最近发生太多事，只想和大家说，健康第一，不要等到失去时才追悔莫及。

当然这不是沉寂的理由，此刻我的内心其实是羞愧的。废话不多说，直接干货献上！

之前小宁写过几篇效率文（效率APP篇&靠谱青年），基本上以介绍理念、工具和好习惯为主，今天来点实打实手把手的，分享几个Outlook设置tips，送给像我一样每天被邮件淹没的白领狗们。

注：以下的示范以Outlook2013为对象。

首先咱们温习一下指导思想Get Things Done的逻辑。在邮件处理的情境下，基本就是3次判断：

1. 是否触发行动？N - 删除或存档；Y ->

2. 自己能搞定？ N - 分派/delegate或等待别人的信息 （发request邮件并放入“waiting for”文件夹）； Y ->  

3. 是否能在2分钟之内搞定？Y - 即刻做；N ->安排合适的时间集中精力完成

下面进入正题。

0. 排除干扰

在谈到邮件处理之前，让我们先杀死它带来的不必要的干扰。这对保证专注和单线程工作非常重要。

A. 不要让来信提醒不断打断当前的思路。☞ 关闭所有提醒。

担心会错过重要邮件？放心，如果事情真的十万火急会有人用其他方式找到你。

操作：菜单栏File ->Options ->Mail。取消所有Email到达的提醒选项。

B. 集中处理邮件时专注在前文介绍过的3个判断，不要让阅读栏的邮件内容分散注意力。☞关闭阅读栏。

操作：菜单栏Layout ->Reading Pane->点击下拉Off

C. 高效的一天应该从自己计划的Top3开始，而不是刷了一天邮件忙到懵逼，却发现重要的事情一件都没做。☞ 只在指定时间处理邮件。

这点建议大家根据自己的工作情况决定统一处理邮件的时间和频次（最好别超过3次），然后在calendar上book相应的时间。其他的时间专注于Doing，专注于完成自己的Top3。

这点真真是知易行难的一条，但一旦变被动为主动，工作效率和下班时的成就感都会有巨大提升。

1. 信息过滤

这里分享两个小宁受益良多的Outlook小技巧，能在并不减少邮件数目的情况下依然提升处理效率。

A. 对话视图

将邮件按主题/对话缩略，真是瞬间让邮箱整洁的利器。尤其适用于有一群人七嘴八舌讨论的主题，很多时候只要打开下拉按钮，直接选择时间最晚的那封了解最新状况就ok了。

操作：可以直接在菜单栏“view”中选择Date(Conversations)。或者在收件箱的空白处右击选择“View Setting” -> Group by -> Conversations.

B. 条件格式显示不同邮件（颜色，字体，加粗等）

在每天如雪片般飞来的邮件堆里，条件格式能帮助你从视觉上快速识别重要邮件。设置中可以玩的条件有很多，大家可以根据实际情况找到最适合自己的。

操作：收件箱的空白处右击选择“View Setting” -> “Conditional Formatting” -> Add.

这里分享一下小宁自己使用的两个设置供大家参考。

a. 弱化抄送邮件：通常把你放进抄送栏的邮件优先级都不会高，这里小宁使用字体颜色把它和其他邮件区分出来，时间有限时这类邮件可以最后处理。

b. 强调老板邮件：理由就不需要小宁多解释了吧，咳咳。

2. 判断&处理

说了这么多，都还没开始处理邮件呢！不过有了以上的准备工作，会让接下来的处理工程轻松不止一星半点。

正式进入处理环节，这里Outlook的类别，任务，规则和快速步骤要发挥大作用了。

设置之前，先简要介绍一下小宁自己的逻辑，其实理论基础无非就是GTD，7habits等，在执行过程中再根据个人情况和习惯定制化最适合自己的高效系统。

注：以下均为2分钟之内无法快速回复的邮件处理方法。所有没有完成的邮件都会标识为“未读”。对于那些可以即时回复的邮件，或者回复后删除，或者存入相应的存档文件夹。千万不要让他们的残骸继续留在收件箱中！

A. 今日紧急任务 - 快速步骤

对于火烧眉毛的紧急任务，小宁选择放入今日到期的任务中，同时添加“Urgent”类别，还有因为尚未处理所以标记为未读。有了快速步骤，这一切都只需要一个点击！

操作：菜单栏“Quick Steps” -> Create New -> 想加几个动作就加几个~

B. 需要专注的重要任务 - 快速步骤

重要不紧急且需要花时间的任务，可以在快速步骤里一键book calendar时间，同时标记为本周任务方便做weekly review。分类未读什么的不赘述。

C. 分派或咨询需要等待的任务 - 规则：waiting for folder

超级好用的tips大家一定要试试！有了它绝对不会忘记谁还欠你作业（捂嘴）。再加上提醒功能绝对是靠谱青年必备技能。

操作起来也很简单，所有小宁处于等待回复的邮件，通过规则设定，都会自动去到一个“waiting for”文件夹，收起作业来不要太方便，解放大脑！

操作：首先在收件箱中创建一个新文件夹：waiting for；

接着File -> Manage Rules&Alerts -> New Rule；

选择第一个预设的规则，然后在step2中直接修改下划线部分，把from改成自己的邮箱，move to改成刚才创建的“waiting for”文件夹。Done！

这样设置后，所有你把自己放在密送/Bcc的邮件就会自动进来啦。 只需要记得在需要等待的邮件中把自己放入密送就好（得意）~

多说一嘴，对于那些需要严格控制deadline的等待事件，通常小宁会在发送时直接添加收件人提醒，因为自己在Bcc中，所以系统也会自动提醒你收作业啦~

D. 存档的任务

三个字：直接拖。只需要在收件夹箱中建好相应的文件夹，再加入Favorites方便查看即可。

3. 回顾

重要却常常被忽略的步骤。却是真正close事件的重要一步。小宁的经验如下：

- Daily：回顾top3任务 + 今日紧急任务清单。或标记完成或改期。

- Weekly：回顾放在task中的重要不紧急任务 + waiting for文件夹。

以上就是小宁想要和大家分享的Outlook tips（截屏截到手抽筋）。以上处理逻辑和系统功能，小宁真心觉得有帮助到自己排除“噪音”，解放大脑，专注于重要的事情。

每天被邮件绑架的小伙伴们赶快试试看吧。大家有什么对付邮件的独门绝招也记得留言哦~

分享是一种美德。