齐帆齐微课(39)《高效利用工作日》:如何让自己成为工作日的领导者。

01 高薪水的工作与高超的自我管理能力成正比

由靳东、马伊俐、袁泉、雷佳音、吴越领衔主演的都市情感剧电视剧《我的前半生》中,男神靳东还有雷佳音、吴越所从事的职业就是一家咨询公司的咨询顾问,是绝对的白领人士。

咨询公司,简而言之,就是由专家组成的企业,他们向个人或者组织提供专业咨询并收取一定的费用,为决策者充当顾问、参谋和外脑的作用,一句话,概括咨询的意义就是为企业“解决问题”和“创造价值”。

这就类似于古代常说的军师,为企业,甲方提供外部,第三方视角分析,也包括在企业内部为企业提供独立视角,分析和决策依据,共同作出正确的决策,并推进项目落地。这类从业人员的薪酬很高,凡能有资格进入这个行业的,就算是新人,年薪都在10万上,但工作中遇到的挑战和压力也很大,需要很强的应变和统筹能力,还需要有很强的体力和良好的心态。

02 《高效利用工作日》 作者和主要内容

《高效利用工作日》是一本由北京联合出版公司出版的关于如何提高工作效率的书,是世界500强企业都在应用的一些高效工作法。

本书作者是美国的玛丽.A卡木托,就是美国大名鼎鼎的MC咨询公司的创始人,MC咨询公司是专注于领导力企业成长培训,网络会议等咨询事务,其客户涵盖世界500强企业在内的上千名员工和团队领导者。

作者通过在工作中收集到的客户在工作中遇到的挫败,助力等细节,经常利用自己在组织和团队中积累的经验,帮助他们解决在时间管理、人员不足、突如其来的变动、以及试图用更少资源做更多工作等职场上经常遇到的问题,总结了写成了这一本书,很有实用价值。

每个人在工作中都会遇到各种各样的问题。这本书的主要内容是帮助人们解决每一天如何更高效的利用时间和精力,解决更重要的问题,达成最重要的目标。

《高效利用工作日》这本书一共有7章内容:

第1章:日常工作的现状

第2章:自我赋能,告别无力感

第3章:专注于优先事项

第4章:管理时间和精力

第5章:沟通、协作谈判、委派的技巧

第6章:弹性面对混乱

第7章:进阶计划

作者通过一个叫妮可的员工,在实施管理前后的不同状态对比,为大家说明如高效利用工作日的重要性,以及具体的操作方法。

妮可是一家大公司后勤部门的职员,她来到公司准备开始一天的工作,最近她正在稳步推进各大项目,项目的截止日期马上就要到了,而这时又换一位微观管理者及主管。面对这个意外变化和无法预料的状况,妮可是怎样改变自己的工作状态的呢?本书通过对驰前后工作日状况的对比来说明所要阐述的如何高效利用工作日的理念和方法。

作者提出的思路改变主要有以下几点:

1、正确评估自己的工作,从喜欢程度,收入付出对比,未来的发展,自己在时间精力上的分配等方面进行客观真实的评估。

2、管理自己:平衡工作关系,牢记目标,做让自己变得有活力的事情。

3、建立新心态:对工作带来的好处心怀感激,不带沮丧回家。

4、专注于优先事项:喜欢自己的工作,确认优先事项,回到日常工作区域。

5、重视时间和精力:限制听他人发泄的时间,为工作优先划定时间。

6、有效交流:让别人知道你不错的想法

7、面对混乱、挑战混乱、解决混乱。

8、小结和反思。

以上是一个不断重复改进的过程,每天都按着这样办法来处理日常事务,工作效率就会不断提高。

03  认知现状和改变自己的办法

在这本《高效利用工作日》一书中,有些观点是大家熟悉的,比如优先事项确定的原则,是在重要与不重要,紧急与不紧急事件中进行排序,但作者还有观点很新的,比如主要的应用工具有纸盘活动、团队矩阵等。

决定如何花费时间就如同决定如何花钱一样

关于时间的管理,作者提出了一个观点,我们决定如何花费时间,就如同决定如何花钱一样,或者果断拒绝或者反思,反复思量或率性而为,即使有人安排了一个强制性的会议,也仍然需要搞清楚,为这个会花费时间是否值得,如果不就说出来,给出备用办法。

时间流逝就像花钱一样,他留下积极和消极的结果后就消失了。这是一种很贴切的比喻。

作者说,并非所有的时间都是等价的,根据你的经历情绪,你在工作日中的某些时刻或许更适于用来处理特定事件。

现实中,我们常常对自己做一件事情,真正需要花的时间不诚实,不承认自己并非电脑,可以让我们一段快速而准确的持续运行,无休无止或一天结束,只是我们可以选择融合的工作参与度,效率和满意度的那些时段。

作者也例举了一个例子,在他的工作室,每个人拿出20美元,每个人带着恼怒和困惑的表情在犹豫,也许其中一个看起来像是慢慢的伸手去拿她的钱包,我让他们告诉我他们的真实想法是什么,最后他们会说“抠门”,或者“你到底想干啥?”

这个例子是为了说明,我们大多数人都会仔细考虑如何更好的花钱,然而如果你考虑一下你的工作日,我们之中的许多人,不知道如何最大限度的利用时间,而是把时间用来应付随机而至的电子邮件,冒失的访客或者无效的会议,如果我们都不愿意浪费钱,那又为什么愿意浪费时间呢?

充分利用好工作日的一些方法

书中还有充分利用好工作日的一些方法,比如工作优先顺序,先个人后团队,考虑个人优先事项,要以你的发展学习人际关系为基础,倾听并且学习某人或者只用心倾听某人,只参加一部分会议,只看一部分邮件休息,注意恢复精力,比如听音乐散步或与同事一起喝杯咖啡。

在时间和精力方面,作者也列举了一篇题为《管理你的精力,而不是你的时间》的文章,将精力归纳为身体精力、情绪经理室向经理,意义和目的。

《很了不起的两小时》一书中,作者乔希戴维斯说,要实现梦幻般的效率,关键是工作方式要由我们的生理特性相吻合,当我们的生理系统在最佳状态运作是,我们也许都能理解,动机,情绪控制问题,解决创造力和决策等方面,拿出令人惊叹的表现。此外心理学会,神经科学领域的研究,大量接受了我们何以及如何让我们的心理功能高效运作的内容。

把时间精力和注意力联系起来,最高优先级通常需要“激光般的关注”,需要用感觉最好的时间段,最佳的状态才能达到巅峰表现,包括身体上的、精神上的、情绪上的、必要信息,愿意并能够管理突发或另你分身的事情。

总上所述,通过这本书的阅读学习,我们或许可以从中找到成为自己工作日的领导者,做自己事业的主宰者,主动工作,乐于助人,更好地自我赋能,创造自己美好的人生。

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