，要讲究“一切用数字说话”的原则，用数据作为支撑。

4.四个方面找支撑数据

第一种是在平常的工作中做好记录，这种属于累加型数据，例如一个阶段你收到了多少投诉电话，共计发生了多少次错误，实施培训的时间有多久等等，这些累加型的数据如果在平常的工作中没有系统地记录，在你做汇报的时候就会很难获得。

第二种是信息系统所提供的数据。这种数据属于统计型数据，是从所在单位的信息管理系统中可以直接获取到的数据。例如，所在单位的在职人数，以及关于产值、平均库存等方面的相关数据。

第三种是项目型数据。项目型数据是在项目性工作的实施过程中统计到的具体数据。例如，实施项目的时间进展数据，在实施过程中所发生的损失数据，实施前单位投入了多少资源，实施后产出了什么样的结果等。

第四种是最能够突出个人与单位成绩的预算与支出数据。预算不仅体现在财务方面，更包含着工作人员在其他物资与资源上的一系列花销，而将所有的预算与最后的实际支出进行精确的比较，也是汇报工作中非常常见的一种方法。

5.数据使用注意事项

（1）你所要提供给上级领导的数据必须是准确的、真实的，要有确切的数据来源。

（2）要为你所提供的数据安排背景。同样的衣服在不同背景下会呈现出不同的效果。数据也是如此，在不同的背景下，相同的数据所表达出来的效果可能会完全不同。只有为数据加上确切的背景，才能使数据的含义被真实地表达出来。例如，一个企业在正常运作下与重点生产期间，同样的产品合格率，所表达出的意义却是截然不同的。

（3）如果你所提供的数据不是单一性的而是一组甚至几组数据，一定要保证在这些数据之间安排好合理的结构与有效的逻辑关联。哪组数据是因，哪组数据是果？不同数据之间的相互影响是什么？不同数据对于同一件事情有哪些不同的影响？哪组数据之间是存在冲突的？哪组数据之间是相互制约的？这些关联与逻辑一定要讲清，这样才能保证你所提供数据的有效性。

（4）你所罗列的这些数据想表达什么样的意图要讲清楚。你想用这些数据将上级领导引向什么方向？上级领导听了你对数据的分析和解读能够抓到什么要点，掌握什么信息？通过你提供的这些数据上级能够得出什么结论？这些是最主要的问题。

二、避免陷入汇报工作的误区

1．汇报内容太简单，没有结论也没有分析

2．长篇大论，汇报工作抓不住重点（明确目的）

3．满口专业术语

汇报前仔细斟酌汇报内容。一般情况下，可以在汇报工作前，把自己要汇报的内容整理成文字材料

然后以听者的角度来斟酌汇报内容，看看自己是否在不经意间，加入了大量的专业术语，如果可以避免，就尽量不要使用专业术语。不得不使用时，可在口头汇报时，把专业术语进行解释，还可以把汇报内容打成文字稿，在纸稿上注明并解释所涉及的专业术语。

4．汇报工作像挤牙膏，领导问一句，说一句

所谓“挤牙膏式”的汇报方式是指有些下属在汇报工作时，总是领导问一句，自己回答一句。领导需要处理的事情很多，不能亲自督促公司每个部门的运作，此时他需要在各部门下属的汇报中，听到他所关心的内容。

5．与领导争辩，挑战领导的权威

（1）明确自己的位置。

（2）不要较真，寸理不让。

（3）顶，也要有底线。

6．贬低他人工作，打“小报告”

7．报喜不报忧

（1）勇于认错，弥补缺憾。我们在做一项工作时，难免会出现一些失误，在向领导汇报工作时，一定要据实汇报，勇于承认自己的错误

（2）及时汇报。出现失误时，一定要将真实的情况及时汇报给自己的领导，千万不要害怕领导的责骂而瞒报或谎报。

8．要主动请示，但不能越级汇报

作为一名下属，不在万不得已的情况下，不要采用越级汇报的方式。

资料来源：林汶奎《汇报工作是门技术活儿》